Le contrat du syndic de copropriété professionnel ou bénévole est obligatoire en Belgique

Que le syndic soit professionnel ou bénévole, les relations et ses missiosns doivent être définies par un contrat. Les dispositons et les missions définies par le code civil seront bien entendues impérative. Le contrat aura la vertu de confirmer le mandat, la durée, les honoraires. Sur ce dernier point, nous reviendrons bientot sur l'analysé de contrats de syndics professionnels: il y a souvent un forfait de base mais avec peu de missions et souvent beaucoup de frais complémentaires. Dans la désignation du syndic, la pluralité de devis doit pouvoir déterminer l'expertise, l'expérience mais aussi les frais réels de la mission donc le forfait de base et les suplléments: ce calcul fera souvent la différence (certains mettent très peu dans le forfait de base mais avec beaucoup de surcouts).

Aucun montant ne peut etre prévu si il n'est pas mentionné expressément dans le contrat.

‘Lorsqu’il est le fait d’un des copropriétaires de l’immeuble, il est le plus souvent exercé à titre gratuit mais rien n’empêche que le copropriétaire qui assume la fonction de syndic soit rémunéré. Il devra toutefois se soumettre aux obligations sociales et fiscales qui s’imposent aux travailleurs indépendant à titre complémentaires » Corinne Mostin, le Syndic de copropriété, Wolters Kluwer, 2019, page 63 et référence : Th.LITTANIE, « la fiscalité de la copropriété » in La copropriété forcée des immeubles ou groupes d’immeubles bâtis – bilans et perspectives 10 ans après l’entrée en vigueur de la loi du 30 juin 1994, Bruxelles, Bruylant, 2005, p.200.

Base légale

Art.577-8.<Inséré par L 1994-06-30/34, art. 2; En vigueur : 01-08-1995> § 1. Lorsqu'il n'est pas désigné par le [5 règlement d'ordre intérieur]5, le syndic est nommé par la première assemblée générale ou, à défaut, par décision du juge, à la requête de tout copropriétaire [1 ou de tout tiers ayant un intérêt]1 .

[5 Les dispositions régissant la relation entre le syndic et l'association des copropriétaires, et la rémunération y afférente, figurent dans un contrat écrit. Ce contrat comprend notamment la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Toute prestation non mentionnée ne peut donner lieu à une rémunération sauf décision de l'assemblée générale.]5

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§ 2. [2 Il est établi un règlement d'ordre intérieur par acte [3 sous signature privée]3. Le règlement d'ordre intérieur contient au moins :

1° les règles relatives au mode de convocation, au fonctionnement et aux pouvoirs de l'assemblée générale, ainsi que, le cas échéant, le montant fixé par l'assemblée générale en application de l'article 577-7, § 1er, 1°, c);

2° le mode de nomination d'un syndic, l'étendue de ses pouvoirs, la durée de son mandat et les modalités de renouvellement de celui-ci, les modalités du renom éventuel de son contrat, ainsi que les obligations consécutives à la fin de sa mission;

Article Pourquoi un contrat de syndic ?

https://www.snpc-nems.be/fr/content/pourquoi-un-contrat-de-syndic

Depuis 2010, la loi impose l’existence entre la copropriété et le syndic d’un contrat écrit. Rien de plus simple et de plus clair : consigner les droits et obligations de chaque partie dans une convention ainsi que les rémunérations y afférentes. Pourtant, des non-dits, des conditions financières peu explicites ou incomplètes ont persisté et restent source de litiges ! Avec la loi de 2018, le contrat doit dorénavant comprendre la liste des prestations sous forfait et la liste des prestations complémentaires et leurs rémunérations. Donc, un mot d’ordre : le contrat, rien que le contrat pour déterminer clairement le montant des honoraires et des frais à supporter. La nouvelle édition du contrat de syndic proposé par le SNPC est adaptée à la loi du 18.6.2018, tout en tenant compte des réalités économiques et des usages établis sur le terrain. C’est pour les associations de copropriétaires et les syndics une garantie d’ équilibre entre les intérêts des copropriétés en droit d’attendre légitimement que le syndic remplisse toutes ses missions légales pour un prix sans surprise, fixe et forfaitaire, et ceux des syndics qui doivent parfois remplir des tâches uniquement requises par un petit nombre et de manière ponctuelle. Et qu’on se le dise : une prestation non mentionnée dans le contrat ne pourra pas être rémunérée si elle n’a pas été préalablement approuvée par l’assemblée générale. Notre nouveau contrat de syndic est en vente dans notre boutique.

Article copropriété ejuris

http://www.copropriete-ejuris.be/contrat-de-syndic.shtml

Le contrat de syndic et ses applications

Précision : Le service juridique de copropriété-ejuris propose un projet de contrat de syndic actualisé sur base des nouvelles dispositions de la loi du 2 juin 2010. Ce projet présente en annexe les différentes prestations usuelles du syndic, ainsi que les prestations complémentaires généralement admises. Dorénavant, toutes les dispositions régissant entre le syndic et l'association des copropriétaires doivent figurer dans un contrat écrit, que le syndic soit professionnel ou bénévole (art. 577-8, §1er, alinéa 2. Si vous souhaitez commander notre nouveau contrat de syndic actualisé ou un conseil, vous pouvez contacter notre : service juridique. Chronique juridique Doctrine récente - Corinne Mostin : "Syndic judiciaire et syndic provisoire : quelle mission leur confier, qui désigner et comment asurer le contrôle de cette mission ? (RCDI 2009/3, p.19). - Marc-Philippe Tordoir : "Les obligations déontologiques spécifiques aux agents immobiliers syndic de copropriété" RCDI 2007/4, p. 10; - Marc-Philippe Tordoir : "Le contrat de syndic - Nature juridique et questions liées à la formalité du contrat" : RCDI 2007, p. 7; - M. Plessers : "Le syndic de copropriété organe légal de représentation de l'association des copropriétaires en justice" Cah. dr. Immo 2000, liv. 6,9-13; Le contrat de syndic L'existence d'un contrat de syndic est primordiale pour la bonne gestion d’une copropriété, il faut en effet bien préciser les différentes missions administratives, techniques et financières qui seront confiées au syndic. Ainsi le contrat devra prévoir l’énumération des différentes tâches usuelles et complémentaires, leur rémunération (forfait, régie, combinaison de divers critères), les modalités de différentes tâches, la durée du contrat, la fixation d’une éventuelle indemnité de révocation. Toutes ces conditions proposées devront être examinées avec la plus grande attention. Il ne s’agit donc pas d’un contrat d’adhésion ou toutes les conditions sont imposées, le contrat de syndic est un contrat qui doit se négocier. Ainsi l’assemblée générale peut confier à un tiers (un copropriétaire, un collège de copropriétaires ou au conseil de copropriété) une mission ayant pour objet de recueillir et de mettre en concurrence différentes offres de gérance de plusieurs candidats-syndic en vue d'établir une synthèse comparative. Il appartiendra par la suite à l’assemblée générale des copropriétaires d'examiner cette synthèse comparative et de débattre du contenu des différentes tâches proposées et de leur coût. Un fois le syndic nommé, cette nomination peut être encore conditionnée à la renégociation d’un ou plusieurs points non détaillés dans l’offre, dans ce cas l’assemblée générale désignera un mandataire spécial (un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil de copropriété), qui sera chargé de finaliser et de signer le contrat définitif avec le syndic désigné en assemblée générale. Il existe des syndics non professionnels (dit bénévoles) et des syndics professionnels. Il faudra également examiner si les statuts de l'immeuble n'exigent pas la présence d'un syndic professionel. L'article 577-4, §1er, alinéa 3, 4° du Code civil stipule que le règlement de copropriété doit comprendre "le mode de nomination d'un syndic". Lorsque le syndic est un professionnel, il doit obligatoirement souscrire à des principes éthiques, c'est une garantie de professionnalisme : " Les normes du Code de déontologie de l'institut professionnel des agents immobiliers contraignent le syndic professionnel à adapter dans la gestion de la chose commune une attitude "légaliste" empreinte du respect strict des dispositions impératives de la loi sur la copropriété, des statuts de la copropriété et des termes de son contrat. La déontologie définit aussi l'attitude attendue du syndic au sein de la copropriété, tant par son devoir de neutralité, de collaboration avec le Conseil de gérance et l'éventuel syndic provisoire que d'information à l'égard de l'association " (extrait de M-P. Tordoir). Avec les nouvelles dispositions de la loi du 2 juin 2010, les missions du syndic sont plus étendues et mieux définies, ce qui profesionnalisent un peu plus la fonction du syndic. Il est donc indispensable de les prévoir toutes dans l'établissement du contrat de syndic. Le syndic : organe essentiel Le syndic est incontestablement l'organe essentiel dans le fonctionnement de la copropriété, dont on sait que sa présence est légalement obligatoire. Cette obligation peut être suspendue que si la nature des biens peut le justifier et que tous les copropriétaires s'accordent sur cette dérogation (art. 577-3, alinéa 1, in fine). On entend par nature du bien une copropriété comprenant peu de lots, ou une copropriété comprenant des lots peu structurés (ex. garages) et dont la structure sociétale telle que définie dans la loi du 30 juin 1994 serait considérée comme trop lourde, compte tenu de la simplicité des problèmes à régler. Mise à part cette dérogation légale, on constate souvent dans certains immeubles, l'absence totale de toute organisation légale d'association des copropriétaires et donc de syndic. Une telle situation peut s'avérer problématique pour la gestion de l'immeuble, mais également pour les tiers qui, en l'absence de syndic, ne pourront s'adresser à aucun interlocuteur valable. Dans les petites copropriétés, on nomme régulièrement un copropriétaire comme syndic non-professionnel, ce syndic est souvent bénévole. Dans les moyennes et grandes copropriétés, un syndic professionnel semble incontournable compte tenu de la complexité des taches à accomplir. Ils doivent d'ailleurs faire partie de l'Institut professionnel des agents immobiliers, et à ce titre respecter un certain code éthique. Le syndic est nommé par l’assemblée générale à la majorité absolue des copropriétaires présents ou représentés (Voir article 577-6, §8). L’assemblée ne peut déléguer son pouvoir de nomination à un copropriétaire ou au conseil de copropriété. Il s’agit en effet d’une compétence exclusive et spéciale de l’assemblée générale. Un fois le syndic nommé par l'assemblée générale, un contrat de syndic doit être signé (Nouvel article 577-8, §1er, alinéa 2), afin de formaliser toutes les modalités qui ont été négociées avec le syndic. Ce contrat est soit signé à la réunion de l'assemblée générale, soit l'assemblée générale confie cette tache au conseil de gérance. Dans certaines situations prévues légalement (art. 577-8, §1er et §7), le juge de paix peut être amené à désigner un syndic judiciaire ou provisoire. La mission du syndic ainsi désigné par le juge varie en fonction de chaque situation. Mais très souvent, lorsque le juge accepte une telle demande, elle se limite à une situation transitoire, en vue de permettre à l'assemblée générale de nommer le syndic dans de meilleures conditions. Dès sa nomination par l’assemblée, le président avec les assesseurs signent la convention de syndic. Si cette convention doit encore faire l'objet d'une transcription écrite, l'assemblée peut mandater le conseil de gérance pour la signature du contrat. Si le contrat ne peut être signé à la réunion de l'assemblée, il est vivement recommandé d’annexer au procès verbal de nomination, l’offre du syndic reprenant les conditions générales et particulières, telles qu'elles ont été acceptées. On rencontre toutefois des pratiques professionnelles très différentes d'une copropriété à l'autre. Certains syndics exercent leur fonction sur base d’une décision de l’assemblée générale, en l’absence de tout contrat signé. Ce système est aujourd'hui réprimé par la loi du 2 juin 2010, qui exige la signature d'une convention, et donc d'un instrumentum. D’autres syndic sont nommés par l’assemblée sur base d’une offre qu’ils ont déposée, soit unilatéralement ou soit en réponse à un cahier des charges établi par le conseil de copropriété. Il serait sage d'indiquer comme préambule au contrat de syndic : - Vu la décision de l'assemblée générale du ....de nommer Monsieur.... en qualité de syndic de l'association des copropriétaires de la Résidence.... - Vu les conditions générales et particulières acceptées par l'assemblée générale ; - Vu la décision de l'assemblée génnérale de mandater Monsieur... en qualité de mandataire de l'association, en vue de rédiger le document conventionnel ci-dessous; (...) Le statut du syndic Avant de procéder à la nature du contrat de syndic, il convient d’examiner le statut juridique du syndic. On peut lire dans les dispositions de la loi, que le législateur désignait le syndic tantôt de mandataire et tantôt d’organe de l’association des copropriétaires. Ce statut d'organe de l'association, quoique inscrit dans la loi de 1994, a été réellement consacré par un arrêt de la Cour de cassation du 5 octobre 2000: “quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est l’organe de représentation générale en justice de l’association des copropriétaires”. Ce statut d'organe a également été reconnu par le Service Fédéral des finances dans une circulaire Circulaire n° 13 dd. 20.09.1995, précisant ainsi que le syndic en sa qualité d'organe exerce des fonctions non-asujetties à la tva. Il est vrai que l’association des copropriétaires, comme toute personne morale, ne peut fonctionner que par l’intermédiaire ses organes légaux, l’assemblée générale et le syndic, chacun dans le cadre de ses attributions. Comme le souligne Marc-Philippe Tordoir, la capacité juridique de l’association des copropriétaires se réalise au travers de son syndic et de l’assemblée générale, ils en constituent la structure de l’association. L’organe est ainsi la personne ou le collège qui dans l’organisation de l’association remplit une fonction de gestion de représentation. Mais, il s’agit également d’un mandat légal. Patrick Wéry dans le répertoire notarial qualifie le mandataire légal, comme une personne investie d’un pouvoir de faire quelque chose, et plus exactement de réaliser un acte juridique. De Page précise que le mandat légal est soumis aux mêmes règles de droit commun, mais également à des règles particulières quant à sa désignation (nomination), quant à la durée du mandat, quant aux incapacités, ses compétences. Pourquoi faire une telle distinction ? Parce que le syndic en sa qualité d’organe n’est pas qu’un simple mandataire de la personne morale « association des copropriétaires », mais il s’identifie et représente l’association dans le cadre de ses fonctions légales. La faute de l’organe devient la faute de la personne morale. Toutefois, à la différence de ce qui existe en matière de société commerciale, la loi n’attribue pas au syndic un pouvoir général de gestion dans les affaires courantes mais des pouvoirs définis restrictivement (art. 577-8, §4). En général, le mandataire répondre de ses actes dans l’ordre interne devant l’assemblée générale, par un vote de décharge (le quitus), et dans l’ordre externe, il devra répondre en sa qualité d’organe de l’association, mais uniquement dans l’exercice des pouvoirs qui lui ont été confiés par la loi. La nature du contrat de syndic On peut définir le contrat de syndic comme un mandat légal, en effet la plupart de ses missions sont convenues par la loi (ses attributions, son mode de désignation, sa durée, son pouvoir de représentation), et comme un mandat conventionnel puisque les parties peuvent convenir des attributions complémentaires aux missions légales. Le syndic peut être désigné dans le cadre d'un mandat judiciaire par décision du tribunal. L’objet du contrat de syndic est une obligation générale de poser un ensemble d’actes dans le cadre de la gestion de la copropriété, à savoir la conservation et l’administration de l’immeuble. Mais si le mandat présente une obligation de faire, le syndic a également des obligations de ne pas faire. Dans le cadre de son pouvoir de représentation au sein de la copropriété, le syndic agit au nom et pour le compte de l’association des copropriétaires. Comme mandataire, le syndic sera responsable de sa gestion à l’égard des propriétaires et des tiers. S’il s’agit de nommer un syndic non-professionnel bénévole, la décision de l’assemblée générale suffit, mais depuis la loi du 2 juin 2010, il faudra formaliser la décision dans un écrit. Le syndic désigné se limitera à effectuer la mission légale telle qu’elle est prévue aux dispositions de l’article 577-8, §4. Il s’agira de réaliser les pouvoir édictés par la loi de façon impérative et représentant le socle intangible auquel ni le règlement de copropriété, ni d’ailleurs par un quelconque contrat. Lorsqu’il s’agit de nommer un syndic professionnel, un document contractuel s’impose afin de bien circonscrire toutes les attributions du syndic, celles qui rentrent dans le cadre de sa mission légale en sa qualité de mandat légale et celles qui sont complémentaires en sa qualité de mandat conventionnel pour lequel des frais supplémentaires devront intervenir. On peut résumer les missions légales, pour lesquelles aucun contrat n’est nécessaire, et qui seront d’application d’office quels que soient les dispositions contractuelles ou statutaires prévues : - la durée du mandat ne pouvant excéder à 3 ans [L. du 2 juin 2010]. - convoquer l’assemblée générale conformément à la période fixée par le règlement de copropriété [L. du 2 juin 2010]. - de consigner les décisions de l’assemblée générale ; - d’exécuter et de faire exécuter les décisions ; - d’accomplir tous actes conservatoires et tous actes d’administration - d’administration les fonds de l’association des copropriétaires - de représenter l’association des copropriétaires tant en justice que dans la gestion des affaires communes - de fournir le relevé des dettes visées à l’article 577-11, §1er - de communiquer à toute personne occupant l’immeuble en vertu d’un droit personnel ou réel mais ne disposant pas du droit de vote à l’assemblée générale, la date des assemblées afin de lui permettre de formuler par écrit ses demandes ou observations relatives aux parties communes qui seront à ce titre communiquées à l’assemblée ; Complémentairement aux missions légales, s'il syndic effectue des actes complémentaires comme - organisation d'assemblée statutaire ; - la commande de fourniture; - la déclaration d'accident ou de sinsitre ; - la gestion du personnel ; - la signature aux comptes ; - l’application du règlement d’ordre intérieur ; - modalités de résolution, de démission et de récusation ; il effectue également tout un ensemble d'actes dits matériels et intélectuels, comme : - la surveillance et le contrôle des parties communes ; - l'archivage de tous les documents de la copropriété et leur consultation; - présence aux heures ouvrables du secrétariat du syndic ; - le contrôle de l'exécution des réparations d'entretien; - la gestion des sinistres ; - réunion avec l'avocat et préparation des dossiers litgieux ; Ainsi, le syndic à l’instar des agents immobilier, est également dans une certaine mesure un prestataire de service.-------------------------------------