Assemblée générale de copropriété : le guide complet

Le rôle de l’assemblée générale

L’assemblée générale (AG) réunit tous les copropriétaires. Elle décide de tout ce qui engage l’immeuble : approbation des comptes et des budgets, travaux, désignation et révocation du syndic, composition du conseil de copropriété, choix du commissaire aux comptes, actions en justice, modification des statuts.

Le syndic, lui, exécute ses décisions. Cette répartition des rôles est fondamentale : le syndic n’est pas le « patron » de l’immeuble, c’est le mandataire de l’association des copropriétaires (voir le rôle du syndic).

Qui participe ?

• Chaque copropriétaire fait partie de l’AG et dispose d’un nombre de voix correspondant à sa quote-part dans les parties communes.
• Les mandataires : tout copropriétaire peut se faire représenter par une personne de son choix, nommément désignée dans une procuration écrite.
• Le syndic organise la réunion, présente les points et rédige le procès-verbal. Il ne peut jamais accepter de procuration.
• Une personne d’assistance : un copropriétaire peut se faire assister d’une personne (conseiller, proche), à condition de prévenir le syndic par recommandé au moins quatre jours ouvrables avant l’AG.
• Les occupants non copropriétaires (locataires) n’ont pas de droit de vote, mais doivent être informés de la date de l’AG.

En cas de démembrement (usufruit, nue-propriété), les titulaires désignent une seule personne qui exerce le droit de vote.

AG ordinaire et AG extraordinaire

L’AG ordinaire a lieu chaque année pendant la période de quinze jours fixée par le règlement d’ordre intérieur (par exemple « la première quinzaine d’octobre »). On y approuve les comptes, les budgets, la décharge, le conseil et le commissaire aux comptes.

L’AG extraordinaire est convoquée en cours d’année :

• quand une décision urgente s’impose dans l’intérêt de la copropriété ;
• à la demande d’un ou plusieurs copropriétaires détenant au moins 1/5 des quotes-parts, par envoi recommandé. Le syndic doit alors convoquer dans les 30 jours. À défaut, l’un des signataires peut convoquer lui-même.

Convocation et ordre du jour

La convocation est envoyée par recommandé, sauf si le copropriétaire a accepté individuellement et par écrit un autre moyen (e-mail). Elle mentionne le lieu, la date, l’heure, l’ordre du jour et la manière de consulter les documents. Délai minimum : 15 jours, sauf urgence.

Tout copropriétaire ou le conseil peut faire inscrire un point : la demande écrite doit parvenir au syndic trois semaines avant le premier jour de la période de quinzaine. Tous les détails, avec un modèle, sont dans le guide Convocation et ordre du jour.

Quorum : l’AG peut-elle délibérer ?

L’AG délibère valablement si, au début de la séance :

1. plus de la moitié des copropriétaires sont présents ou représentés et détiennent ensemble au moins la moitié des quotes-parts ; ou
2. les présents et représentés détiennent plus des trois quarts des quotes-parts, quel que soit leur nombre.

Si aucun quorum n’est atteint, une seconde assemblée est convoquée au moins 15 jours plus tard ; elle délibère quel que soit le nombre de présents.

Majorités : qui décide quoi ?

Les abstentions, votes nuls et blancs ne sont pas comptés comme des voix émises. Le détail et les exemples chiffrés sont dans Quorum, majorités et procurations.

Le déroulement d’une AG efficace

1. Ouverture : signature de la liste de présence, vérification des procurations et du quorum.
2. Bureau : élection d’un président, obligatoirement copropriétaire, d’un secrétaire et, idéalement, de scrutateurs.
3. Rapports : gestion du syndic, rapport du conseil, rapport du commissaire aux comptes.
4. Débat et vote point par point, en annonçant la majorité requise avant chaque vote. Privilégiez le vote nominatif (bulletins ou appel) : il évite toute contestation sur les majorités.
5. Procès-verbal : rédigé pendant la séance et signé à la fin par le président, le secrétaire et les copropriétaires encore présents.

Après l’AG

Le syndic transmet le procès-verbal dans les 30 jours et exécute les décisions. Un copropriétaire qui estime une décision irrégulière, frauduleuse ou abusive peut en demander l’annulation ou la réformation au juge de paix dans les quatre mois à compter de la date de l’AG — et non de la réception du PV. Voir Contester une décision d’AG.

Dix réflexes du copropriétaire avisé

1. Notez dans votre agenda la quinzaine de l’AG prévue au ROI.
2. Envoyez vos points à l’ordre du jour tôt, par écrit, en demandant leur reprise mot pour mot.
3. Lisez les comptes, budgets et devis avant la réunion.
4. Posez vos questions par écrit au syndic quelques jours avant.
5. Venez ou donnez une procuration précise (avec instructions de vote).
6. Exigez que la majorité requise soit annoncée avant chaque vote.
7. Demandez que votre vote contre ou vos réserves soient actés au PV.
8. Vérifiez le PV dès réception.
9. Agissez dans les 4 mois si une décision vous paraît irrégulière.
10. Gardez une approche constructive : une AG apaisée décide mieux.

Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.