L'essentiel en 30 secondes
- Le syndic prépare deux budgets : dépenses courantes (fonds de roulement) et frais extraordinaires prévisibles (fonds de réserve).
- Les budgets sont votés chaque année et joints à la convocation de l’AG — sinon la décision est annulable.
- Le syndic inscrit à l’AG la question des travaux extraordinaires à prévoir les années suivantes.
- Contrôlez : réalisé vs budget, évolution sur 3 ans, contrats, honoraires, travaux à venir.
Une obligation légale du syndic
Quels que soient ses pouvoirs statutaires, le syndic doit préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d’administration des parties communes et équipements communs, ainsi qu’un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles. Ces budgets sont soumis chaque année au vote de l’AG et joints à l’ordre du jour. Le cas échéant, le syndic inscrit à l’ordre du jour la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.
Code civil, art. 3.89, § 5 (missions du syndic relatives aux budgets). Jurisprudence : J.P. Bruxelles (4e canton), décision publiée en 2014 (budget non joint = décision irrégulière) ; J.P. Schaerbeek, 26 mai 2014 (appel de fonds exceptionnel non justifié par un budget).
Pourquoi la loi l'impose : la perspective de long terme
L’obligation de présenter un budget n’est pas une formalité comptable. Elle traduit un choix explicite du législateur, exposé dans les travaux préparatoires de la réforme de 2018 : faire sortir la copropriété de la gestion au jour le jour.
« Le présent projet de loi part de l’idée que l’association des copropriétaires doit développer une perspective davantage axée sur le long terme. Cela se manifeste dans la nouvelle obligation de consacrer chaque année une part déterminée de la contribution au fonds de réserve, mais aussi dans la règle suivante : il incombe au syndic d’inscrire la perspective à long terme à l’ordre du jour lorsqu’il l’estime nécessaire. Le fait de soumettre le planning pluriannuel à l’assemblée générale s’inscrit dans la bonne gestion du syndic, certainement en raison de l’intervention financière dans le fonds de réserve. »
Projet de loi portant diverses dispositions en matière de droit civil et portant modification du Code judiciaire en vue de promouvoir des formes alternatives de résolution des litiges, exposé des motifs, Doc. parl., Chambre, sess. ord. 2017-2018, n° 54-2919, p. 219.
Deux conséquences en découlent, et elles se tiennent. D’une part, la contribution annuelle au fonds de réserve devient obligatoire. D’autre part, le syndic doit porter à l’ordre du jour les travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir. Le budget et le planning pluriannuel ne sont donc pas deux documents distincts : ils sont les deux faces d’une même exigence de prévoyance.
La doctrine lit cette obligation dans le même sens :
« Le syndic est ainsi désormais tenu d’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale un point reprenant les travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir, cette nouvelle obligation découlant du nouvel article 577-8, § 4, 18°, du Code civil. À nouveau, cette mission s’inscrit, à notre sens, dans l’attention particulière portée par le législateur au vieillissement du parc immobilier, les copropriétaires étant désormais informés (à tout le moins lors de l’assemblée générale) de la nécessité d’entreprendre dans un futur plus ou moins proche d’importants travaux touchant les parties communes. »
L’absence de budget prévisionnel ne se discute pas seulement sur le terrain de la régularité du vote. Elle va à l’encontre de l’intention même du législateur : une copropriété sans budget ni planning se prive de la perspective de long terme que la loi a voulu lui donner, et reporte sur les exercices suivants des travaux que le fonds de réserve aurait dû anticiper. C’est un argument de fond, à articuler avec les irrégularités de forme : le défaut de budget n’est pas un oubli administratif, c’est une gestion qui ne rencontre pas l’objectif de la loi.
Pour le copropriétaire, l’angle utile en assemblée est simple : demander que le point « travaux extraordinaires à prévoir » soit inscrit à l’ordre du jour et que le planning pluriannuel soit présenté avec le budget. C’est une demande fondée sur une obligation du syndic, et elle est bien plus efficace qu’une contestation après coup.
Le budget de fonctionnement (fonds de roulement)
Il couvre les dépenses périodiques : énergie et éclairage des communs, chauffage collectif, nettoyage, entretien des ascenseurs et des installations, assurances, honoraires du syndic, petites réparations, frais bancaires et administratifs. Il fixe le montant des provisions trimestrielles ou mensuelles.
Méthode : partir du réalisé des trois derniers exercices, ajuster selon les contrats en cours (indexation, nouveaux contrats), ajouter une petite marge pour imprévus.
Le budget des frais extraordinaires (fonds de réserve)
Il repose sur un plan pluriannuel des travaux : toiture, façades, menuiseries, ascenseur, chaufferie, mises en conformité incendie et électrique, rénovation énergétique. Ce plan suppose un diagnostic technique de l’immeuble par une personne compétente. Il permet de fixer une contribution annuelle au fonds de réserve réaliste — au-delà du minimum légal de 5 % si nécessaire (voir Fonds de roulement et fonds de réserve).
Cinq points de vigilance avant de voter
- Le réalisé de l’exercice écoulé : chaque poste correspond-il à des factures ? Les écarts sont-ils expliqués ?
- L’évolution sur trois ans : une hausse brutale sur un poste signale un problème (fuite, contrat renouvelé tacitement, sinistres).
- La qualité perçue : le nettoyage, l’entretien, la réactivité valent-ils leur prix ?
- Les honoraires du syndic et les suppléments facturés.
- Les travaux à venir : sont-ils anticipés, ou découvrira-t-on l’urgence l’an prochain ?
Une réunion préparatoire entre le syndic et le conseil de copropriété, quelques semaines avant l’AG, permet de passer les factures en revue et d’arriver avec un budget déjà challengé.
Modèle de présentation lisible
| Poste | Réalisé N-2 | Réalisé N-1 | Budget N | Proposé N+1 | Commentaire |
|---|---|---|---|---|---|
| Nettoyage | Contrat à remettre en concurrence | ||||
| Électricité communs | Passage LED prévu | ||||
| Ascenseur | Contrat jusqu’au … | ||||
| Assurance incendie | Reconsultation du courtier | ||||
| Honoraires syndic | Indexation contractuelle | ||||
| Divers / imprévus | 3 % du total |
Demandez au syndic de présenter le budget sous cette forme : il se lit en deux minutes et facilite des décisions éclairées.
Ce qu’en disent les auteurs et les juges
L’auteure rappelle l’obligation du syndic de préparer chaque année le budget prévisionnel des dépenses courantes et celui des frais extraordinaires prévisibles, soumis au vote de l’AG et joints à l’ordre du jour de l’assemblée appelée à les voter.
Sont irrégulières les décisions portant sur un appel de fonds exceptionnel et une augmentation des charges « qui ne sont pas précédées de la communication d’un budget prévisionnel de nature à les justifier ».
Questions fréquentes
Que se passe-t-il si le budget n'est pas approuvé ?
Le syndic ne peut pas imposer un nouveau budget non voté. En pratique, les provisions continuent sur la base du dernier budget approuvé, et un budget corrigé est soumis à une AG ultérieure.
Peut-on voter le budget poste par poste ?
Oui. Rien n’empêche de discuter et d’amender chaque poste, puis de voter le budget ainsi modifié.
Un appel de fonds exceptionnel sans budget est-il valable ?
Des juges de paix ont annulé des appels de fonds exceptionnels et des augmentations de charges qui n’étaient pas précédés d’un budget prévisionnel les justifiant.
Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.