Abus des syndics en Belgique : les pièges des contrats mal définis, surfacturations et conseils pour un contrat de syndic transparent et adapté à vos besoins

Des variables dans le contrat de syndic inadaptées aux besoins de la copropriété

'Le syndic est tenu de préciser dans son contrat plusieurs variables qui doivent être incluses dans les honoraires de base. Il s’agit du nombre de visites de la copropriété assurées par le syndic, ainsi que la plage horaire et la durée de l’assemblée générale. De plus, même si le contrat type réglementaire présente les réunions du conseil syndical avec le syndic comme optionnelles, cette indication devra impérativement être précisée. Et pour cause, il est indispensable que le contrat prévoie au minimum deux réunions entre le conseil de coprorpriété et le syndic, ne serait-ce que pour contrôler les comptes de la copropriété et pour établir l’ordre du jour et le budget prévisionnel. La détermination de ces variables doit se faire en fonction des habitudes historiques de la copropriété et de ses besoins.'

Voici donc les abus les plus récurrents en matière de variables dans les contrats des syndics

Principaux abus Arc. Les abus des syndics en copropriété (French Edition) (p. 62). Vuibert. Kindle Edition (modifie pour la Belgique) – Un nombre de visites prévu au contrat sous-dimensionné ou surévalué par rapport aux besoins réels de la copropriété. – Absence dans le contrat de réunions entre le syndic et l’assemblée générale et/ou le conseil de copropriete un nombre ne correspondant pas aux besoins de la copropriété. – Des réunions du syndic avec le l’assemblée générale et/ou le conseil de copropriete prévues uniquement pendant les heures ouvrables, ce qui est souvent incompatible avec les disponibilités des copropriétaires qui sont en activité. – Une assemblée générale prévue pendant les heures ouvrables alors qu’historiquement elle se tient toujours en soirée, ce qui permet au syndic de facturer des heures supplémentaires.

Principaux abus supplémentaires relevés par copropriété Belgique - Une surfacturation des syndics pour consulter les dossiers et les pièces comptables de l’assemblée générale d’autant plus en 2023 avec l’informatique - Une surfacturation pour l’accomplissement de certaines missions dévolues comme les missions légales par le code civil - Une surfacturation excessive pour l’organisation d’assemblée générale extraordinaire et dont le prix n’est pas forfaitaire - Une surfacturation pour les visites du commissaires aux comptes - Une surfacturation pour des archives et frais de gestion administrative

Préconisation contre les abus des syndics sur le flou et les variables du contrat de syndic

'Face à cette stratégie, il est essentiel de s’assurer que le contrat répond aussi bien aux besoins de la copropriété qu’à ceux du conseil de copropriété et l'assemblée générale. Pour cela, le conseil de copropriété, l'assemblée générale devra étudier les pratiques de la copropriété au cours des trois dernières années afin de déterminer les variables minimums à introduire au contrat. '

Préconisations de l’ARC

Arc. Les abus des syndics en copropriété (French Edition) (p. 63). Vuibert. Kindle Edition.

– Avant de mettre en concurrence les syndics, préciser les variables qui doivent être incluses au forfait de base. Exemple : la tenue d’une assemblée générale pour une durée de trois heures entre 19 h et 22 h, cinq visites de l’immeuble et trois réunions du conseil de copropriété ou assemblée générales

– Imposer que les visites de l’immeuble se fassent en présence de l’un des membres du conseil de copropriete et en particulier du président, évitant ainsi la comptabilisation de fausses visites.

– Imposer que, pour chaque visite de l’immeuble assurée par le syndic, soit rédigé un rapport surtout si la présence du président de l'assemblee generale n’est pas obligatoire

– Même si le syndic professionnel précise que les réunions du conseil de copropriété sont optionnelles, imposer qu’elles soient intégrées dans les honoraires de base en déterminant un nombre minimum pour les moyennes et grandes copropriétés

- Prévoir des réunions du syndic avec le conseil de copropriété et des AG en dehors des heures ouvrables.