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Commissaire aux comptes en copropriété : jusqu’où s’étend son droit de regard et de contrôle effectif en Belgique ?
- Syndic
- 13 févr. 2024
- 6 min de lecture
Dernière mise à jour : 9 juin
La mission du commissaire aux comptes et les documents qu’il peut consulter font parfois l’objet de discussions. Peut-il demander des documents que d’autres ne sont pas autorisés à consulter, comme les extraits du compte courant ?
La désignation d’un commissaire
En principe obligatoire dans tous les bâtiments. Chaque association de copropriétaires (ACP) doit nommer un commissaire. Alors que le «conseil de copropriété» n’est obligatoire que dans les grands immeubles d’habitation, le commissaire l’est également dans les petits immeubles. Il doit être désigné chaque année, par l’assemblée générale, à une majorité de la moitié des voix + 1.
Conseil. Il est possible que personne ne soit candidat, surtout si l’assemblée générale n’accorde pas de rémunération au commissaire, ce qui n’est pas obligatoire. Dans ce cas, il n’y a pas de véritable sanction. En tant que syndic, veillez cependant à vous couvrir, en consignant explicitement ce fait dans le procès-verbal chaque année.
Qui est éligible ? En fait, tout le monde (sauf le syndic) est éligible. Il peut s’agir d’un copropriétaire ou de tout autre tiers, p.ex. son fils. Depuis 2019, plusieurs commissaires peuvent également être nommés. Aucun diplôme spécifique n’est requis. Cependant, la fonction en elle-même n’a de sens que si l’on nomme une personne qui a des connaissances en comptabilité et qui connaît également les principes de base de la copropriété.
Que fait exactement ce commissaire ? En résumé, il exerce un contrôle financier sur les documents comptables. La loi (nouv. art. 577-8/2 C. civ.) prévoit, depuis 2019, que l’autorité du commissaire aux comptes doit être définie dans le règlement d’ordre intérieur.
Conseil. La loi prévoit l’établissement d’un rapport annuel par le commissaire. Et c’est l’un des éléments sur lesquels l’assemblée générale se base pour donner décharge, en tant que syndic.
Jusqu’où va son droit de regard ?
À quels documents a-t-il accès ? Afin de pouvoir s’acquitter de cette tâche, le commissaire aux comptes doit avoir accès à tous les documents comptables et financiers de l’ACP. En revanche, ça ne signifie pas, en soi, qu’il peut consulter des documents que les autres ne peuvent pas consulter. Chaque copropriétaire a en effet le droit de consulter les documents comptables.
Les documents comptables, évidemment. Le commissaire aux comptes doit vérifier (1) que les paiements sont conformes aux documents probants (factures, contrat de construction correspondant, devis, etc.), (2) que les paiements ont été effectués dans les délais, conformément aux conditions de facturation et (3) que les paiements ont été traités dans les comptes annuels globaux. Pour ce faire, il n’a pas besoin de consulter les documents que les autres copropriétaires ne peuvent pas voir car, comme nous l’avons vu, les documents comptables peuvent être consultés par tout le monde.
Et p.ex. les extraits d’un compte courant ? Dans la mesure où rien d’autre n’est prévu dans le règlement intérieur ou dans une décision de l’assemblée générale de l’ACP, on considère qu’il n’a pas de droit de contrôle plus étendu que les autres. Néanmoins, il peut être utile pour le commissaire aux comptes de consulter d’autres documents, tels que des extraits du compte courant.
Comme tous les copropriétaires, le commissaire aux comptes peut inspecter tous les documents comptables mais il n’a pas, légalement, de pouvoir lui permettant d’en voir plus que les autres. Toutefois, il peut consulter d’autres documents, tels que des extraits du compte courant..........., sur la base d’une décision de l’assemblée générale.
Article
Responsable en tant que commissaire ou membre du conseil de copropriété ?
Publié le 28-1-2022
Votre responsabilité risque-t-elle d’être engagée lorsque vous vous faites désigner commissaire aux comptes ou membre du conseil de copropriété lors de l’assemblée générale des copropriétaires ? Quels risques courez-vous exactement ? Pouvez-vous vous assurer contre ces risques ? Qui paiera alors les primes ? Pourquoi est-il important de veiller à ce que l’assemblée générale vous accorde une décharge pour l’exercice de votre mandat ?
Obligation. Dans tout immeuble à appartements, il y a lieu de désigner un ou plusieurs commissaire(s) aux comptes. La loi requiert en outre la constitution d’un conseil de copropriété dans chaque immeuble ou groupe d’immeubles d’au moins 20 lots, hormis les caves, les garages et les emplacements de stationnement. Dans les plus petits immeubles, c’est aussi possible, mais pas obligatoire. Lors de l’assemblée générale annuelle, vous êtes libre de vous porter candidat. Personne ne peut donc vous y contraindre.
Mission légale. Les tâches sont définies dans la loi. Le conseil de copropriété est chargé de veiller à la bonne exécution des missions du syndic. Il peut également recevoir d’autres missions ou délégations de compétences, dans la mesure où cette décision est prise par l’assemblée générale à une majorité des deux tiers. Lors de l’assemblée générale annuelle, le conseil doit également fournir aux copropriétaires un rapport annuel circonstancié sur l’exercice de sa mission. Le commissaire aux comptes est quant à lui chargé de contrôler les comptes de l’association des copropriétaires. Sa mission précise est inscrite dans le règlement d’ordre intérieur.
Responsabilité. Même si vous n’êtes sans doute pas rémunéré pour exercer la fonction de commissaire aux comptes ou de membre du conseil de copropriété, votre responsabilité peut être engagée si vous n’exécutez pas correctement votre mission et si l’association des copropriétaires ou un copropriétaire subit un préjudice de ce fait. Il suffit de songer à une situation dans laquelle vous n’avez pas remarqué la mauvaise gestion financière du syndic, alors que vous auriez en fait dû vous en rendre compte. Sachez toutefois que votre responsabilité sera certainement vue d’un œil plus clément si votre fonction n’est pas rémunérée. Ne posez donc votre candidature à cette fonction que si vous possédez l’expérience nécessaire et êtes suffisamment au courant de la tenue d’une comptabilité. Demandez-vous aussi au préalable si vous disposez de suffisamment de temps libre pour assurer cette mission.
Dédommagement. Si l’association des copropriétaires (ou un copropriétaire) met votre responsabilité en cause parce que vous avez (prétendument) mal exécuté votre fonction, vous risquez de devoir payer un dédommagement. Celui-ci peut être considérable. Vous risquez en effet de devoir supporter tous les dommages subis à la suite de ce manquement dans l’exercice de votre fonction. La loi ne fixe pas de plafond. Celui qui invoque votre responsabilité devra prouver qu’il a subi un dommage, son ampleur et le lien de causalité avec votre manquement.
Assurance. Vous pouvez toutefois assurer votre responsabilité en tant que commissaire aux comptes ou que membre du conseil de copropriété. Avant de le faire, mieux vaut d’abord vérifier si l’assurance du syndic ou de l’association des copropriétaires n’inclut pas une couverture de cette responsabilité, sans quoi vous risquez d’être doublement assuré. Vérifiez aussi l’étendue de la couverture et la franchise éventuelle. Sachez à cet égard qu’une assurance n’est pas l’autre. Il est dès lors important de comparer les conditions des différentes assurances et de ne pas opter d’office pour la moins chère.
Qui paie ? Il n’est pas inhabituel que l’association des copropriétaires paie les primes des assurances de responsabilité souscrites pour les membres du conseil de copropriété ou le commissaire aux comptes, assurément si cette fonction est exercée à titre gratuit. Si l’association ne paie pas encore la prime, vous pouvez soumettre cette proposition au vote à l’assemblée générale. Si l’association des copropriétaires ne veut pas payer la prime, vous pouvez décider de le faire vous-même. Tenez alors toutefois compte du fait que l’exercice de la fonction, pour laquelle vous n’êtes pas rémunéré, vous coûtera en fin de compte de l’argent.
Décharge. Vous avez aussi intérêt à obtenir la décharge pour l’exercice de votre mandat, lors de l’assemblée générale. Ce faisant, les copropriétaires confirment que vous avez correctement exercé votre fonction. Il sera alors encore difficile de mettre votre responsabilité en cause ultérieurement. Veillez dès lors à ce que la décharge au commissaire aux comptes et aux membres du conseil de copropriété soit inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale.
En tant que commissaire aux comptes ou membre du conseil de copropriété, vous avez une meilleure vue et plus d’influence sur la gestion de l’immeuble à appartements. Votre responsabilité peut toutefois être engagée si vous avez commis des erreurs dans l’exercice de votre fonction, même si vous l’exercez à titre gratuit. N’acceptez dès lors cette fonction que si vous disposez des connaissances et de l’expérience nécessaires. Demandez aussi à l’assemblée générale de souscrire une assurance de responsabilité aux frais de l’association des copropriétaires. Demandez en outre à ce que l’assemblée générale annuelle vous accorde la décharge.
