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Qui peut convoquer une assemblée générale extraordinaire en copropriété ? Rôle du syndic et des copropriétaires
- Syndic
- 28 mai
- 11 min de lecture
L’assemblée générale extraordinaire (AGE) est un outil essentiel pour la gestion d’une copropriété en Belgique. Elle permet de prendre des décisions importantes ou urgentes en dehors de la réunion annuelle obligatoire. Mais qui peut la convoquer ? Quelles sont les étapes à suivre ? Quels sont les droits et limites des copropriétaires ? Voici un guide complet, illustré de conseils pratiques.
1. Rôles et contexte de l’assemblée générale extraordinaire
L’AGE se distingue de l’assemblée générale ordinaire (AGO), qui doit se tenir au moins une fois par an. L’AGE peut être convoquée à tout moment pour traiter :
Des travaux urgents (fuite, panne majeure, sécurité…)
La révocation ou la nomination d’un syndic
Toute situation qui ne peut attendre la prochaine AGO
2. Qui peut convoquer une AGE ?
La convocation d’une assemblée générale extraordinaire en copropriété est strictement encadrée par la législation belge. Plusieurs acteurs peuvent intervenir, chacun selon des conditions bien précises :
a) Le syndic
Le syndic est le gestionnaire officiel de la copropriété. Il est le principal acteur habilité à convoquer une AGE.
De sa propre initiative : Le syndic peut convoquer une AGE lorsqu’il estime qu’une situation urgente ou importante le nécessite (travaux, litige, décision à prendre rapidement, etc.).
Sur demande des copropriétaires : Si un ou plusieurs copropriétaires représentant au moins 1/5 (20 %) des quotes-parts dans les parties communes le demandent par écrit, le syndic est légalement tenu de convoquer une AGE. Il doit alors le faire dans un délai de 30 jours à compter de la réception de la demande.
b) Les copropriétaires
Les copropriétaires disposent d’un droit d’initiative collectif :
Seuil de 1/5 des quotes-parts : Un ou plusieurs copropriétaires peuvent demander la convocation d’une AGE à condition de réunir ensemble au moins 20 % des parts dans les parties communes.
Procédure : La demande doit être faite par écrit (de préférence par lettre recommandée) et préciser les points à inscrire à l’ordre du jour.
En cas d’inaction du syndic : Si le syndic ne donne pas suite à la demande dans le délai légal de 30 jours, les copropriétaires demandeurs peuvent eux-mêmes procéder à la convocation de l’AGE.
c) Le juge de paix
En cas de blocage ou de refus du syndic de convoquer l’AGE malgré une demande valable, les copropriétaires concernés peuvent saisir le juge de paix :
Rôle du juge : Le juge de paix peut ordonner la convocation de l’assemblée générale extraordinaire et en fixer les modalités pratiques.
d) Cas particuliers : absence de syndic
Si la copropriété se retrouve sans syndic (démission, révocation, décès…), le conseil de copropriété, le président de la dernière AG ou, à défaut, des copropriétaires représentant au moins 1/5 des quotes-parts peuvent convoquer une AGE pour désigner un nouveau syndic.
À retenir :Un copropriétaire seul ne peut pas convoquer une AGE, sauf s’il détient lui-même au moins 20 % des parts ou dans des circonstances exceptionnelles (urgence absolue, absence de syndic).
3. Procédure pratique pour demander une AGE
Étape 1 : Réunir les soutiens
Vérifiez que vous (ou le groupe de copropriétaires) détenez au moins 20 % des quotes-parts dans les parties communes.
Étape 2 : Rédiger la demande
La demande doit être claire, mentionner les points précis à l’ordre du jour et être signée par tous les copropriétaires concernés.
Étape 3 : Envoyer la demande au syndic
Par lettre recommandée avec accusé de réception (ou tout autre mode explicitement accepté par écrit dans la copropriété).
Étape 4 : Délai de réponse du syndic
Le syndic dispose de 30 jours pour envoyer la convocation à tous les copropriétaires, avec l’ordre du jour fixé par les demandeurs.
Étape 5 : En cas de refus ou d’inaction du syndic
Après 30 jours sans réponse, les copropriétaires demandeurs peuvent eux-mêmes convoquer l’AGE.
En cas de blocage, il est possible de saisir le juge de paix pour qu’il ordonne la convocation.
4. Contenu et envoi de la convocation
Obligations légales :
La convocation doit préciser le lieu, la date, l’heure et l’ordre du jour détaillé.
Joindre tous les documents nécessaires à la prise de décision (devis, rapports…).
Envoyer la convocation au moins 15 jours avant la réunion (sauf urgence ou délai plus long prévu par le règlement).
Par défaut, l’envoi se fait par lettre recommandée, sauf accord écrit pour un autre mode (mail, remise en main propre…).
Bon à savoir :
Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic sont réputées régulières.
Les points à l’ordre du jour doivent être formulés de façon claire et permettre un vote « pour » ou « contre ».
5. Cas particuliers et conseils pratiques
Absence de syndic : Le conseil de copropriété, le président de la dernière AG ou, à défaut, des copropriétaires représentant 1/5 des parts peuvent convoquer une AGE pour nommer un nouveau syndic.
Urgence absolue : En cas de péril immédiat (sécurité, santé), tout copropriétaire peut saisir la justice pour obtenir une convocation rapide.
Modèle de convocation : De nombreux sites proposent des modèles de lettres pour faciliter la démarche.
6. Résumé pédagogique
L’AGE est un outil démocratique pour réagir vite aux besoins de la copropriété.
Le syndic reste le principal acteur, mais les copropriétaires ont un droit d’initiative dès qu’ils réunissent 20 % des parts.
La procédure est très encadrée pour garantir la transparence, l’équité et la sécurité juridique de tous les copropriétaires.
Conseils pratiques
Anticipez les démarches : préparez vos arguments, rassemblez les documents justificatifs et assurez-vous d’avoir le soutien nécessaire.
Respectez scrupuleusement les formes (lettre recommandée, délais, contenu de la convocation).
En cas de conflit ou de blocage, n’hésitez pas à consulter un professionnel (notaire, avocat spécialisé, association de copropriétaires).
Pour aller plus loin :Consultez le règlement de copropriété de votre immeuble, qui peut prévoir des modalités spécifiques, et n’hésitez pas à utiliser les ressources et modèles disponibles en ligne pour faciliter vos démarches.
Base juridique ; le nouveau code civil
§ 2. Le syndic tient une assemblée générale au cours de la période fixée par le règlement d'ordre intérieur ou chaque fois qu'une décision doit être prise d'urgence dans l'intérêt de la copropriété. Sans préjudice de l'alinéa 1er, le syndic tient une assemblée générale sur requête d'un ou de plusieurs copropriétaires qui possèdent au moins un cinquième des parts dans les parties communes. Cette requête est adressée au syndic par envoi recommandé et celui-ci adresse la convocation aux copropriétaires dans les trente jours de la réception de la requête. Si le syndic ne donne pas suite à cette requête, un des copropriétaires qui a cosigné la requête peut convoquer lui-même l'assemblée générale. A défaut d'un syndic, le conseil de copropriété ou, à défaut, le président de la dernière assemblée générale ou, à défaut, un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts dans les parties communes peuvent convoquer l'assemblée générale aux fins de nommer un syndic. § 3. La convocation indique le lieu, le jour et l'heure auxquels aura lieu l'assemblée, ainsi que l'ordre du jour avec le relevé des points qui seront soumis à discussion. Le syndic inscrit à l'ordre du jour les propositions écrites des copropriétaires, du conseil de copropriété, qu'il a reçues au moins trois semaines avant le premier jour de la période, fixée dans le règlement d'ordre intérieur, au cours de laquelle l'assemblée générale ordinaire doit avoir lieu. La convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour. La convocation est effectuée par envoi recommandé, à moins que les destinataires n'aient accepté, individuellement, explicitement et par écrit, de recevoir la convocation par un autre moyen de communication. Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic à la date de l'envoi sont réputées régulières. Les frais administratifs afférents à la convocation à l'assemblée générale sont à charge de l'association des copropriétaires. Sauf dans les cas d'urgence, la convocation est communiquée quinze jours au moins avant la date de l'assemblée. § 4. A tout moment, un ou plusieurs copropriétaires, ou le conseil de copropriété s'il en existe un, peuvent notifier au syndic les points dont ils demandent qu'ils soient inscrits à l'ordre du jour d'une assemblée générale. Ces points sont pris en compte par le syndic, conformément au paragraphe 3. Toutefois, compte tenu de la date de réception de la demande par le syndic, si ces points ne peuvent être inscrits à l'ordre du jour de cette assemblée, ils le sont à l'ordre du jour de l'assemblée générale suivante.
Art. 3.92. Actions en justice § 4. Tout copropriétaire peut également demander au juge d'ordonner la convocation d'une assemblée générale dans le délai que ce dernier fixe afin de délibérer sur la proposition que ledit copropriétaire détermine, lorsque le syndic néglige ou refuse abusivement de le faire.
Divers articles
Article Convoquer une assemblée générale ? Article
Dans un immeuble à appartements, les décisions importantes sont prises par l’assemblée générale des copropriétaires. Qui peut convoquer cette assemblée ? Doit-elle toujours se dérouler au même endroit ? Qui paie les frais de son organisation ? En tant que copropriétaire, comment pouvez-vous mettre certains points à l’ordre du jour ? L’assemblée générale peut-elle aussi se dérouler «par écrit» ? Quelles sont les règles particulières d’application en période de coronavirus ?
Syndic. L’assemblée générale des copropriétaires peut tout d’abord être convoquée par le syndic, pendant la période fixée dans le règlement d’ordre intérieur. Le syndic peut aussi convoquer une assemblée générale chaque fois qu’il y a lieu de prendre une décision urgente dans l’intérêt de la copropriété. S’il n’y a pas de syndic, le conseil de copropriété ou, à défaut, le président de la dernière assemblée générale ou, à défaut, un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins 1/5 des quotes-parts dans les parties communes peuvent convoquer l’assemblée générale afin de nommer un syndic.
Copropriétaires. L’initiative de convoquer une assemblée générale peut aussi émaner d’un ou de plusieurs copropriétaires (art. 577-6, §2 C. civ.) . Ces copropriétaires doivent toutefois posséder au moins 1/5 des quotes-parts dans les parties communes. Leur requête doit être adressée au syndic par lettre recommandée à la poste. Le syndic doit ensuite envoyer la convocation dans les 30 jours suivant la réception de la requête. Si le syndic ne donne pas suite à cette requête, un des copropriétaires qui a cosigné la requête peut convoquer lui-même l’assemblée générale.
Lieu et frais. C’est la personne qui organise l’assemblée qui en fixe le lieu. Ce lieu est mentionné sur la convocation à l’assemblée générale. Il peut varier d’une assemblée à l’autre. Les frais relatifs à l’organisation de l’assemblée générale (p.ex. la location de la salle, les consommations, les frais administratifs de la convocation, etc.) doivent être payés par les copropriétaires, selon la quote-part de chacun dans les parties communes de l’immeuble. Les copropriétaires qui ne sont pas présents à l’assemblée paient donc également.
Ordre du jour. L’assemblée générale ne peut se prononcer que sur les points inscrits à l’ordre du jour. Les autres points ne peuvent pas être traités, même si la question est urgente et que toutes les personnes présentes à l’assemblée y consentent. Il n’est pas non plus autorisé de délibérer et de voter sur toutes sortes de questions reprises sous le verbo «divers», que l’on retrouve sur la plupart des convocations aux assemblées générales. En tant que copropriétaire, vous pouvez toutefois demander au syndic d’inscrire certains points à l’ordre du jour. Le conseil de copropriété peut aussi le faire. Demandez au syndic de confirmer qu’il a reçu votre demande et qu’il fera le nécessaire. Vous devez lui adresser votre demande au moins trois semaines avant le premier jour de la période, fixée dans le règlement d’ordre intérieur, au cours de laquelle l’assemblée générale ordinaire doit avoir lieu. En cas de retard, le syndic inscrira votre point à l’ordre du jour de l’assemblée suivante. Si l’affaire est urgente et que suffisamment de copropriétaires vous soutiennent, vous pouvez aussi faire convoquer une assemblée générale particulière.
Convocation. Le syndic convoque les copropriétaires à l’assemblée générale par lettre recommandée, à moins qu’ils n’aient accepté de recevoir leur convocation via un autre moyen de communication. Sauf en cas d’urgence, la convocation est communiquée 15 jours au moins avant la date de l’assemblée. La convocation indique le lieu, le jour et l’heure auxquels aura lieu l’assemblée, ainsi que l’ordre du jour avec le relevé des points qui seront soumis à discussion et les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l’ordre du jour.
Coronavirus. La loi permet aussi que certaines décisions soient prises par écrit, à condition que ces décisions soient prises à l’unanimité. En outre, il n’est pas possible de prendre de cette manière des décisions qui doivent en fait être inscrites dans un acte authentique. Les assemblées générales qui doivent normalement avoir lieu jusqu’au 9 mars 2021 peuvent être reportées à la prochaine période de 15 jours, prévue par le règlement d’ordre intérieur, au cours de laquelle doit se tenir l’assemblée générale. Des décisions par écrit sont par ailleurs possibles lorsque la moitié des membres de l’association des copropriétaires participent au vote, pour autant qu’ils possèdent au moins la moitié des quotes-parts dans les parties communes. En outre, l’assemblée générale peut éventuellement aussi être suivie à distance si la convocation le prévoit.
L’assemblée générale des copropriétaires peut être convoquée non seulement par le syndic, mais aussi par des copropriétaires qui représentent ensemble 20 % des quotes-parts dans les parties communes. En tant que copropriétaire, vous avez le droit de faire inscrire des points à l’ordre du jour de l’assemblée. Faites-le au moins trois semaines avant la période, fixée dans le règlement d’ordre intérieur, au cours de laquelle l’assemblée doit avoir lieu. Pour autant qu’il y ait unanimité, des décisions peuvent aussi être prises par écrit. En raison du coronavirus, les assemblées générales qui doivent se tenir jusqu’au 9 mars 2021 peuvent être reportées d’un an. Les règles qui autorisent des décisions par écrit ont aussi été assouplies.
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Qui peut convoquer une assemblée générale et quand ?
Qui peut convoquer une assemblée générale et quand ?
https://www.snpc-nems.be/fr/content/qui-peut-convoquer-une-assembl%C3%A9e-g%C3%A9n%C3%A9rale-et-quand
L’assemblée générale et le syndic En principe, le syndic est chargé de convoquer les assemblées générales ordinaires et extraordinaires. La loi impose au syndic de tenir une assemblée générale ordinaire au cours de la période annuelle de 15 jours fixée par le règlement de copropriété. De même il convoquera une assemblée générale extraordinaire chaque fois qu’une décision urgente dans l’intérêt de la copropriété doit être prise (par exemple : travaux urgents aux parties communes à réaliser, …). Deux critères sont retenus par la loi : l’urgence et l’intérêt de la copropriété. La loi de 2010 stipule que la convocation doit indiquer l’endroit, le jour et l’heure auxquels l’assemblée aura lieu ainsi que l’ordre du jour. En ce qui concerne l’ordre du jour, le syndic doit y inscrire toutes les propositions écrites qu’il a reçues des copropriétaires, du conseil de copropriété ou des associations partielles dépourvues de la personnalité juridique, qu’il a reçues au moins 3 semaines avant le premier jour de la période au cours de laquelle l’assemblée générale ordinaire doit avoir lieu. Le syndic doit également communiquer à l’assemblée toute demande ou observation relative aux parties communes de l’immeuble et formulée par écrit par toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote aux assemblées ( par exemple un locataire) .
L’assemlée générale et les copropriétaires La loi accorde également le droit à un ou plusieurs copropriétaires possédant au moins un cinquième des quotes-parts dans les parties communes de demander au syndic par courrier recommandé de convoquer une assemblée générale pour statuer sur les points qu’il(s) souhaite(nt) mettre à l’ordre du jour. Le syndic doit donner suite à cette demande dans un délai de 30 jours et envoyer dans ce délai la convocation à l’assemblée générale extraordinaire. Si le syndic n’y donne pas suite dans les 30 jours de la réception de la demande, le ou les copropriétaires qui ont signé la demande pourra(ont) convoquer lui-même (eux-mêmes) l’assemblée générale. Un des copropriétaires peut également demander au juge de paix d’ordonner de convoquer une assemblée générale dans le délai qu’il fixe afin de délibérer sur les points qu’il demande, lorsque le syndic néglige ou refuse abusivement de convoquer l’assemblée. Ce recours est ouvert aux seuls copropriétaires et non aux tiers ou locataires. Le juge examinera le refus du syndic par rapport aux conditions dans lesquelles il est tenu d’organiser les assemblées générales ordinaires et extraordinaires. Si le juge déclare l’action recevable et fondée, il ordonnera au syndic de convoquer l’assemblée dans le délai qu’il fixe et en déterminant l’ordre du jour.
Date : 10/10/2017
