Décomptes de charges de copropriété: attention aux surplus, aux montants, erreurs, aux clauses, aux indexations, calculs erronés...

Astuce pratique: vous recevez votre décompte. Vous prenez les décisions d'assemblée générale et les différents contrats, vous allez voir les comptes, les factures, retards de paiement... Si des dépenses ne sont pas prévues par décision d'assemblée générale de manière précise ou dans les différents contrats souscrits par la copropriété, demandez des explications et contestez votre décompte. Et ne votez pas le compte, ni la décharge au commissaire aux comptes et ni au syndic à l'assemblée générale tant que le problème n'est pas résolu. Vous avez 4 mois pour introduire une annulation de la décision sur le compte, les décomptes, les factures aupres du Juge de paix.... et vous pouvez introduire directement une conciliation judiciaire gratuite aupres du Juge de paix.

Comme nous l'avons déjà mentionné, il n'est pas rare de voir des décomptes de copropriété avec des surplus d'honoraires parfois prévus par le contrat et non prévus par assemblée générale. Seules les dépenses prises en assemblées générales et non contestées peuvent se trouver sur le décompte individuel.

Le contrat qui lie la copropriété, et donc les copropriétaires indirectement, doit définir de manière exhaustive et précise les dépenses pouvant être imputées légalement. Force de constater que souvent les syndic présentent leur entreprise avec un forfait de base bas mais avec beaucoup de suppléments (forfait de base, donc vraiment le strict minimum et avec des suppléments salés), ou rajoutent des dépenses non prévues en assemblées générales (d'ou l'importance du budget prévisionnel et d'une AG efficace), ou indexent des montants pas au bon moment.... Demandez bien une pluralité de devis: parfois les devis vont de simples au double (et c'est une obligation légale) et les collusions d'intérêts sont nombreux. Le travail d'un commissaire aux comptes peut etre crucial aussi car les syndics peuvent cacher certaines choses. Bientot nous présenterons un décompte de la sorte avec les anomalies. Donc faites attention aux charges suprises, aux dépenses irrégulières de votre syndic.... demandez de explications, cela peut entrainer des conséquences et des procédures.

Lorsque les dépenses et les compte sont contestés, les juges devraient verifier materiellement les factures et la comptabilite en demandant reellement les pieces pour conclure en connaissance de cause le regularite des comptes et des dépenses dues et indues.

« La vérification du décompte individuel peut être effectuée par le Juge qui appréciera si le décompte individuel est conforme aux décisions adoptées » M. Wahl, le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p.209. Certains syndics et avocats donnent peu la consultation de la comptabilite d'initiative, tout en sachant que les juges ne vérifient pas spécialement la matérialité des factures et de la comptabilite sur base d'éléments probants et de décisions d'assembléees générales précises fixant les conditions administratives et financieres. En effet, en outre du non respect de la loi sur le recouvrement amiable, deux jugements récents de la Juge de paix de Wavre et du tribunal de premiere instance du Brabant wallon 21/739 A du 5 octobre 2022 se sont prononcés sur la réalite de decomptes et de factures contestées sans avoir les factures contestées et sans PV signé de l'ag.

Pourtant, 'suivant les principes, toute créance, en ce compris la créance de la copropriété a l'egard d'un copropriétaire, doit etre prouvée par un écrit, en application de l'article 1341 de l'ancien Code civil et ne peut l'etre par les documents établis par le syndic, qui n'ont pas recu l'approbation de l'assemblée générale. Si le principe de la contribution aux charges des copropriétaires est acquis conformément aux dispositions légales et aux statuts, la valeur probante des documents comptables résulte de l'approbation des comptes, qui confere un caractere certain a la créance de charges et la rend exigible'. C. Mostin, L’absence d’approbation des comptes, à défaut d’avoir pu organiser une assemblée générale, en raison de la crise sanitaire, empêche-t-elle le recouvrement judiciaire des charges de copropriété ?, Federia, 21 mars 2022, https://www.federia.immo/fr/thematiques/2022-03-21-l-absence-d-approbation-des-comptes-a-defaut-d-avoir-pu-organiser-une-assemblee-generale-en-raison-de-la-crise-sanitaire-empeche-t-elle-le-recouvrement-judiciaire-des-charges-de-copropriete

Article 1.

Les charges ‘surprises’ de copropriété lors de l’achat d’un appartement …

https://www.snpc-nems.be/fr/content/les-charges-%E2%80%98surprises%E2%80%99-de-copropri%C3%A9t%C3%A9-lors-de-l%E2%80%99achat-d%E2%80%99un-appartement-%E2%80%A6#:~:text=Lorsque%20vous%20avez%20acquis%20un,un%20autre%20mode%20de%20r%C3%A9partition). Nous sommes parfois consultés par des nouveaux propriétaires surpris du montant mensuel ou trimestriel des charges qui leurs sont réclamées par le syndic… Rappel Lorsque vous avez acquis un appartement dans une copropriété, vous devez participer aux charges de la copropriété en principe au prorata de vos quotités (sauf exception prévue par l’acte de base qui peut stipuler que certains types de charges bien définies sont partagés suivant un autre mode de répartition). Dans la procédure de vente d’un bien dans une copropriété, la loi précise qu’une série d’informations devra être transmise au candidat acquéreur. Ainsi, le vendeur devra d’abord fournir un certificat de performance énergétique relatif au bien vendu ainsi qu’une attestation de contrôle de l’installation électrique. Le vendeur (souvent par l’intermédiaire de son notaire) devraégalement demander au service d’urbanisme de la commune un certificat d’urbanisme. Enfin, outre ces documents obligatoires, le notaire instrumentant, l’agent immobilier ou le vendeur devront – avant la signature du compromis de vente, de l’offre d’achat ou de la promesse d’achat – demander au syndic de lui transmettre certains informations et documents. Documents émanant du syndic AVANT la signature du compromis Les informations et documents à transmettre par le syndic au vendeur ou son représetnatnt sont les suivants :

• le montant du fonds de roulement et de réserve ;

• le montant des arriérés éventuels dus par le vendeur ;

• la situation des appels de fonds, destinés au fonds de réserve et décodés par l’AG avant la date certaine du transfert de propriété ;

• le relevé des procédures judiciaires en cours ;

• les PV des AG des trois dernières années ;

• les décomptes périodiques des charges des deux dernières années ;

• une copie du dernier bilan approuvé par l’AG.

Ces informations doivent être communiquées par le syndic dans les 15 jours de la demande et les frais de transmission de ces informations sont à charge du vendeur. Ces informations doivent bien sûr être transmises au candidat acquéreur ! Documents émanant du syndic APRES la signature du compromis Après la signature du compromis et au moins 30 jours avant la signature de l’acte authentique, le notaire instrumentant demande au syndic une nouvelle série d’information et les transmets au candidat acquéreur. Ces informations sont les suivantes :

• le montant des dépenses de conservation, d’entretien, de réparation et de réfection décidées par l’AG ou le syndic avant la date certaine du transfert de propriété, mais dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date car s’il s’agit de dépenses à caractère exceptionnel elles seront à charges de l’acquéreur ;

• un état des appels de fonds approuvés par l’AG avant la date certaine du transfert de propriété et le coût des travaux urgents dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;

• un état des frais liés à l’acquisition de parties communes, décidées par l’AG avant la date certaine du transfert de propriété, dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;

• un état des dettes certaines dues par l’association des copropriétaires à la suite de litiges nés avant la date certaine du transfert de propriété, dont le paiement est demandé par le syndic postérieurement à cette date ;

• les documents demandés au syndic avant la cession s’ils n’ont pas encore été transmis à l’acheteur.

Informations à consulter ! Ainsi en examinant tous les documents transmis par le syndic, et pour autant que ces documents soient corrects et reflètent exactement la situation de la copropriété, un candidat acheteur pourra déjà se faire une bonne idée des charges qu’il aura à payer mensuellement ou trimestriellement après son achat et en tenir compte dans son budget personnel. Notons également qu’après la vente, le syndic devra encore répartir certains types de charges entre le vendeur et l’acheteur. Ainsi une distinction devra se faire entre les charges ordinaires et les autres types de dépenses :

• les charges ordinaires, c’est-à-dire les dépenses périodiques récurrentes (entretien, assurances, gérance, consommations,..) seront réparties entre le vendeur et l’acquéreur « prorata temporis » ;

• les dépenses à caractère plus exceptionnel qui sont connues à la date certaine du transfert de propriété mais dont le paiement ne sera demandé qu’après cette date seront à charge de l’acquéreur ;

• les charges extraordinaires et les appels de fonds décidés par l’AG tenue entre la signature du compromis et la passation de l’acte authentique seront supportés par l’acquéreur s’il disposait d’une procuration pour assister à cette AG.

article:2 La fin des commissions occultes des syndics de copropriété?

Conseil: lisez bien votre contrat, vos relevés et la loi! Des syndics aiment bien rajouter des frais supplémentaires sans aucune décision et non prévu contractuellement. https://www.rtbf.be/info/economie/detail_la-fin-des-commissions-occultes-des-syndics-de-copropriete?id=9883136 Pendant des années, le métier de syndic, chargé de la gestion de copropriété a souffert d'une très mauvaise réputation, à cause, notamment, des commissions occultes versées au syndic. Concrètement, ce dernier touche une commission -à l'insu des copropriétaires- de la part d'un fournisseur de mazout, d'un entrepreneur, d'un expert… Et plus généralement de n'importe quel fournisseur de services. Une pratique de pillage des copropriétaires, qui fausse le marché des honoraires des syndics. Newsletter info Recevez chaque matin l’essentiel de l'actualité. Pour afficher des tarifs moins élevés Parce que toucher des commissions occultes, consiste à se rémunérer de manière déguisée. Ce qui permet d'afficher des tarifs officiels plus attractifs. Yves Van Ermen, ancien président de l'institut professionnel des agents immobiliers, institut chargé du respect de la déontologie dans le métier, reconnaît la réalité du problème : "Ce genre de personnage qui touche des commissions, peut ainsi présenter des honoraires plus réduits et encourager les propriétaires à le choisir plutôt qu’un autre. Cela ne signifie pas que tous ceux qui travaillent avec des bas prix prennent des commissions, mais il faut être réaliste, et se rendre compte que le syndic doit vivre de ses honoraires, et que pour des honoraires vraiment très bas, il faut être attentif." Il y a eu, depuis 2015, un grand nettoyage dans la profession. Les poursuites aux pénal ont été étendues et toutes les personnes poursuivies ont été radiées. De même que les fournisseurs de mazout ou les entrepreneurs concernés pour corruption privée. Mais les commissions occultes n’ont pas disparu pour autant. Des dossiers sont toujours en cour commente Yves Van Ermen : "Ces pratiques sont en train de disparaître, mais elles existent toujours, il ne faut pas être naïf, car sinon, elles vont revenir tout aussi vite. Il faut donc continuer les contrôles". Une nouvelle loi avant la fin de l’année Des contrôles qui restent compliqués, puisque ces commissions se font sous le manteau et que prouver un fait de corruption devant un tribunal est souvent difficile. Raison pour laquelle une nouvelle loi sur la copropriété est en cours de gestation. Elle devrait entrer en vigueur à la fin de l'année. Le texte va dans le sens de la transparence des honoraires. Tout devra être fixé, défini dans un contrat, et toutes les commissions supplémentaires devront faire l'objet d'un accord. Le reste sera, automatiquement considéré comme commission occulte. Cette transparence ira aussi dans le sens d'une meilleure lisibilité des honoraires pour les copropriétaires. Ce qui ne pourrait pas faire de tort.

NB Copropriété Belgique: la nouvelle loi ici citée précédemment n'a pas eu lieu :-)