Modèle d’avis de commissaire aux comptes de copropriété en Belgique : exemple de rapport écrit

Copropriété Belgique vous propose un premier modèle d'avis de commissaire aux comptes. Le législateur ne définit pas le rôle et l'étendue de la mission du commissaire aux comptes en Belgique, cela laisse une latitude de bonne gestion mais peut ouvrir certains abus.

Art. 3.91 CC. Commissaire aux comptes L'assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires aux comptes, copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l'association des copropriétaires, dont les compétences et obligations sont déterminées par le règlement d'ordre intérieur.

Par ailleurs, il n’est pas exigé de connaissances réelles minimales en comptabilité et en droit de la copropriété, ce qui peut être regrettable pour un contrôle efficace, voire un soutien utile au syndic. En effet, personne ne peut lire un livre comptable ou un bilan sans certaines connaissances en comptabilité et en droit de la copropriété, nécessaires pour vérifier la légitimité des charges ou la bonne imputation des écritures.

'En Belgique, le titre de « commissaire » est réservé par l’article 130 du Code des sociétés/ 3:58 du Code des sociétés et des associations aux personnes inscrites au registre public de l’Institut des Réviseurs d’Entreprises. Le titre de « commissaire aux comptes » ne figure pas en tant que tel dans le Code des sociétés/ Code des sociétés et des associations. En conséquence, le commissaire aux comptes prévu par la législation actuelle sur la copropriété ne doit pas nécessairement être un réviseur d’entreprises. ' https://www.icci.be/fr/jurisprudence/jurisprudence-detail-page/rapport-du-commissaire-aux-comptes-dans-le-cadre-d-une-copropri-t

Voici une proposition de définition des missions d'un commissaire à compte à inclure dans le règlement d'ordre intérieur:

Commissaire aux comptes

L'assemblée générale désigne annuellement, à la majorité absolue des voix, un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, chargé de contrôler les comptes de l’association des copropriétaires tenus par le syndic.  Il devra établir ses connaissances des règles de la comptabilité et exécutera sa mission en toute indépendance et avec honnêteté.

Le commissaire aux comptes devra, en particulier, vérifier :

1. que les règles de la comptabilité et que le plan comptable sont appliqués selon les prescriptions de l’Arrêté Royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires ;

2. que les comptes ont été ouverts en conformité avec le bilan de l'exercice précédent

3. que les dépenses sont conformes aux décisions de l'assemblée générale ;

4. que les comptes correspondent aux pièces contenues dans les facturiers des entrées, dans les facturiers des sorties, dans les journaux financiers et des opérations diverses, et extraits de compte ouverts au nom de l’ACP ;

5. que la répartition des charges et l'imputation des produits sont conformes à la loi, notamment à la bonne affectation au fonds de roulement et au fonds de réserve, et aux statuts et décisions d’assemblée générale ;

6. que les mesures nécessaires ont été prise à l’égard des copropriétaires débiteurs à temps utile et avec célérité.

Le commissaire établit un rapport écrit sur son contrôle effectif et l’accomplissement de sa mission qui est joint à la convocation de l’assemblée générale ordinaire approuvant les comptes de l’exercice précédent Il détaille la manière dont il a effectué son travail et s'il a obtenu les informations qu'il a demandées ; il certifie (ou refuse de certifier) que la comptabilité et les comptes de la copropriété tels que présentés à approbation à l'assemblée générale ont été établis avec exactitude et qu'ils donnent la situation réelle du patrimoine, de la situation financière et des résultats du bilan financier.

La présence du commissaire aux comptes est requise à l'assemblée qui débattra de son rapport; il y répondra aux questions des copropriétaires.

Pour rappel, chaque copropriétaire peut avoir accès aux pièces comptables, extraits de compte, facture.. et donc peut voter en connaissance de compte et la comptabilité.

Modèle d'avis et de rapport de commmissaire aux comptes de copropriété Belgique

modele avis commissaire aux comptes copropriété .docx

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Modèle d’avis de commissaire aux comptes de l’ACP ‘XXXXXXXXXXXXXX’

Exercice

Mesdames, Messieurs les copropriétaires, Madame, Monsieur le Syndic

Par cette présente, je vous produis l’avis de commissaire aux comptes pour notre copropriete …………….. , inscrite a la BCE ………… , pour l’exercice ……………, conformément au prescrit de l’article 3.91 du code civil et par le règlement d’ordre intérieur de la copropriete qui stipule les missions suivantes pour rappel :

Un peu de doctrine sur la responsabilité juridique du commissaire aux comptes

‘ La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :

·       À la réalisation des différents paiements qui incombe à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation

·       À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures

·       Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux

Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée.’

Dans le respect de ses missions, j’ai procédé à la vérification de la comptabilité le (date) et a cette fin, je confirme avoir eu accès a l’ensemble des pièces comptables, les justificatifs, les contrats, les résolutions afin de vérifier la régularité et la conformité aux décisions d’assemblée générale ou des missions confiées par la loi au syndic d’initiative seule. Une bonne collaboration a eu lieu pendant tout l’exercice et dans la transparence voulue

Pour rappel, la situation initiale de l’exercice au 1er janvier XXX  est

-      Xxx Eur sur le fonds de roulement de l’acp

-      Xxxx sur le fonds de reserve de l’acp

La copropriete avait voté pour le budget les postes suivants ;

Fonds de roulement		Fonds de réserve
titre	Budget prévu	titre	Budget prévu
Chauffage	1500	Peinture 3 -ème étage	850
Syndic	4000	Réfection allée centrale	2450
Électricité	3500	Ventilation	2500
Entretiens	1200
Corniche	1450
Frais administratif	400

Le résultat au 31 décembre de l’exercice démontre des écarts et explicites de la manière suivante :

Les montants sont conformes aux contrats et décisions d’assemblée générale.

Brèves explications sur les différentiels autres que l’indexation des prix

Les frais de retard s’élèvent à 325 eur et sont dus principalement :

Les contrat récurrents sont les suivants :

Il se révèle opportun, eu égard du budget réalisé et des contrats de réévaluer les contrats suivants de manière qualitative et quantitative.

            Les contrats de gaz et d’électricité ont fortement augmente et ont été revus il y a deux ans.

Les soldes des comptes de chaque copropriétaire au 31 décembre 2024 présent des soldes suivants ;

Copropriétaire	Fonds de réserve	Fonds de roulement
George	435	-100
Cunegonde	-365	270
Alberte	0	0
Yves	-1200	- 2000
Camille	114	321

En ma qualité de Commissaire, je rappelle l'importance de bien provisionner les comptes du fonds de roulement et du fonds de réserve, pour que le syndic puisse gérer de manière efficace la copropriété et réaliser les travaux nécessaires et décides par l’Assemblée générale. À défaut de paiement dans un délai de 30 jours, j'invite le syndic a procédé au recouvrement des charges dues.

Les comptes affichent le 31 décembre 2024 en fin d'exercice

-      Xxx Eur sur le fonds de roulement de l’acp

-      Xxxx sur le fonds de réserve de l’acp

La situation bilantaire est, des lors, positive ou négative.

De mon travail, je voudrais émettre les observations supplémentaires suivantes ;

-         

-       

Je tiens à remercier le syndic et le conseil de copropriété pour leur travail. Je reste à l’entière disposition pour répondre aux questions éventuelles des copropriétaires et occupants. Je serais reconnaissant que l’assemblée générale vite la décharge de ma gestion, dont je pense avoir fait de bonne foi et de la manière la plus précise possible.

Date

Signature