Ces outils sont-ils gratuits ?

Oui. Les trois outils sont téléchargeables librement en PDF et en Word, sans inscription. Rien de ce que vous tapez dans les tableaux de cette page n'est enregistré ni transmis.

Comment comparer correctement deux offres de syndic ?

En comparant un scénario annuel identique, et pas seulement les forfaits : une assemblée extraordinaire, un nombre réaliste de visites et de demandes facturables, puis une seconde ligne pour une année avec chantier. Le contrat écrit doit indiquer les prestations comprises dans le forfait et le prix des prestations complémentaires (art. 3.89, § 1er du Code civil).

Que doit contenir le dossier de financement soumis au vote ?

Le coût complet (devis, étude technique, honoraires du syndic pour le chantier, permis et assurances, provision pour imprévus), le prélèvement sur le fonds de réserve et son solde résiduel, les primes confirmées, le montant restant à appeler, la clé de répartition, le montant par lot et le calendrier des appels de fonds.

Outils pratiques de copropriété

Q: Le syndic est-il obligé de tenir un suivi des décisions d'assemblée générale ?

La loi ne lui impose pas de format particulier, mais elle lui impose d'exécuter et de faire exécuter les décisions de l'assemblée générale (art. 3.89 du Code civil). Le conseil de copropriété veille à la bonne exécution de ses missions et peut demander un état d'avancement (art. 3.90). Un tableau de suivi est la forme la plus simple de cette reddition de comptes.

Trois outils gratuits pour préparer les décisions et suivre leur exécution : un tableau de suivi des décisions d’assemblée générale, une grille de comparaison des contrats de syndic et une fiche de préparation du financement des travaux. Chacun est présenté avec un exemple rempli, un modèle vierge à compléter en ligne et un téléchargement en PDF et en Word. Rien de ce que vous tapez sur cette page n’est enregistré. Trois simulateurs complètent la boîte à outils : quorum et majorités en assemblée générale, fonds de réserve de 5 %, répartition des charges lors d’une vente.

Trois simulateurs en ligne

Ils calculent directement dans votre navigateur. Aucune donnée n’est collectée, enregistrée ni transmise.

Trois outils à télécharger

Outil 1

Tableau de suivi des décisions de l’assemblée générale

Pour le syndic, le conseil de copropriété et les copropriétaires. Entre deux assemblées, il répond à la seule question qui compte : qu’est-il advenu de ce que nous avons voté ?

Le syndic doit exécuter et faire exécuter les décisions de l’assemblée générale (art. 3.89 du Code civil) ; le conseil de copropriété veille à la bonne exécution de ses missions et rend compte chaque année (art. 3.90). La loi n’impose aucun format : ce tableau est simplement la forme la plus courte de cette reddition de comptes. Joignez-le à la convocation de l’assemblée suivante : une décision suivie ligne à ligne ne se rediscute pas en séance.

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Exemple rempli

Résidence des Tilleuls, exemple fictif. Situation arrêtée au 12 novembre 2026.

PV et décision	Responsable et échéance	Budget voté en AG	Réalisé facturé	Estimation finale	État et prochaine action
18/03 · pt 6 Remplacer les ferme-portes coupe-feu.	Syndic 30/09/2026	2 400 €	2 280 €	2 280 € −120 €	Clôturé. Intervention réceptionnée le 23/09, sans réserve. Bon de commande et facture au dossier.
18/03 · pt 7 Diagnostiquer les infiltrations et obtenir deux devis.	Syndic 31/10/2026	950 €	950 €	1 250 € +300 €	En retard. Une seule offre reçue. Deuxième entreprise relancée le 10/11 ; réponse attendue le 20/11. Le second passage de l’expert n’était pas prévu : dépassement à revoter. Le chantier fera l’objet d’une décision distincte.
18/03 · pt 9 Mettre les pièces de gestion à disposition en ligne.	Syndic 30/11/2026	Inclus au forfait	0 €	0 €	En cours. Espace ouvert le 02/11. Le conseil vérifie la présence effective des pièces au 25/11.

Les trois colonnes budgétaires

C’est le cœur de l’outil. Une seule colonne « budget » laisse croire qu’un chantier tient dans son enveloppe jusqu’au jour où la facture finale arrive ; trois colonnes rendent l’écart visible dès qu’il apparaît.

Budget voté en AG : le montant autorisé par l’assemblée, tel qu’il figure au procès-verbal. Il ne change jamais — sauf nouveau vote.
Réalisé facturé : ce qui a été effectivement facturé à ce jour, pièces à l’appui. C’est le chiffre vérifiable, le seul que le commissaire aux comptes pourra recouper.
Estimation finale : le coût prévisible à l’achèvement, soit le facturé plus le reste à venir (solde du marché, avenants, honoraires, décompte final). C’est la colonne d’alerte : dès qu’elle dépasse le budget voté, le point retourne devant l’assemblée.

Tenez les trois colonnes sur la même base (TVA comprise ou hors TVA, mais une seule base par tableau) et indiquez l’écart entre l’estimation finale et le budget voté : c’est ce chiffre-là que l’assemblée lira en premier.

Les trois réflexes qui font la différence

Clôturer, c’est prouver. Indiquez la date de réalisation, la pièce qui l’atteste (bon, facture, procès-verbal de réception) et le montant final. Pour des travaux, relevez les réserves et la date de leur levée.
Un retard se documente, il ne s’excuse pas. Notez la cause, l’effet sur le budget ou sur la sécurité, la personne chargée d’agir et la nouvelle échéance.
Un dépassement se revote. Dès que l’estimation finale dépasse le budget voté, ou que la solution technique change, le point retourne devant l’assemblée : le syndic n’a pas le pouvoir d’étendre seul une autorisation de dépense.

États proposés

À lancer
En cours
En attente
En retard
Clôturé

Ouvrir le modèle vierge

Les cellules sont modifiables directement dans cette page : rien n’est enregistré ni transmis. Pour conserver une copie de travail, téléchargez la version Word.

Immeuble / ACP : …………………… Période couverte : …………………… Tenu par : ……………………

PV et décision votée	Responsable et échéance	Budget voté en AG	Réalisé facturé	Estimation finale	État, action et preuve

Avant l’assemblée annuelle

Reprenez les décisions en retard et leur cause, les écarts entre budget voté et montant facturé, les points qui exigent un nouveau vote et les observations du conseil de copropriété. Joignez les références des pièces : c’est ce qui transforme une discussion en décision.

Repère juridique. Code civil, livre 3 : art. 3.89 (missions impératives du syndic, dont l’exécution des décisions de l’AG), art. 3.90 (conseil de copropriété, accès aux pièces et rapport annuel), art. 3.87 (procès-verbal signé en fin de séance et transmis dans les 30 jours). Pour aller plus loin : le procès-verbal d’AG et le conseil de copropriété.

Outil 2

Grille de comparaison des contrats de syndic

Pour les copropriétaires et le conseil qui préparent une désignation ou un renouvellement. Comparer les forfaits ne sert à rien : c’est le scénario annuel complet qui révèle le vrai prix.

Le contrat écrit doit indiquer les prestations comprises dans le forfait, les prestations complémentaires et leur rémunération ; une prestation non mentionnée ne peut être rémunérée que sur décision de l’assemblée générale (art. 3.89, § 1^er du Code civil). Construisez donc les mêmes hypothèses pour toutes les offres : une AG extraordinaire, un nombre réaliste de visites et de demandes, puis une seconde ligne pour une année avec chantier.

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Voir la méthode appliquée à un vrai dossier

Notre dossier Désigner un nouveau syndic et négocier son contrat — cas pratique reproduit la grille complète de six offres réelles, anonymisée : une copropriété de cinq lots a mis son syndic en concurrence, et tous les chiffres et appréciations sont ceux de la consultation. On y voit ce que cette grille-ci sert à révéler : l’offre la moins chère au forfait n’est pas la moins chère à l’arrivée.

Lire la grille réelle des six offres → · Comparer le coût réel, pas le forfait →

Exemple rempli

Résidence des Tilleuls, 24 lots. Hypothèses sur un an, montants fictifs, toutes taxes comprises.

Prestation et hypothèse	Offre A	Offre B	À faire préciser
Forfait annuel	4 320 €	4 920 €	Périmètre exact et formule d’indexation.
AG ordinaire	Incluse	Incluse	Préparation, présence et envoi du PV.
Une AG extraordinaire	450 €	300 €	Prix complet, envoi du PV compris ?
Six demandes facturables	6 × 45 € = 270 €	Incluses	Quelles demandes déclenchent la facturation ?
Trois visites hors forfait	3 × 180 € = 540 €	3 × 90 € = 270 €	À partir de quand la visite devient-elle payante ?
Gestion annuelle	5 580 €	5 490 €	Même scénario pour les deux offres.
Suivi d’un chantier de toiture	3 % du devis 2 160 € sur 72 000 €	Forfait de 1 800 €	Base HT ou TTC, plafond, effet des avenants.
Année avec la toiture	7 740 €	7 290 €	Périmètre du suivi strictement identique ?
Pièces et suivi des décisions	Sur rendez-vous · bilan annuel	En ligne · bilan trimestriel	Demander une démonstration avant l’AG.

Lecture. L’offre la moins chère au forfait est la plus chère à l’usage : l’offre B, pourtant affichée 600 € plus haut, revient à 90 € de moins sur l’année ordinaire et à 450 € de moins l’année du chantier. Confirmez le périmètre du suivi de travaux avant de conclure : c’est le poste où les écarts se creusent.

Ouvrir le modèle vierge

Les cellules sont modifiables dans cette page. Rien n’est enregistré ; téléchargez la version Word pour conserver une copie.

ACP : …………………… Nombre de lots : ……… Hypothèses communes : ……………………………………

Critère	Offre A	Offre B	Offre C
Forfait annuel et indexation
AG ordinaire : préparation, présence, PV
AG extraordinaire (prix complet)
Visites incluses et supplément par visite
Demandes et courriers facturables
Coût annuel estimé (scénario commun)
Travaux : taux ou forfait, base, plafond
Année avec chantier : total
Accès aux pièces et suivi des décisions
Durée, reconduction, révocation
Fin de contrat : transfert du dossier et des fonds
N° IPI et assurance RC professionnelle

Six vérifications avant de voter

Exigez l’annexe tarifaire complète, pas le seul forfait.
Faites préciser ce qui déclenche un supplément : visite, réunion, courrier, décompte, rappel.
Pour les travaux : base du calcul, plafond, sort des avenants, dates de facturation.
Distinguez la coordination administrative du chantier du contrôle technique, qui relève d’un architecte ou d’un bureau d’études.
Vérifiez le numéro IPI, l’assurance RC professionnelle et les conditions de reprise du dossier.
Le projet de contrat se joint à la convocation : il se vote, il ne se découvre pas en séance.

Repère juridique. Code civil, livre 3 : art. 3.89, § 1^er (contrat écrit, prestations et rémunération), art. 3.89 (mandat de trois ans maximum, renouvellement exprès), art. 3.89, § 5, 12° (rapport annuel d’évaluation des contrats de fournitures régulières), art. 3.88 (majorités). Pour aller plus loin : contrat et honoraires du syndic, choisir et comparer un syndic et la mise en concurrence des contrats.

Outil 3

Fiche de préparation du financement des travaux

Pour le syndic, le conseil et les copropriétaires qui préparent le vote d’un chantier. Une assemblée ne vote utilement que si elle voit le coût complet, la part du fonds de réserve, le reste à appeler et le calendrier de trésorerie.

La plupart des chantiers ne se perdent pas sur le prix, mais sur la préparation : un devis présenté seul, sans honoraires ni imprévus, revient en cours de route sous forme de supplément — et c’est là que la confiance se rompt. Cette fiche tient sur une page et se joint à la convocation.

⬇ Télécharger en PDF ⬇ Version Word (modifiable)

Exemple rempli

Réfection de la toiture de la Résidence des Tilleuls, 24 lots. Montants fictifs, toutes taxes comprises.

Dépenses et ressources	Montant	Hypothèse
Devis de l’entreprise	72 000 €	Réfection complète de la toiture.
Étude et suivi technique	4 000 €	Mission du bureau d’études.
Honoraires du syndic pour le chantier	2 160 €	3 % du devis, exprimés TTC dans cet exemple.
Provision pour imprévus	8 000 €	Marge budgétaire, suivie séparément.
Budget maximal proposé au vote	86 160 €	Devis + technique + syndic + imprévus.
Prélèvement sur le fonds de réserve	32 000 €	Sur 52 000 € disponibles ; solde résiduel de 20 000 €.
Primes et aides confirmées	0 €	Aucune aide intégrée au budget à ce stade.
Appels de fonds à prévoir	54 160 €	86 160 € − 32 000 €.

Ce que cela représente pour un lot

Pour un lot de 420/10 000^es selon la clé applicable : 2 274,72 € au total, soit 909,89 € à l’appel de mars (40 %) et 1 364,83 € à celui de juin (60 %). Les honoraires du syndic pèsent 90,72 € dans ce montant. C’est ce chiffre-là, et non le devis global, que chaque copropriétaire veut connaître avant de lever la main.

Contrôle de trésorerie

En mars, le prélèvement sur le fonds et le premier appel rendent 53 664 € disponibles ; après un paiement de 26 000 €, il reste 27 664 €. En juin, le second appel de 32 496 € permet de régler 42 000 €. Le solde de 18 160 € couvre le décompte final et la provision restante. Règle de base : chaque appel doit être encaissé avant la date de paiement qu’il couvre — un chantier correctement budgété peut échouer sur un simple décalage de trésorerie.

Ouvrir le modèle vierge

Les cellules sont modifiables dans cette page. Rien n’est enregistré ; téléchargez la version Word pour conserver une copie.

ACP : …………………… Chantier : …………………… AG prévue le : ……………………

Poste à renseigner	Montant	Détail ou justificatif
Devis de travaux
Étude et suivi technique
Honoraires du syndic pour le chantier
Permis, assurances, frais de financement
Provision pour imprévus
Budget maximal proposé au vote
Prélèvement sur le fonds de réserve
Primes et aides confirmées
Crédit collectif envisagé
Montant à appeler auprès des copropriétaires

Les honoraires du syndic à faire préciser

Demandez le détail des prestations couvertes, la base du calcul (montant HT ou TTC), la TVA, le plafond, l’effet des avenants et les dates de facturation. Vérifiez ce qui est déjà compris dans le forfait annuel, et précisez quelles visites, réunions, décomptes et opérations de réception sont facturés en supplément. Identifiez enfin qui valide les suppléments et qui réceptionne les travaux : ces deux rôles ne se confondent pas.

La décision à soumettre au vote

Le budget maximal et la ventilation des postes.
Le prélèvement sur le fonds de réserve et son solde résiduel.
La clé de répartition, le montant par lot et les dates d’appels.
Le cas échéant, les modalités du crédit : durée, taux, frais, échéances, coût total.
Le mandat donné au syndic pour signer commandes et avenants, avec un plafond chiffré.

Repère juridique. Code civil, livre 3 : art. 3.86 (fonds de roulement et fonds de réserve d’au moins 5 % des charges communes ordinaires, dispense à la majorité des 4/5), art. 3.88 (majorités, dont les 2/3 pour les travaux), art. 3.89, § 1^er (prestations du syndic et rémunération), art. 3.92 (travaux urgents et nécessaires, abus de minorité). Pour aller plus loin : financer les travaux, fonds de roulement et fonds de réserve et la rénovation énergétique.

Et après ?

Pour écrire au syndic, demander l’inscription d’un point à l’ordre du jour ou saisir le juge de paix, utilisez nos 42 modèles de lettres et de requêtes. Pour mesurer la santé générale de votre immeuble en deux minutes, faites le check-up en 15 questions.

Ces outils sont des repères pédagogiques. Ils ne remplacent ni un audit technique, ni un avis juridique personnalisé. Les exemples chiffrés sont fictifs : ils illustrent une méthode, pas un tarif de marché.