Procès-verbal de l'assemblée générale de copropriété en Belgique : exigences légales, annexes obligatoires et valeur juridique

Le procès-verbal d’assemblée générale en Belgique : exigences juridiques, annexes et valeur probante

Le procès-verbal (PV) d’assemblée générale est un document fondamental dans la vie juridique des sociétés, ASBL et copropriétés en Belgique. Il conditionne la validité, la force probante et l’opposabilité des décisions prises collectivement. Pour garantir sa valeur juridique, le PV doit répondre à des exigences strictes de forme, de contenu et d’annexes.

1. Cadre légal et portée du procès-verbal

En Belgique, la rédaction d’un PV d’assemblée générale est obligatoire les associations et les copropriétés. Ce document atteste des discussions, des votes et des décisions adoptées. Sa force probante dépend du respect des règles du du Code civil pour la copropriété

Le PV est conservé au siège social de la société ou de l’association, et il est opposable aux membres, aux tiers et à l’administration fiscale

2. Contenu obligatoire du procès-verbal

Pour avoir une véritable valeur juridique, le PV doit comporter :

• Date, heure et lieu de l’assemblée

• Dénomination complète de la société ou de l’association

• Liste des personnes présentes, représentées et excusées, avec indication des pouvoirs et procurations vérifiés et annexés

• Composition du bureau (président, secrétaire, scrutateurs)

• Ordre du jour détaillé, correspondant à la convocation

• Résumé des débats et des interventions principales

• Résolutions votées, avec mention du résultat détaillé des votes (pour, contre, abstentions) et, le cas échéant, l’identité des membres ayant voté contre ou s’étant abstenu

• des résolutions claires avec l'objet, les engagements contractuels et financiers de la décision

• Remarques, oppositions ou réserves émises par les membres

• Liste des pièces jointes (voir ci-dessous)

• Signature du président, du secrétaire et, pour la copropriété, de tous les copropriétaires ou mandataires encore présents à la fin de la séance. Un PV non signé est sans valeur juridique

3. Annexes obligatoires au procès-verbal

Pour garantir la force probante du PV, il est impératif d’y annexer :

• La convocation à l’assemblée, avec preuve d’envoi (accusé de réception, e-mail, etc.) et ordre du jour complet

• La feuille de présence, dûment signée par tous les participants ou leurs mandataires

• Les procurations reçues, datées et signées

• Les rapports soumis à l’assemblée : rapports de gestion, de commissaires, d’experts, comptes annuels, etc

• Les documents ayant servi de base aux décisions (projets de résolution, documents financiers, études, expertises, correspondances, etc.)

• Les supports de vote (bulletins, résultats détaillés)

• Tout document ayant fait l’objet de discussion ou ayant étayé une décision (correspondances, avis juridiques, etc.)

• Addenda ou corrections éventuelles, approuvées par les signataires du PV lors d’une AG ultérieure

  
  

4. Formalités de signature et conservation

• Signature :

  • Le PV doit être signé séance tenante par le président, le secrétaire et, en copropriété, tous les copropriétaires ou mandataires présents à la clôture

  • Les signatures électroniques sont admises si elles garantissent l’authenticité du document

• Conservation :

  • Le PV et ses annexes doivent être conservés aussi longtemps que la société, l’association ou la copropriété existe

  • En copropriété, le syndic doit consigner le PV dans le registre officiel et le transmettre à tous les copropriétaires dans les 30 jours suivant l’AG.

5. Conséquences de l’absence ou de l’insuffisance du PV

Un PV incomplet, non signé ou dépourvu de ses annexes obligatoires :

• Peut voir sa valeur probante fortement réduite, voire inexistante

• Expose les décisions à la contestation et, le cas échéant, à la nullité par le juge

• Entraîne des risques de responsabilité pour les dirigeants ou le syndic

6. Bonnes pratiques pour garantir la valeur juridique du PV

• Rédiger le PV en séance, relu et approuvé immédiatement

• Annexer systématiquement tous les documents de convocation, rapports, feuilles de présence, procurations et pièces discutées

• Faire signer le PV par toutes les personnes requises selon la loi et les statuts

• Conserver l’original et ses annexes dans le registre officiel

• Communiquer le PV dans les délais légaux aux membres et copropriétaires

Annexes obligatoires au procès-verbal d’assemblée générale de copropriété en Belgique

Pour garantir la valeur juridique probante du procès-verbal et la transparence des décisions, il est indispensable d’y joindre, en annexe, l’ensemble des documents suivants :

• La convocation à l’assemblée, avec l’ordre du jour complet et la preuve d’envoi à tous les copropriétaires

• La feuille de présence, signée par tous les copropriétaires ou leurs mandataires présents

• Les procurations, datées et signées, pour les copropriétaires représentés

• Le rapport du syndic, qui détaille la gestion de l’exercice écoulé et les points importants pour la copropriété

• L’avis du commissaire aux comptes (ou du vérificateur aux comptes, si désigné), qui contrôle la véracité et la régularité des comptes présenté

• Les comptes annuels de la copropriété, détaillant toutes les recettes et dépenses, à approuver par l’assemblée.

• Les décomptes individuels pour chaque copropriétaire, établis sur la base des comptes approuvés en AG, permettant à chacun de vérifier sa quote-part et la régularité des appels de fonds

• Le budget prévisionnel du fonds de roulement et le budget prévisionnel pluriannuel du fonds de réserve, préparés par le syndic et soumis à l’approbation de l’assemblée, conformément à la législation récente

• Le rapport annuel d'évaluation des contrats de fournitures régulières

• Tout document ayant servi de base à une décision ou ayant fait l’objet de discussion lors de l’assemblée (correspondances, expertises, rapports techniques, devis, etc.)

• les cas échéant, les bulletins de vote ou relevés des votes, pour assurer la transparence des résultats

Synthèse

La présence de ces annexes est essentielle : elles permettent de démontrer que la procédure de convocation, la transparence comptable et la conformité des décisions ont bien été respectées. L’absence ou l’insuffisance de ces pièces peut entraîner la contestation, voire la nullité, des décisions prises en assemblée générale.

Un procès-verbal complet et accompagné de toutes ses annexes est la meilleure garantie de sécurité juridique pour la copropriété, les copropriétaires et les tiers (notaires, acheteurs, tribunaux, etc.

La validité juridique et la force probante du procès-verbal d’assemblée générale reposent sur le respect scrupuleux des exigences légales : contenu détaillé, annexes complètes, signatures requises et conservation rigoureuse. Un PV complet et bien documenté protège la sécurité juridique des décisions collectives et limite les risques de contestation ou de nullité