Le conseil de copropriété : rôle, pouvoirs et bonnes pratiques

Quand le conseil est-il obligatoire ?

Dans tout immeuble ou groupe d’immeubles d’au moins vingt lots, à l’exclusion des caves, garages et emplacements de parking, l’AG constitue un conseil de copropriété dès sa première réunion. Dans les immeubles plus petits, l’AG peut en créer un, à la majorité des 2/3.

Composition et élection

• uniquement des copropriétaires (ou représentants d’un copropriétaire personne morale) ;
• élus individuellement, à la majorité absolue ;
• mandat jusqu’à la prochaine AG ordinaire, renouvelable ;
• incompatible avec la fonction de syndic et de commissaire aux comptes.

Visez un conseil de trois à cinq membres aux compétences complémentaires (technique, finances, juridique, relations avec les occupants).

Les missions

1. Contrôler le syndic. Le conseil veille à la bonne exécution des missions du syndic. Il peut prendre connaissance et copie de toutes les pièces et documents relatifs à la gestion de la copropriété, après en avoir avisé le syndic. Il peut se faire assister d’un expert, avec l’accord de l’AG pour les frais.

2. Exercer des délégations. L’AG peut lui confier, à la majorité des 2/3, des missions ou délégations précises : choisir un fournisseur dans une enveloppe votée, suivre un chantier, sélectionner des candidats syndics. Une délégation doit être limitée (objet, montant, durée) : l’AG ne peut se dessaisir de ses compétences essentielles comme l’approbation des comptes et budgets.

3. Faire rapport. Chaque année, le conseil remet à l’AG un rapport circonstancié sur l’exercice de sa mission, idéalement joint à la convocation.

Un rapport annuel utile : la trame

1. Composition, réunions tenues, échanges avec le syndic.
2. Suivi des décisions de la dernière AG (réalisées / en cours / en retard).
3. Constats techniques : visites, sinistres, sécurité, contrôles réglementaires.
4. Constats financiers : budget vs réalisé, arriérés, fonds de réserve.
5. Contrats : évaluation et propositions de remise en concurrence.
6. Recommandations pour l’exercice suivant.

Responsabilité et assurance

Même bénévoles, les membres du conseil sont des mandataires : une négligence grave (ne pas réagir à des signaux évidents de mauvaise gestion) peut engager leur responsabilité. Celle-ci s’apprécie moins sévèrement pour un mandat gratuit. Vérifiez si une assurance responsabilité couvre les membres du conseil et le commissaire (souvent via la police de l’ACP ou du syndic) ; la prime peut être prise en charge par l’ACP. Demandez chaque année la décharge sur base de votre rapport.

Bénévolat et jetons de présence

Le Code civil ne prévoit aucune rémunération des membres du conseil, et la fonction est pensée comme désintéressée. Les « jetons de présence » sont à proscrire : ils peuvent être requalifiés en revenus professionnels ou en rémunération, avec des conséquences fiscales et sociales pour l’ACP comme pour les bénéficiaires, et fragilisent l’indépendance du contrôle.

Ce qui est admis : le remboursement des frais réels, sur pièces (déplacements, copies, fournitures), décidé de manière transparente.

Bonnes pratiques d’un conseil efficace

• une réunion avec le syndic avant chaque AG (ordre du jour, budget) et après (plan d’action) ;
• un tableau de suivi partagé des décisions et des travaux ;
• des visites conjointes de l’immeuble avec le syndic, avec compte rendu ;
• une communication régulière et factuelle aux copropriétaires ;
• un esprit de collaboration : contrôler n’est pas se méfier.

Ce guide présente le droit belge de la copropriété (Code civil, Livre 3, art. 3.78 à 3.100) de manière générale et pédagogique. Il ne remplace pas l'avis d'un professionnel sur votre situation précise : vérifiez toujours vos statuts, votre règlement d'ordre intérieur et les décisions de votre assemblée générale.