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Décomptes et comptes en copropriété : assurer la preuve et la transparence pour un recouvrement des charges sécurisé
- Copro
- 11 févr. 2024
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Dernière mise à jour : il y a 2 jours
La bonne gestion financière d’une copropriété repose sur plusieurs piliers essentiels : une comptabilité claire et transparente, une communication complète avec les copropriétaires, et une procédure rigoureuse avant tout recouvrement judiciaire des charges impayées. Ces éléments sont non seulement des obligations légales pour le syndic, mais aussi des leviers indispensables pour garantir la solvabilité de la copropriété et préserver la confiance entre copropriétaires. Cet article juridique et pratique détaille ces exigences, leur portée et leur impact sur le recouvrement des charges.
1. Transparence et clarté de la comptabilité : un droit fondamental des copropriétaires
a) Obligation de tenue d’une comptabilité rigoureuse
Selon l’article 577-8 du Code civil belge, le syndic doit tenir une comptabilité claire, précise et détaillée, adaptée à la taille de la copropriété. Pour les copropriétés de plus de 20 lots, un Plan Comptable Minimum Normalisé (PCMN) est obligatoire afin d’assurer une gestion financière rigoureuse et uniforme.
b) Documents comptables accessibles et complets
Le syndic doit mettre à disposition des copropriétaires plusieurs documents essentiels, notamment :
La liste détaillée des dépenses engagées par la copropriété ;
L’état individuel des charges réparties entre copropriétaires ;
Le compte de résultat et le bilan annuel ;
Le détail des mouvements du fonds de réserve ;
Les justificatifs comptables (factures, devis, contrats) appuyant chaque dépense.
Ces documents doivent être consultables librement par tout copropriétaire, sur demande ou via des outils numériques sécurisés, garantissant une transparence total.
c) Différenciation entre approbation des décomptes et approbation des comptes
Il est crucial de distinguer deux approbations distinctes lors de l’assemblée générale :
L’approbation des décomptes individuels : validation des quotes-parts de charges que chaque copropriétaire doit payer pour l’exercice écoulé.
L’approbation des comptes annuels de la copropriété : validation de la gestion financière globale, incluant recettes, dépenses, fonds de réserve et bilan.
Ces deux votes doivent être séparés, car ils engagent des responsabilités différentes et concernent des aspects distincts de la gestion financière.
2. Décision préalable en assemblée générale et justification des dépenses
Toute dépense doit faire l’objet d’une décision formelle en assemblée générale avant d’être engagée. Cette règle garantit que les copropriétaires approuvent les charges qui leur seront imputées.
Le syndic doit présenter clairement les projets, devis et montants à l’assemblée.
Chaque dépense doit être justifiée par des pièces comptables (factures, contrats) conservées et mises à disposition des copropriétaires pour consultation.
Cette procédure assure la légalité des dépenses et limite les contestations ultérieures.
3. Le rôle du commissaire aux comptes dans le contrôle de la légalité des dépenses
Pour renforcer la confiance, le syndic doit souvent faire appel à un commissaire aux comptes, notamment dans les grandes copropriétés.
Missions du commissaire aux comptes :
Vérifier que les dépenses engagées ont été validées en assemblée générale.
Contrôler la régularité et la conformité des justificatifs comptables.
S’assurer que la comptabilité reflète fidèlement les opérations financières.
Présenter un rapport annuel aux copropriétaires, validant ou signalant d’éventuelles irrégularités4.
Ce contrôle indépendant est un gage de transparence et de bonne gouvernance.
4. Mise en demeure préalable obligatoire avant tout recouvrement judiciaire
Avant d’engager une procédure judiciaire pour recouvrer les charges impayées, la copropriété doit adresser une mise en demeure écrite et conforme au copropriétaire débiteur.
Contenu obligatoire de la mise en demeure:
Montant exact des sommes dues, distinguant clairement les provisions exigibles des charges échues.
Mention des intérêts conventionnels et de la clause pénale éventuelle.
Délai minimum (au moins 15 jours) pour régulariser la situation avant toute action judiciaire.
Importance de la mise en demeure :
Elle est une condition de recevabilité de la demande judiciaire avec des conséquences civiles et pénales en cas de non respect
Elle permet souvent un recouvrement amiable avant d’engager des procédures longues et coûteuses.
Elle protège la copropriété contre les contestations liées à une procédure mal engagée.
5. Impact de la transparence et de la procédure sur le recouvrement des charges
Une gestion transparente et rigoureuse facilite grandement le recouvrement des charges :
Les copropriétaires comprennent mieux la destination des fonds et sont plus enclins à payer.
La mise à disposition des justificatifs limite les contestations.
La mise en demeure préalable sécurise la procédure judiciaire en cas d’impayés.
Le contrôle du commissaire aux comptes doit rassurer sur la bonne utilisation des fonds et la légalité des comptes.
6. La preuve et l’opposabilité de la créance : fondement du recouvrement des charges
Pour qu’une créance de charges soit exigible et opposable au copropriétaire débiteur, il ne suffit pas qu’elle soit comptabilisée : elle doit être prouvée de manière certaine et conforme à la loi.
a) La preuve de la créance
Conformément à l’article 1341 de l’ancien Code civil belge (et aux principes généraux du droit des obligations), la créance doit être prouvée par un écrit. En copropriété, cet écrit correspond notamment à :
L’approbation des comptes annuels par l’assemblée générale, qui confère aux documents comptables un caractère probant et rend la créance certaine.
La décision d’assemblée générale validant les dépenses et les charges imputées.
Les justificatifs comptables (factures, contrats, devis) qui doivent être conservés et mis à disposition des copropriétaires.
Sans cette validation collective et ces pièces justificatives, la créance ne peut être opposée au copropriétaire et son recouvrement judiciaire sera difficile.
b) L’opposabilité de la créance au copropriétaire débiteur
L’opposabilité signifie que la créance peut être légalement exigée par la copropriété et que le copropriétaire ne peut pas s’en défaire en contestant la validité ou la réalité de la dette.
Cette opposabilité est assurée par la notification régulière des décomptes individuels, validés en assemblée générale.
En cas de cession de créance (par exemple à un cabinet de recouvrement), la notification ou la reconnaissance par le débiteur est nécessaire pour rendre la créance opposable à ce tiers.
Le syndic doit pouvoir démontrer que la créance est née d’une décision régulière, appuyée par des documents comptables approuvés.
c) Rôle du syndic et du commissaire aux comptes dans la preuve
Le syndic est responsable de la tenue des comptes et de la production des documents justificatifs. Il doit veiller à ce que toutes les dépenses soient décidées en assemblée et dûment justifiées.
Le commissaire aux comptes contrôle la légalité et la régularité des dépenses et valide la comptabilité, renforçant ainsi la force probante des créances.
7. Mise en demeure préalable : étape incontournable avant toute procédure judiciaire
Avant d’engager une action en justice pour recouvrer des charges impayées, la copropriété doit adresser au copropriétaire débiteur une mise en demeure écrite.
Pourquoi la mise en demeure est-elle obligatoire ?
Elle constitue une condition de recevabilité de la procédure judiciaire.
Elle offre une dernière chance au débiteur de régulariser sa situation à l’amiable.
Elle formalise la créance et rappelle au copropriétaire ses obligations.
Contenu et formalités de la mise en demeure
Indication précise du montant dû, incluant les intérêts et éventuelles pénalités.
Mention du délai raisonnable (généralement au moins 15 jours) pour procéder au paiement.
Notification par lettre recommandée ou acte d’huissier pour garantir la preuve de la réception.
Conclusion
La gestion financière transparente et rigoureuse, associée à une communication claire des documents comptables, à la distinction entre approbation des décomptes et des comptes, à la décision préalable en assemblée générale pour chaque dépense, à la mise à disposition des justificatifs, à la preuve certaine et opposable de la créance, ainsi qu’à la mise en demeure préalable, constituent un ensemble cohérent et indispensable.
Ces principes garantissent la légalité et la certitude des créances, facilitent le recouvrement des charges, et protègent la copropriété contre les contestations. Ils assurent aussi la confiance des copropriétaires et la pérennité financière de l’immeuble.
Pour approfondir :
Demandez régulièrement au syndic l’accès aux justificatifs comptables.
Veillez à ce que les comptes soient approuvés en assemblée générale.
Assurez-vous que la mise en demeure est envoyée avant toute procédure judiciaire.
Faites appel à un commissaire aux comptes pour renforcer la transparence.
Cette rigueur juridique et comptable est la clé d’une copropriété saine, où chaque créance est sûre, certaine et légalement opposable.
Article:
Des comptes clairs et des informations complètes : un gage de succès pour le recouvrement des charges de copropriété
Copropriété - des comptes clairs et des informations complètes : un gage de succès pour le recouvrement des charges (de copropriété) - article Federia, Corinne Mostin
Publié le 05 Septembre 2023
Quid paiement des charges de copropriété nécessite l’établissement de décomptes clairs et toutes lesninformations utiles à la bonne compréhension des comptes doivent être transmises aux copropriétaires. La communication de la valeur de la quote-part dans le fonds de réserve, à l’occasion de la vente d’un lot, permet d’éviter toute difficulté et la mise en cause de la responsabilité éventuelle de l’association des copropriétaires. C’est ce que rappelle un jugement du Tribunal de première instance francophone de Bruxelles du 10 janvier 2023, statuant en degré d’appel1.
Recouvrement des charges de copropriété et charge de la preuve
On ne le rappellera jamais assez : l’association des copropriétaires qui agit en recouvrement des charges de copropriété doit prouver l’existence de sa créance. En justice, la partie demanderesse supporte la charge de la preuve. Il ne suffit donc pas de produire un historique comptable pour justifier de la créance de la copropriété, il faut encore présenter les décomptes, de manière claire, sur toute la période concernée et répondre au besoin aux interrogations du copropriétaire.
Dans la décision du 10 janvier 2023, le juge refuse de faire droit à la demande de l’association des copropriétaires portant sur le paiement d’un solde de charges dues par des copropriétaires vendeurs, au motif que les décomptes ne sont pas clairs et que l’association n’a pas apporté les explications déjà sollicitées devant le juge de paix. La copropriété se contentait de renvoyer à ses décomptes en invoquant qu’ils avaient été approuvés par différentes assemblées générales.
Même si l’approbation des comptes est souvent considérée comme un élément déterminant pour asseoir la revendication de la copropriété quant au paiement des charges, il faut aussi vérifier la portée exacte de la décision. L’approbation des comptes généraux a pour effet de valider les dépenses engagées par le syndic. Une telle approbation ne porte pas sur la répartition des charges entre les différents copropriétaires et leur imputation. Le syndic veillera, lorsqu’il définit l’ordre de jour de l’assemblée générale appelée à approuver les comptes, à préciser qu’elle porte tant sur les comptes généraux que les décomptes individuels, en se réservant la preuve de leur communication préalable. On ne peut en effet approuver que les éléments dont on a pu prendre connaissance.
Le jugement ne permet toutefois pas de savoir ce qui était précisément contesté par les anciens copropriétaires et en quoi les décomptes manquaient de clarté. Le tribunal relève qu’« aucune explication satisfaisante n’est à l’heure actuelle apportée par l’ACP quant à la composition exacte des décomptes sur le plan des frais communs et/ou des postes qui n’ont toujours pas été clarifiés ». Le manque de collaboration de la copropriété semble avoir été sanctionné, en refusant de condamner les anciens copropriétaires au paiement des charges dont ils restaient redevables.
Le fonds de réserve
Dans le cadre de la procédure, les anciens propriétaires reprochaient à l’ACP de ne pas avoir communiqué la valeur de leur quote-part dans le fonds de réserve, les empêchant de répercuter ce montant lors de la vente de leur bien. Ils sollicitaient dès lors le paiement par l’ACP de cette somme.
Rappelons que, dans les rapports entre le vendeur et l’ACP, la quote-part dans le fonds de réserve reste acquise à la copropriété. Lors de la vente, aucun remboursement n’intervient à ce titre, à la différence de la quote-part dans le fonds de roulement. Cependant, dans les rapports entre le vendeur et l’acquéreur, ceux-ci peuvent convenir entre eux d’un tel remboursement.
Le tribunal rejette la demande, relevant, des termes du compromis et de l’acte authentique, que toutes les informations utiles avaient été communiquées lors de la vente et que les vendeurs étaient donc parfaitement informés des montants qu’ils avaient réglés à titre de contribution dans le fonds de réserve. Aucune faute n’est donc démontrée dans le chef de l’ACP.
Le fonctionnement des associations des copropriétaires repose sur une saine et adéquate gestion financière. L’argent est en effet le nerf de la guerre. Cette gestion incombe, suivant la loi sur la copropriété, au syndic qui peut agir, sans décision de l’assemblée générale, en recouvrement des charges. Pour ce faire, il est impératif que ces comptes soient établis de manière claire et que le syndic soit en mesure de donner toutes les informations et explications utiles aux copropriétaires. Il lui appartient de faire approuver les comptes, dans ces différents aspects. Tout manquement à ses obligations relatives à la gestion financière est préjudiciable à la copropriété et la responsabilité de l’ACP et celle du syndic peuvent être engagées. Autant le savoir…
Article rédigé par Corinne Mostin, 4LAW - Avocate au barreau de Bruxelles - Médiatrice civile et commerciale aggréée
