Contester la comptabilité et les dépenses de copropriété en Belgique : guide pour détecter et agir sur les dépenses irrégulières et non justifiées

Conclusions – en droit et en faits – relatives à la contestation des comptes de copropriété Conseils pratiques issus de l’article

• Vérifiez systématiquement que les comptes et décomptes individuels sont joints aux convocations et procès-verbaux.

• Demandez l’accès aux pièces justificatives avant l’AG : factures, extraits de compte, contrats.

• Ne votez jamais l’approbation de comptes non présentés ou non justifiés.

• En cas de doute ou de refus d’accès, saisissez le juge de paix pour demander l’annulation de la décision ou la désignation d’un nouveau syndic.

• Rappelez-vous que l’approbation des comptes et la décharge du syndic sont deux décisions distinctes et ne peuvent être confondues.

  
  

  La gestion d’une copropriété repose sur des principes essentiels : la régularité de la comptabilité, la transparence des opérations et l’approbation collective des dépenses. En Belgique, ces exigences ne sont pas de simples formalités : elles constituent le socle de la confiance entre copropriétaires et garantissent la sécurité juridique de l’immeuble.

  
  

Les procédures prévues par le Code civil imposent que chaque dépense soit non seulement justifiée par des pièces comptables claires, mais aussi expressément approuvée par l’assemblée générale, conformément aux contrats et aux décisions collectives. Cette démarche permet à chaque copropriétaire d’exercer un contrôle effectif sur la gestion, d’éviter les abus et de s’assurer que les fonds communs servent exclusivement l’intérêt général.

La transparence, matérialisée par la communication régulière des documents et la tenue d’une comptabilité conforme, protège la copropriété contre les irrégularités et les conflits. En cas de manquement à ces principes – absence de justificatifs, dépenses non validées, défaut d’information – il existe des procédures juridiques permettant de contester la gestion, de demander l’annulation des décisions irrégulières et d’exiger la mise en conformité.

Ainsi, veiller à la régularité comptable et à l’approbation explicite des dépenses par l’assemblée générale n’est pas seulement une obligation légale : c’est une condition indispensable pour assurer la bonne gouvernance, la valorisation du patrimoine et la sérénité de la vie en copropriété

1.   Annulation de la décision 4b d’approbation des charges du bilan, décharge au syndic pour irrégularité des articles impératives 577-5 paragraphe 3, 577-8 paragraphe 4 17’, 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, de l’article 26 de l’acte de base, l’arrête royal du 12 juillet 2012, de l’article 577-6 paragraphe 3 et du point 3 du contrat conclu entre l’ACP et CA  avec les griefs de ne pas avoir eu de comptes ni dans la convocation et ni dans les annexes du PV de la séance, une adoption d’une comptabilité fictive mentionnée dans le PV par la syndic, de manque de régularité des comptes et d’imputation de dépenses non approuvées ou non ratifiées par décision d’assemblée générale, de régularité des comptes non prouvée, et ainsi un avis de la commissaire aux comptes avec aussi des réserves.

Conclusions – en droit et en faits – relatives à la contestation des comptes de copropriété

I. Sur l’irrégularité manifeste de la procédure d’approbation des comptes

Il est constant en droit que l’approbation des comptes et l’octroi de la décharge sont deux décisions distinctes qui ne peuvent être confondues ni soumises à une même délibération. Il s'agit d’un abus récurrent dénoncé en doctrine :

« Bien que la loi sur la copropriété n’ait pas prévu d’inscrire à l’ordre du jour une question relative au quitus donné aux syndics, l’intérêt pour eux est d’obtenir de l’assemblée générale un vote approuvant la gestion de la copropriété les exonérant de toute recherche de responsabilité sur la période pour laquelle le quitus leur a été donné. [...] Or il faut être clair : non seulement la question de quitus n’a pas à être proposée à l’ordre du jour, mais en plus sa portée reste circonscrite ne pouvant pas être amalgamée avec une autre décision. »(ARC, Les abus des syndics en copropriété : les prévenir, les guérir, Vuibert, 2018, p. 102).

Or, dans le cas présent, l’assemblée générale a été amenée à se prononcer sur des comptes qui n’avaient pas été communiqués ni matériellement présentés aux copropriétaires, en violation manifeste de cette exigence fondamentale.

II. Sur la violation du droit de contrôle et l’absence de transparence

L’article 577-6 §3 du Code civil impose que chaque copropriétaire puisse consulter préalablement les documents comptables. Or, aucune facture, aucun extrait de compte, aucun livre comptable, ni pièce justificative n’a été communiqué au requérant avant l’assemblée générale.

Malgré des demandes réitérées, ce droit de contrôle a été dénié au requérant, situation d’autant plus grave que cette opacité a été volontairement maintenue, y compris par un syndic judiciaire, contraignant le requérant à entamer une procédure judiciaire pour tenter d’y remédier.

Nous rappelons la citation judiciaire à l'encontre du syndic judiciaire Cemty (dont son avocat était Me Didier Persyn devenu avocat de la copropriété sans délibération et sans mise en concurrence) qui refusait de donner accès aux dossiers, à la comptabilité, aux factures, et que la juge de paix de Wavre a déjà dit une absence de copropriété:

L'histoire se répète et les irrégularités et carences continuent comme depuis 2009 et maintes fois demandé une régularisation par le requérant.

A nouveau, aucun compte annuel, comptabilité et décomptes individuels, de 2009 à 2017 minimum, signés et approuvés, ne se trouvent dans aucun Procès-verbal de la défenderesse. Ils ne sont pas inclus dans le PV non plus ainsi qu'ils n'étaient pas insérés dans la convocation. Les comptes et décomptes de l'année 2019 n'étaient pas dans la convocation, et ne se trouvent pas à nouveau inclus au PV de l'AG du 22 juillet 2020 incriminé.

III. Sur l’approbation de comptes inexacts, non justifiés et fictifs

Il est établi que l’assemblée générale a approuvé des comptes sans que ceux-ci n’aient été présentés aux copropriétaires, sans qu’ils reflètent la situation réelle de la copropriété au 31 décembre 2019, sans pièces justificatives, sans devis validés, et en méconnaissance totale des prescriptions légales et réglementaires.

La situation est d’autant plus préoccupante que le procès-verbal de l’assemblée générale du 22 juillet 2020 reconnaît expressément que la comptabilité soumise aux copropriétaires est fictive. Cette seule mention suffit à disqualifier l’approbation donnée, dans la mesure où il est matériellement impossible d’approuver des documents dont l’assemblée reconnaît elle-même le caractère fictif.

Cette situation constitue une violation manifeste des principes fondamentaux gouvernant la copropriété, dénoncés tant par la doctrine que par la jurisprudence, notamment :

« Bien que la loi sur la copropriété n’ait pas prévu d’inscrire à l’ordre du jour une question relative au quitus donné aux syndics, l’intérêt pour eux est d’obtenir de l’assemblée générale un vote approuvant la gestion de la copropriété les exonérant de toute recherche de responsabilité sur la période pour laquelle le quitus leur a été donné .Le syndic sollicite ainsi une validation générale et globale sans discussion, se dégageant de toute obligation de rendre compte. Or il faut être clair : non seulement la question de quitus n’a pas à être proposée à l’ordre du jour, mais en plus sa portée reste circonscrite ne pouvant pas être amalgamée avec une autre décision. »(Les abus des syndics en copropriété : les prévenir, les guérir, ARC, Vuibert, 2018, p. 102).

De plus, en l’absence de communication préalable des pièces comptables, la régularité de l’approbation est formellement compromise :

« La vérification du décompte individuel peut être effectuée par le Juge qui appréciera si le décompte individuel est conforme aux décisions adoptées. »(M. Wahl, Le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p. 209).

Or, en l’espèce, non seulement aucun décompte n’a été validé lors de l’assemblée, mais aucun document n’a été mis à disposition des copropriétaires avant le vote. La copropriété n'a pas produit les justificatifs de la comptabilité au Juge de paix.

Enfin, l’absence de preuve matérielle des créances est relevée unanimement par la doctrine :

« Toute créance, en ce compris la créance de la copropriété à l’égard d’un copropriétaire, doit être prouvée par un écrit, en application de l’article 1341 de l’ancien Code civil et ne peut l’être par les documents établis par le syndic, qui n’ont pas reçu l’approbation de l’assemblée générale. »(Corinne Mostin, L’absence d’approbation des comptes empêche-t-elle le recouvrement judiciaire des charges de copropriété ?, Federia, 21 mars 2022).

En conséquence, les comptes prétendument approuvés sont frappés de nullité, car :

• ils n’ont pas été matériellement présentés aux copropriétaires ;

• aucune vérification par les copropriétaires n’a été possible ;

• leur caractère fictif est explicitement reconnu par l’assemblée elle-même

• il y a des dépenses contestées celles de Me Didier Persyn, des montants prélevés par le syndic ne reflétant pas le contrat et sans justificatif, et d'autres dépenses dont on aimerait voir la décision formelle d'ag, la facture et la concordance

IV. Sur l’absence d’annexes probantes et de décomptes individuels réguliers

Ni les comptes, ni les décomptes individuels n’ont été joints à la convocation ni annexés aux procès-verbaux. Aucun décompte n’a été validé par l’assemblée générale, ce qui est pourtant une exigence légale claire.

« La vérification du décompte individuel peut être effectuée par le Juge qui appréciera si le décompte individuel est conforme aux décisions adoptées. »(M. Wahl, Le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p. 209).

La copropriété a failli à cette obligation élémentaire, vidant d’effet toute prétendue approbation.

V. Sur l’absence d’application du plan comptable légal et des prescriptions de l’acte de base

Le syndic n’a pas respecté le plan comptable minimum normalisé prévu par l’Arrêté royal ave des confusions dans le fonds de réserve et fonds de roulement comme signalé par la commissaire aux comptes, ni les prescriptions de l’acte de base, notamment son article 26 relatif aux comptes et décomptes. L’obligation de produire des décomptes trimestriels n’a jamais été respectée, rendant impossible pour les copropriétaires l’exercice de leur droit de contrôle.

VI. Sur l’absence de preuve certaine et légale de la créance

Conformément au droit civil, toute créance doit être certaine et prouvée par des documents réguliers et approuvés par l’assemblée générale. La jurisprudence et la doctrine sont claires :

« Toute créance, en ce compris la créance de la copropriété à l’égard d’un copropriétaire, doit être prouvée par un écrit, en application de l’article 1341 de l’ancien Code civil et ne peut l’être par les documents établis par le syndic, qui n’ont pas reçu l’approbation de l’assemblée générale. »(Corinne Mostin, L’absence d’approbation des comptes empêche-t-elle le recouvrement judiciaire des charges de copropriété ?, Federia, 21 mars 2022).

La copropriété n’apporte aucune preuve matérielle permettant de confirmer la régularité des comptes.

De nombreuses obligations et actes n'ont pas été accomplis selon le droit civil et le contrat, le non accomplissement de ses actes portent préjudices et ne doivent pas faire l'objet d'acquittement d'un honoraire non exécuté.

VII. Sur l’absence de contrôle judiciaire effectif et de l'opposabilité des créances

La juge de paix, dans son jugement, n’a nullement vérifié la matérialité des imputations comptables ni la régularité des comptes, comme cela ressort de la correspondance du Président des Juges de Paix du Brabant wallon, M. Jean-Hwan Tasset, en date du 21 février 2023. Ce dernier confirme que les pièces nécessaires n'ont jamais été déposées et que le contrôle n’a pas été exercé.

« La vérification du décompte individuel peut être effectuée par le Juge qui appréciera si le décompte individuel est conforme aux décisions adoptées » M. Wahl, le droit de la copropriété, Wolters Kluwer, p.209. Certains syndics et avocats donnent peu la consultation de la comptabilité d'initiative, tout en sachant que les juges ne vérifient pas spécialement la matérialité des factures et de la comptabilité sur base d'éléments probants et de décisions d'assemblées générales précises fixant les conditions administratives et financières.

Pourtant, 'suivant les principes, toute créance, en ce compris la créance de la copropriété a l'egard d'un copropriétaire, doit être prouvée par un écrit, en application de l'article 1341 de l'ancien Code civil et ne peut l'être par les documents établis par le syndic, qui n'ont pas reçu l'approbation de l'assemblée générale. Si le principe de la contribution aux charges des copropriétaires est acquis conformément aux dispositions légales et aux statuts, la valeur probante des documents comptables résulte de l'approbation des comptes, qui confère un caractère certain a la créance de charges et la rend exigible'. Corinne Mostin, L’absence d’approbation des comptes, à défaut d’avoir pu organiser une assemblée générale, en raison de la crise sanitaire, empêche-t-elle le recouvrement judiciaire des charges de copropriété ?, Federia, 21 mars 2022, https://www.federia.immo/fr/thematiques/2022-03-21-l-absence-d-approbation-des-comptes-a-defaut-d-avoir-pu-organiser-une-assemblee-generale-en-raison-de-la-crise-sanitaire-empeche-t-elle-le-recouvrement-judiciaire-des-charges-de-copropriete 

Il s'agit du principe de base droit civil, l'opposabilité de la créance qui doit être sûre et certaine, et légale. La loi sur le recouvrement amiable n'a pas été respectée aussi.

En effet, le syndic ne les ayant jamais produit ainsi que son avocat devenu avocat de la copropriété, un requérant contestant les comptes et les factures a demandé de consulter les pièces justificatives, les factures et les comptes contestés d'un jugement prononcé par la juge de paix de Wavre Nathalie Cooremans (et mentionné dans son jugement). La juge a refusé l'accès au dossiers et le Président des juges de paix du Brabant wallon Jean-Hwan TASSET a répondu par courriel le 21 février 2023; ' Je suis réellement surpris par votre demande qui revient à vouloir consulter les archives d’une copropriété au greffe d’une justice de paix.

Il n’existe aucune obligation de dépôt de pièces relatives à la gestion d’un immeuble par le syndic au greffe de la justice de paix.

Les seules pièces en possession du greffe, sont celles inventoriées et déposées par les parties, pendant la durée de la procédure, qui se termine par le jugement.

Vous ne trouverez donc, au greffe de la justice de paix, aucune des pièces figurant à la liste que vous énoncez et ce, d’autant moins que, pour certaines, elles n’ont jamais été déposées puisque, comme vous le relevez, elles ne figurent à aucun inventaire.

Ensuite, il ne ressortit pas à la tâche du magistrat cantonal d’exercer le contrôle que vous semblez vouloir lui confier.

Et les contrôle qu’il peut être amené à effectuer dans le cadre d’une procédure judiciaire l’ont été, ou n’ont pas été considérés comme devant être réalisés par le juge de paix aux termes de son jugement.'

Cette réponse ainsi que la motivation et la réponse de la juge de paix de Wavre ne démontre et ne motive nullement les contrôles opérés réellement, l'objectivité doit l'emporter sur la subjectivité même dans le droit civil dit subjectif constant dans l'argumentation de la copropriété et dans les jugements.

La demande est simple: la juge de paix de Wavre n'a donc pas su effectuer de vérification matérielle même simple de la compatibilité. Elle le qualifie de régulière sans avoir la moindre preuve de facto et quand le PV mentionne clairement de comptabilité fictive. La motivation (même quasi inexistante sur beaucoup de points) n'est pas étayée sur des preuves matérielles dont un juge consciencieux devrait établir pour établir sa motivation et son contrôle judiciaire de manière impartiale, réelle et objective. Elle omet dans ses motivations aussi que la charge de la preuve en droit de la copropriété appartenant au syndic dont notamment sur l'accomplissement des obligations lui incombant dont notamment sur la compatibilité. La copropriété ne prouve pas dans ses conclusions la régularité de la comptabilité et de certaines dépenses avec justificatifs et décisions d'AG...

La juge de paix de Wavre aurait du vérifier les éléments contestés essentiels, d'autant plus que le procès-verbal mentionne comptabilité fictive, les nombreuses réserves de l'avis du commissaire aux comptes et l'absence de comptabilité déjà constaté par jugement du tribunal de céans pendant des années. Les justificatifs et extraits de compte n'ont jamais été produits au requérant par le syndic et même pendant la procédure judiciaire au Juge de paix de Wavre pour établir dûment la légalité de la comptabilité d'une copropriété comme les années précédentes .

Le régularité n'est donc pas prouvée et les comptes sont même fictifs apparemment.

VIII. Sur la responsabilité des syndics et la nécessité d’annuler l’approbation des comptes

La situation dénoncée révèle une violation répétée et systématique des obligations légales depuis 2009, malgré des demandes de régularisation constantes du requérant. Les honoraires, dépenses et écritures comptables sont dénués de base légale et d’approbation en assemblée générale.

La présence d’une comptabilité fictive, telle que reprise dans le procès-verbal de l’assemblée générale du 22 juillet 2020, confirme une comptabiliité qualifiée de fictive

La résolution est imprécise et ne détermine pas les comptes, les bilans, tout en n'étant pas pas joints à la convocation et ni annexés au PV téléchargeable.

En conséquence, le requérant demande que les comptes prétendument approuvés soient frappés de nullité, car :

• ils n’ont pas été matériellement présentés aux copropriétaires ;

• aucune vérification ni contrôle n’étaient possibles, en l’absence totale de dossiers, factures et extraits de comptes préparés ;

• les imputations de certaines dépenses sans décision d'assemblée générale expresse:

• l'imputation de certaines dépenses aux mauvais fonds;

• leur caractère fictif est explicitement reconnu par le procès-verbal de l’assemblée.

• aucun décompte n'a été soumis sous base du principe que l'approbation des comptes de la copropriété n'emporte pas l'approbation et la régularité des décomptes individuels.

• certaines dépenses sont irrégulières car elles n'ont pas été soumises à l'AG, ne se retrouvent dans aucun budget, décision formelle, et ne reflétant pas les contrats, ce qui est le cas depuis les années 2009 sans réelle régularisation et amélioration tangible sur le fond.