Factures gonflées et honoraires abusifs du syndic : repérer, comprendre et agir contre les surfacturations et dépenses non justifiées en copropriété

Des factures de syndics avec de frais supplémentaires ou des facturations au temps passé non conformes à la réalité

Le contrat passé avec le syndic de copropriété est censé définir de façon exhaustive les prestations supplémentaires ou complémentaires que le syndic peut facturer aux copropriétaires, tout en laissant aux parties la liberté de déterminer les modalités de tarification. Ainsi, l’article 3.89, c § 1er du Code civil dispose :« Le contrat avec le syndic définit de manière exhaustive les prestations supplémentaires ou complémentaires que le syndic peut facturer aux copropriétaires tout en laissant aux parties la liberté de définir les modalités de tarification. »

En théorie, lors de la mise en concurrence des contrats de syndics (article 3.88 Code civil), l’assemblée générale doit négocier avec le syndic le tarif des prestations. Cependant, dans la pratique, « les syndics essaient d’imposer leur politique commerciale en présentant des modalités de facturation difficilement contrôlables comme des vacations au temps passé ou bien une rémunération au pourcentage des montants récupérés. L’intérêt de cette stratégie est de pouvoir surfacturer une prestation en considérant qu’elle a été réalisée par exemple en dix heures alors qu’elle n’en a réclamé que trois. En effet, qui est en mesure de vérifier les dires du syndic ? D’ailleurs, il est intéressant de constater que dans la plupart des contrats de syndic les prestations qui en réalité ne prennent pas beaucoup de temps sont facturées à un coût fixe alors que celles qui présentent un temps variable, difficilement contrôlable, sont facturées à la vacation. »Arc. Les abus des syndics en copropriété (French Edition) (p. 82).

Principaux abus constatés

• « Surestimation du temps passé pour réaliser une tâche. »

• « Une heure débutée équivaut à une heure facturée. »

• « Heure facturée à la demi-heure près. »

• « Réalisation de prestations ou de facturations pas prévues par le contrat et non décidées par l’assemblée générale. »Arc. Les abus des syndics en copropriété (French Edition) (p. 82).

• Facturation de dépenses non prévues par assemblée générale, budget prévisionnel ou non mentionnée dans le contrat

Ces pratiques s’inscrivent dans une tendance plus large : « Parmi les abus d’un syndic de copropriété les plus courants, on retrouve la surfacturation des prestations. Ces pratiques ne sont pas limitées à la France et bien entendu le constat est similaire en Belgique. »

Préconisations pour limiter les abus

• « Mettre en concurrence et comparez les contrats du syndic qui définit les facturations, les services de base et les services complémentaires donnant à une surfacturation. »

• « Réévaluez vos contrats par rapport aux besoins de la copropriété chaque année ou tous les 3 ans. »

• « Les missions légales et de base du syndic doivent être comprises le plus possible dans le prix de base. »

• « Vérifiez la comptabilité et les factures chaque année et à chaque assemblée générale et demandez les justificatifs. »

• « Les copropriétaires devront réclamer pour l’ensemble des prestations supplémentaires assurées par le syndic une facture précisant la nature de l’intervention et surtout le temps exact passé à l’effectuer, et ce, à la minute près. »

• « Le président de l’assemblée générale devra préciser dans le procès-verbal l’heure exacte de la fin de l’assemblée générale afin de pouvoir calculer au plus près le temps supplémentaire à facturer. »

• « Seuls les horaires de l’assemblée générale qui dépassent le contrat doivent être pris en considération dans le calcul. »Arc. Les abus des syndics en copropriété (French Edition) (p. 82)

  
  

Transparence et contrôle judiciaire : une réalité souvent décevante

Lorsque les dépenses et les comptes sont contestés, il est essentiel que les juges vérifient matériellement les factures et la comptabilité en demandant réellement les pièces pour conclure en connaissance de cause sur la régularité des comptes et des dépenses dues et indues. Comme le rappelle M. Wahl :« La vérification du décompte individuel peut être effectuée par le Juge qui appréciera si le décompte individuel est conforme aux décisions adoptées. »M. Wahl, Le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p.209.

Pourtant, certains syndics et avocats donnent peu la consultation de la comptabilité d’initiative, tout en sachant que les juges ne vérifient pas spécialement la matérialité des factures et de la comptabilité sur base d’éléments probants et de décisions d’assemblées générales précises fixant les conditions administratives et financières. En effet, en outre du non-respect de la loi sur le recouvrement amiable, deux jugements récents de la Juge de paix de Wavre et du tribunal de première instance du Brabant wallon 21/739 A du 5 octobre 2022 se sont prononcés sur la réalité comptable d'un compte, de décomptes et de factures contestées sans avoir les factures contestées et sans PV et compte signés de l’AG.

Pourtant, « suivant les principes, toute créance, en ce compris la créance de la copropriété à l’égard d’un copropriétaire, doit être prouvée par un écrit, en application de l’article 1341 de l’ancien Code civil et ne peut l’être par les documents établis par le syndic, qui n’ont pas reçu l’approbation de l’assemblée générale. Si le principe de la contribution aux charges des copropriétaires est acquis conformément aux dispositions légales et aux statuts, la valeur probante des documents comptables résulte de l’approbation des comptes, qui confère un caractère certain à la créance de charges et la rend exigible. »C. Mostin, L’absence d’approbation des comptes, à défaut d’avoir pu organiser une assemblée générale, en raison de la crise sanitaire, empêche-t-elle le recouvrement judiciaire des charges de copropriété ?, Federia, 21 mars 2022.

Synthèse

En résumé, la vigilance des copropriétaires et le contrôle rigoureux des contrats et des comptes sont essentiels pour limiter les abus de surfacturation des syndics. La mise en concurrence, la transparence des factures, l’exigence de justificatifs détaillés et l’implication active lors des assemblées générales sont des outils indispensables pour défendre les intérêts de la copropriété et garantir une gestion saine et conforme à la loi.

Abus syndic dans le compte décompte copropriété