Décompte de charges de copropriété : comment détecter, comprendre et contester erreurs, surplus et abus du syndic (Belgique)

La gestion des charges de copropriété en Belgique est souvent source d’erreurs, de surplus injustifiés et de pratiques abusives. Découvrez comment analyser, vérifier et contester efficacement vos décomptes pour protéger vos droits de copropriétaire.

En Belgique, chaque copropriétaire reçoit régulièrement un décompte de charges établi par le syndic. Ce document, censé refléter la réalité des dépenses communes, peut cependant comporter des erreurs, des surplus injustifiés ou des frais cachés. Face à la complexité des règles, au manque de transparence de certains syndics et à un contrôle parfois limité, il est essentiel de savoir comment vérifier, comprendre et, si besoin, contester ces décomptes. Cet article vous guide pas à pas, en s’appuyant sur la législation, la jurisprudence et les citations essentielles du droit de la copropriété.

1. Pourquoi faut-il vérifier son décompte de charges ?

Le décompte de charges détaille les dépenses engagées pour l’immeuble (entretien, travaux, énergie, honoraires, etc.) et la part qui vous revient. Mais il n’est pas rare d’y retrouver :

• des honoraires ou frais supplémentaires non décidés en assemblée générale (AG),

• des forfaits de base attractifs compensés par de nombreux suppléments,

• des indexations mal appliquées,

• des commissions occultes versées par des fournisseurs au syndic,

• ou encore des erreurs dans la répartition des charges.

Citation de base :

« Les forfaits de base sont parfois très bas, mais compensés par de nombreux suppléments, non validés par l’AG, ou des heures facturées en supplément, alors que la loi impose de demander plusieurs devis pour les gros travaux, ce qui est rarement respecté. »

2. Les obligations du syndic, le rôle du commissaire aux comptes et les droits des copropriétaires

a) Les obligations du syndic

Le syndic doit gérer les fonds de la copropriété avec rigueur, transparence et conformément aux décisions de l’AG.Article 577-9 du Code civil belge :

« Tout copropriétaire peut consulter, sans déplacement des documents, les pièces justificatives de dépenses, les contrats, les procès-verbaux, etc. »

Citation de base :

« Malgré l’article 577-9 du Code civil qui garantit l’accès aux documents comptables, certains syndics refusent de transmettre les justificatifs ou multiplient les obstacles administratifs. »

Le syndic doit également :

• Tenir une comptabilité claire, conforme au plan comptable minimum normalisé (Arrêté Royal du 12 juillet 2012),

• Présenter les comptes annuels à l’AG pour approbation,

• Répartir les charges selon les clés prévues dans l’acte de base,

• Mettre à disposition des copropriétaires tous les documents justificatifs.

b) Le rôle du commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes est un acteur clé du contrôle interne de la copropriété. Il est désigné chaque année par l’assemblée générale pour :

• Contrôler la gestion financière du syndic, vérifier la conformité des dépenses avec les décisions de l’AG, et s’assurer que la comptabilité est tenue de façon régulière et transparente.

• Examiner les factures, contrats, relevés bancaires et tous les justificatifs fournis par le syndic.

• Rédiger un rapport annuel qui sera présenté à l’assemblée générale, sur lequel les copropriétaires pourront s’appuyer pour approuver ou refuser les comptes et la décharge du syndic.

• Recommander, en cas de doute, le refus de la décharge ou la demande d’informations complémentaires.

Cependant, dans la pratique :

« L’absence d’exigence de formation spécifique en droit de la copropriété conduit à des contrôles superficiels, des erreurs non détectées et parfois des conflits d’intérêts. »

Il est donc essentiel que le commissaire aux comptes soit indépendant, compétent et rigoureux. Les copropriétaires peuvent demander à l’AG de désigner un commissaire professionnel ou d’organiser une formation pour les bénévoles.

c) Les droits des copropriétaires

Chaque copropriétaire a le droit d’accéder à toute la comptabilité de la copropriété. Cela inclut :

• Les factures originales,

• Les contrats avec les fournisseurs,

• Les relevés bancaires du compte de la copropriété,

• Les procès-verbaux des AG,

• Les budgets prévisionnels et les comptes annuels.

Ce droit d’accès est garanti par l’article 577-9 du Code civil et permet à chaque copropriétaire de vérifier personnellement la régularité des dépenses et de demander des explications ou des corrections en cas de doute.

3. Les failles du système et les limites du contrôle

a) Le rôle du commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes, bien que central, n’est pas toujours suffisamment formé ou indépendant pour détecter toutes les irrégularités.

« L’absence d’exigence de formation spécifique en droit de la copropriété conduit à des contrôles superficiels, des erreurs non détectées et parfois des conflits d’intérêts. »

b) Le contrôle judiciaire limité

Beaucoup de bons juges de paix font un travail rigoureux sur une base scientifique, matérielle et juridiquement.

Mais, contrairement à ce que beaucoup imaginent, le juge ne vérifie pas systématiquement la comptabilité ou la légalité des dépenses contestées. Il statue sur la base des pièces produites, sans exiger d’office les factures ou les procès-verbaux d’assemblée générale.

Comme l’explique M. Wahl :« La vérification du décompte individuel peut être effectuée par le Juge qui appréciera si le décompte individuel est conforme aux décisions adoptées. »(M. Wahl, Le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p. 2092)

La pratique judiciaire en matière de copropriété met en lumière une discordance persistante entre les exigences légales de preuve et de transparence, et le contrôle réellement exercé par certains juges de paix. Il est ainsi admis que « le juge n’est pas obligé d’exiger les factures ou procès-verbaux d’AG. Des décisions récentes montrent que des décomptes contestés peuvent être validés "judiciairement" sans l’examen matériel de preuves, même en cas de mention expresse de comptabilité fictive dans un procès-verbal sans annexe de compte ou sans production des pièces justificatives. »

Cas pratique

Un exemple: de la juge de paix de Wavre, Nathalie Cooremans,« n’a même pas procédé aux vérifications matérielles des dépenses contestées, de la bonne utilisation des fonds, des pièces justificatives pour certaines dépenses non prévues en AG, les contrats, les remarques de la commissaire aux comptes et elle a surtout validé la légalité d’une comptabilité qualifiée fictive dans le procès-verbal. » Cette pratique est en contradiction avec la doctrine, qui rappelle que « la valeur probante des documents comptables résulte de l’approbation des comptes » (C. Mostin, Federia, 21 mars 2022), et conforte certains syndics dans des pratiques opaques.

La doctrine souligne avec insistance :

« Il est extrêmement important, en présence d’une copropriété, que les comptes soient tenus de manière précise, correcte et transparente. La loi du 2 juin 2010 modifiant le Code civil afin de moderniser le fonctionnement des copropriétés et d’accroître la transparence de leur gestion rappelle au syndic sa responsabilité dans cette matière. Quelle que soit la compétence qui lui est accordée par le règlement de la copropriété, le syndic a pour mission de tenir les comptes de l’association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. »

Sur le plan procédural, l’accès aux pièces déposées au greffe constitue une étape importante pour assurer la transparence des débats. Dans le dossier concerné, la juge de paix de Wavre, Nathalie Cooremans, a refusé, en violation de l'article 725 du code judiciaire, la consultation des pièces litigieuses demandée par le requérant, qui souhaitait vérifier certains éléments du dossier et du travail effectif exercé par la juge dans son jugement. Certaines concernaient des dépenses non prévues par AG et de conflits d'intérêts avocat syndic juge. À la suite de ce refus, le président des juges de paix du Brabant wallon, Monsieur Tasset, a été sollicité pour examiner la situation.

« Je suis réellement surpris par votre demande qui revient à vouloir consulter les archives d’une copropriété au greffe d’une justice de paix. Il n’existe aucune obligation de dépôt de pièces relatives à la gestion d’un immeuble par le syndic au greffe de la justice de paix. Les seules pièces en possession du greffe, sont celles inventoriées et déposées par les parties, pendant la durée de la procédure, qui se termine par le jugement. Vous ne trouverez donc, au greffe de la justice de paix, aucune des pièces figurant à la liste que vous énoncez et ce, d’autant moins que, pour certaines, elles n’ont jamais été déposées puisque, comme vous le relevez, elles ne figurent à aucun inventaire. Ensuite, il ne ressortit pas à la tâche du magistrat cantonal d’exercer le contrôle que vous semblez vouloir lui confier. Et les contrôles qu’il peut être amené à effectuer dans le cadre d’une procédure judiciaire l’ont été, ou n’ont pas été considérés comme devant être réalisés par le juge de paix aux termes de son jugement. »

La réponse ne mentionne pas clairement les contrôles et sur quels éléments comme bonne motivation de tout juriste et magistrat. La transparence des dépenses et de leur opposabilité n'est pas garantie non plus en justice, critique souvent formulée à l'encontre des syndics. Le contrôle peut être alors très minimal selon cette interprétation.

il convient enfin de rappeler un principe fondamental du droit de la copropriété : le juge ne peut valider l’opposabilité d’un droit de créance que si la charge de la preuve, qui incombe au syndic, est effectivement remplie. Le syndic doit produire toutes les pièces nécessaires pour établir la créance ; à défaut, la créance ne peut être déclarée opposable au copropriétaire. Ce principe de base, qui consacre le devoir de preuve du syndic, est trop souvent négligé dans la pratique, au détriment des droits des copropriétaires.

En définitive, la juge n’a pu valider les comptes sur la base de preuves matérielles existantes, alors même que les documents faisaient état d’une comptabilité fictive, et n’a donc pas pu garantir le respect du droit des copropriétaires ni l’opposabilité de créances régulières, comme le prévoit la loi.

Rappel du cadre juridique : la preuve des créances

Pourtant, sur le plan juridique, la jurisprudence et la loi sont claires :

« Toute créance, en ce compris la créance de la copropriété à l’égard d’un copropriétaire, doit être prouvée par un écrit, en application de l’article 1341 de l’ancien Code civil et ne peut l’être par les documents établis par le syndic, qui n’ont pas reçu l’approbation de l’assemblée générale. […] La valeur probante des documents comptables résulte de l’approbation des comptes, qui confère un caractère certain à la créance de charges et la rend exigible. »(C. Mostin, L’absence d’approbation des comptes…, Federia, 21 mars 2022)

Cela signifie que, sans approbation expresse des comptes par l’assemblée générale, les documents émis par le syndic n’ont pas de valeur probante suffisante pour justifier une créance à l’encontre d’un copropriétaire.

Conséquences pratiques

En définitive, le contrôle judiciaire en matière de copropriété est restreint :

• Le juge ne procède pas à une vérification d’office de la comptabilité ou de la légalité des dépenses.

• La copropriété supporte la charge de la preuve de ses créances et doit présenter des pièces probantes (décomptes, procès-verbaux d’AG approuvant les comptes, justificatifs précis).

• L’absence ou l’insuffisance de preuve peut entraîner le rejet de la demande de recouvrement, même si la créance paraît fondée en principe.

Ce cadre impose une vigilance accrue aux associations de copropriétaires, qui doivent constituer un dossier complet et rigoureux pour obtenir gain de cause en justice. Certains syndics profitent du peu de contrôle par les copropriétaires et savent que le contrôle judiciaire est limité

 Cette situation impose aux copropriétaires et à leurs conseils :

• D’être particulièrement vigilants lors des assemblées générales et de l’approbation des comptes ;

• De constituer un dossier solide et bien documenté en cas de contestation ;

• D’exiger l’accès aux pièces et, si nécessaire, de solliciter la désignation d’un expert judiciaire pour vérifier la comptabilité.

Ce n’est qu’au prix de cette rigueur que l’on pourra espérer un contrôle effectif et une meilleure protection des droits des copropriétaires face à d’éventuelles dérives de gestion.

4. Que faire en cas d’erreur ou d’abus ? Les étapes pratiques

Étape 1 : Demander les justificatifs

Écrivez au syndic (de préférence par recommandé) en citant l’article 577-9 du Code civil pour obtenir :

• les factures originales,

• les contrats,

• les relevés bancaires,

• les PV d’AG validant chaque dépense contestée.

Vous pouvez également demander l’aide du commissaire aux comptes pour obtenir ces documents ou pour organiser un contrôle collectif.

Étape 2 : Refuser la décharge en AG

Tant que les comptes ne sont pas clairs ou justifiés, refusez de voter la décharge au syndic et au commissaire aux comptes lors de l’AG. Demandez que le rapport du commissaire soit remis à la prochaine AG après vérifications complémentaires.

Étape 3 : Saisir le juge de paix

Si le syndic refuse ou ne répond pas, vous pouvez :

• demander une conciliation judiciaire gratuite,

• ou saisir le juge de paix dans un délai de 4 mois (art. 734 du Code judiciaire) pour demander la production forcée des documents, la rectification du décompte ou le remboursement des sommes indûment payées.

Citation de base :

« Le contrôle judiciaire ne garantit pas une vérification systématique de la comptabilité et des justificatifs. Il peut, mais n’est pas tenu de le faire, et se contente souvent des pièces produites par les parties. »

5. Comment vérifier et contester son décompte ?

• Rassemblez les documents : Comparez votre décompte aux décisions d’AG, aux contrats et aux factures. Si une dépense n’est pas prévue ou justifiée, demandez des explications au syndic.

• N’approuvez pas les comptes à l’AG : Tant que le problème n’est pas résolu, refusez de voter la décharge au syndic et au commissaire aux comptes.

• Demandez les justificatifs par écrit : Adressez une demande recommandée au syndic, en citant l’article 577-9 du Code civil, pour obtenir les factures originales, les relevés bancaires et les PV d’AG validant chaque dépense litigieuse.

• Désignez un commissaire compétent : Lors de l’AG, proposez un commissaire ayant une expertise en comptabilité et en droit de la copropriété, indépendant du syndic.

• Recours judiciaire : En cas de refus du syndic, vous disposez de 4 mois (art. 734 du Code judiciaire) pour saisir le juge de paix et demander la communication forcée des documents, la rectification du décompte ou le remboursement des sommes indûment payées. Une conciliation judiciaire gratuite peut aussi être introduite.

5. Conseils pédagogiques pour copropriétaires

• Lisez attentivement votre décompte et les PV d’AG.

• Vérifiez que chaque dépense est justifiée par une facture et votée en AG.

• Refusez la décharge en cas de doute ou d’opacité.

• Proposez un commissaire aux comptes compétent et indépendant, ou demandez une formation.

• Organisez-vous collectivement pour défendre vos droits.

• N’hésitez pas à exercer votre droit d’accès à toute la comptabilité.

• Gardez des copies de toutes vos demandes et des réponses du syndic.

6. Lors de l’achat ou la vente d’un lot en copropriété

Avant d’acheter, exigez du syndic :

• les montants du fonds de roulement et de réserve,

• les arriérés éventuels,

• les appels de fonds et dépenses décidées par l’AG,

• les PV des AG des trois dernières années et les décomptes des deux dernières années,

• le dernier bilan approuvé par l’AG.

Après la vente, le syndic doit répartir certaines charges entre vendeur et acquéreur selon la nature des dépenses (charges ordinaires, exceptionnelles, extraordinaires).

7. Pour aller plus loin

Malgré les réformes, certaines pratiques abusives et commissions occultes persistent. La vigilance des copropriétaires, l’implication du commissaire aux comptes et l’exercice du droit d’accès à toute la comptabilité restent essentiels pour garantir la transparence.

8. Citations et références de base

• Article 3.89, 3.91, 3.94, 577-9 du Code civil belge

• Article 734 du Code judiciaire

• Article 780 du Code judiciaire

• Arrêté Royal du 12 juillet 2012 (plan comptable)

• M. Wahl, Le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p.2092

• C. Mostin, L’absence d’approbation des comptes…, Federia, 21 mars 2022

• [Copropriété Belgique – Page source]

• [SNPC – Les charges ‘surprises’ de copropriété lors de l’achat d’un appartement]

• [RTBF – La fin des commissions occultes des syndics de copropriété]

• [Copropriete-ejuris.be]

En résumé : La transparence n’est pas une option mais une obligation légale. En cas de doute, demandez les justificatifs, refusez la décharge, sollicitez le commissaire aux comptes et n’hésitez pas à faire appel à la justice – tout en gardant à l’esprit que celle-ci ne vérifiera pas toujours la matérialité des comptes si vous ne soulevez pas précisément les manquements et l’absence de preuves. Votre vigilance, votre implication et l’exercice de vos droits sont les meilleurs remparts contre les abus dans la gestion des charges de copropriété.

Article 1.

Les charges ‘surprises’ de copropriété lors de l’achat d’un appartement …

https://www.snpc-nems.be/fr/content/les-charges-%E2%80%98surprises%E2%80%99-de-copropri%C3%A9t%C3%A9-lors-de-l%E2%80%99achat-d%E2%80%99un-appartement-%E2%80%A6#:~:text=Lorsque%20vous%20avez%20acquis%20un,un%20autre%20mode%20de%20r%C3%A9partition). Nous sommes parfois consultés par des nouveaux propriétaires surpris du montant mensuel ou trimestriel des charges qui leurs sont réclamées par le syndic… Rappel Lorsque vous avez acquis un appartement dans une copropriété, vous devez participer aux charges de la copropriété en principe au prorata de vos quotités (sauf exception prévue par l’acte de base qui peut stipuler que certains types de charges bien définies sont partagés suivant un autre mode de répartition). Dans la procédure de vente d’un bien dans une copropriété, la loi précise qu’une série d’informations devra être transmise au candidat acquéreur. Ainsi, le vendeur devra d’abord fournir un certificat de performance énergétique relatif au bien vendu ainsi qu’une attestation de contrôle de l’installation électrique. Le vendeur (souvent par l’intermédiaire de son notaire) devraégalement demander au service d’urbanisme de la commune un certificat d’urbanisme. Enfin, outre ces documents obligatoires, le notaire instrumentant, l’agent immobilier ou le vendeur devront – avant la signature du compromis de vente, de l’offre d’achat ou de la promesse d’achat – demander au syndic de lui transmettre certains informations et documents. Documents émanant du syndic AVANT la signature du compromis Les informations et documents à transmettre par le syndic au vendeur ou son représetnatnt sont les suivants :

• le montant du fonds de roulement et de réserve ;

• le montant des arriérés éventuels dus par le vendeur ;

• la situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décodés par l’AG avant la date certaine du transfert de propriété ;

• le relevé des procédures judiciaires en cours ;

• les PV des AG des trois dernières années ;

• les décomptes périodiques des charges des deux dernières années ;

• une copie du dernier bilan approuvé par l’AG.

Ces informations doivent être communiquées par le syndic dans les 15 jours de la demande et les frais de transmission de ces informations sont à charge du vendeur. Ces informations doivent bien sûr être transmises au candidat acquéreur ! Documents émanant du syndic APRES la signature du compromis Après la signature du compromis et au moins 30 jours avant la signature de l’acte authentique, le notaire instrumentant demande au syndic une nouvelle série d’information et les transmets au candidat acquéreur. Ces informations sont les suivantes :

• le montant des dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées par l’AG ou le syndic avant la date certaine du transfert de propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date car s’il s’agit de dépenses à caractère exceptionnel elles seront à charges de l’acquéreur ;

• un état des appels de fonds approuvés par l’AG avant la date certaine du transfert de propriété et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;

• un état des frais liés à l’acquisition de parties communes, décidées par l’AG avant la date certaine du transfert de propriété, dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;

• un état des dettes certaines dues par l’association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de propriété, dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;

• les documents demandés au syndic avant la cession s’ils n’ont pas encore été transmis à l’acheteur.

Informations à consulter ! Ainsi en examinant tous les documents transmis par le syndic, et pour autant que ces documents soient corrects et reflètent exactement la situation de la copropriété, un candidat acheteur pourra déjà se faire une bonne idée des charges qu’il aura à payer mensuellement ou trimestriellement après son achat et en tenir compte dans son budget personnel. Notons également qu’après la vente, le syndic devra encore répartir certains types de charges entre le vendeur et l’acheteur. Ainsi une distinction devra se faire entre les charges ordinaires et les autres types de dépenses :

• les charges ordinaires, c’est-à-dire les dépenses périodiques récurrentes (entretien, assurances, gérance, consommations,..) seront réparties entre le vendeur et l’acquéreur « prorata temporis » ;

• les dépenses à caractère plus exceptionnel qui sont connues à la date certaine du transfert de propriété mais dont le paiement ne sera demandé qu’après cette date seront à charge de l’acquéreur ;

• les charges extraordinaires et les appels de fonds décidés par l’AG tenue entre la signature du compromis et la passation de l’acte authentique seront supportés par l’acquéreur s’il disposait d’une procuration pour assister à cette AG.

article:2 La fin des commissions occultes des syndics de copropriété?

Conseil: lisez bien votre contrat, vos relevés et la loi! Des syndics aiment bien rajouter des frais supplémentaires sans aucune décision et non prévu contractuellement. https://www.rtbf.be/info/economie/detail_la-fin-des-commissions-occultes-des-syndics-de-copropriete?id=9883136 Pendant des années, le métier de syndic, chargé de la gestion de copropriété a souffert d'une très mauvaise réputation, à cause, notamment, des commissions occultes versées au syndic. Concrètement, ce dernier touche une commission -à l'insu des copropriétaires- de la part d'un fournisseur de mazout, d'un entrepreneur, d'un expert… Et plus généralement de n'importe quel fournisseur de services. Une pratique de pillage des copropriétaires, qui fausse le marché des honoraires des syndics. Newsletter info Recevez chaque matin l’essentiel de l'actualité. Pour afficher des tarifs moins élevés Parce que toucher des commissions occultes, consiste à se rémunérer de manière déguisée. Ce qui permet d'afficher des tarifs officiels plus attractifs. Yves Van Ermen, ancien président de l'institut professionnel des agents immobiliers, institut chargé du respect de la déontologie dans le métier, reconnaît la réalité du problème : "Ce genre de personnage qui touche des commissions, peut ainsi présenter des honoraires plus réduits et encourager les propriétaires à le choisir plutôt qu’un autre. Cela ne signifie pas que tous ceux qui travaillent avec des bas prix prennent des commissions, mais il faut être réaliste, et se rendre compte que le syndic doit vivre de ses honoraires, et que pour des honoraires vraiment très bas, il faut être attentif." Il y a eu, depuis 2015, un grand nettoyage dans la profession. Les poursuites aux pénal ont été étendues et toutes les personnes poursuivies ont été radiées. De même que les fournisseurs de mazout ou les entrepreneurs concernés pour corruption privée. Mais les commissions occultes n’ont pas disparu pour autant. Des dossiers sont toujours en cour commente Yves Van Ermen : "Ces pratiques sont en train de disparaître, mais elles existent toujours, il ne faut pas être naïf, car sinon, elles vont revenir tout aussi vite. Il faut donc continuer les contrôles". Une nouvelle loi avant la fin de l’année Des contrôles qui restent compliqués, puisque ces commissions se font sous le manteau et que prouver un fait de corruption devant un tribunal est souvent difficile. Raison pour laquelle une nouvelle loi sur la copropriété est en cours de gestation. Elle devrait entrer en vigueur à la fin de l'année. Le texte va dans le sens de la transparence des honoraires. Tout devra être fixé, défini dans un contrat, et toutes les commissions supplémentaires devront faire l'objet d'un accord. Le reste sera, automatiquement considéré comme commission occulte. Cette transparence ira aussi dans le sens d'une meilleure lisibilité des honoraires pour les copropriétaires. Ce qui ne pourrait pas faire de tort.

NB Copropriété Belgique: la nouvelle loi ici citée précédemment n'a pas eu lieu :-)