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Commissaire aux comptes compétents en copropriété : garant de l’efficacité et la légalité financière
- Syndic
- 28 avr.
- 11 min de lecture
Dernière mise à jour : 3 mai
1. Fondement légal et désignation
Depuis la réforme du Code civil belge, l’article 3.91 impose la désignation annuelle d’un commissaire aux comptes ou d’un collège de commissaires aux comptes par l’assemblée générale de l’association des copropriétaires (ACP).
« L'assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires aux comptes, copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l'association des copropriétaires, dont les compétences et obligations sont déterminées par le règlement d'ordre intérieur. »
Nombre de commissaires : souplesse et adaptation
La loi n’impose pas un nombre fixe de commissaires. Selon l’exposé des motifs parlementaires (Doc. Parl, Chambre 2017-2018, Doc 54-2919/001) :
« Le législateur a voulu garder la souplesse car chaque copropriété est différente et demande des approches différentes. Deux commissaires aux comptes peuvent être inadéquats dans une ACP de 6 lots, mais peuvent être la bienvenue pour une ACP de 30 lots par exemple. »
Il est donc tout à fait possible, et parfois recommandé, de désigner plusieurs commissaires afin d’assurer une meilleure efficience et transparence, surtout dans les grandes copropriétés.
2. Mission du commissaire aux comptes : portée, interprétations et attentes
Une mission peu définie par la loi
La mission du commissaire aux comptes n’est pas précisément encadrée par la législation, ce qui laisse une grande liberté d’appréciation à chaque copropriété. Cette absence de cadrage peut conduire à des interprétations minimales du rôle, voire à une formalité dénuée d’efficacité réelle.
Comme le souligne la doctrine, citée par M. Wahl :
« Le ‘contrôle des comptes’ peut se concevoir de deux manières. Elle peut porter sur la régularité formelle des comptes, notamment si la vérification est effectuée par un professionnel. Mais elle peut également consister à contrôler la concordance entre les dépenses, les initiatives du syndic et les décisions de l’assemblée. »M. Wahl, Le Droit de la copropriété, Le Droit Notarial, Wolters Kluwer, 2019, p. 193
Compétence et adaptation à la taille de la copropriété
Me Ricquier synthétise ainsi les enjeux :
« 1. D’une part, la fonction de commissaire aux comptes doit être attribuée à une personne qui possède des compétences requises et ces compétences dépendront évidemment de la nature et de l’ampleur du compte à vérifier. Dans les grosses copropriétés, il paraît essentiel que la mission soit confiée à un professionnel de la comptabilité ou, à tout le moins, à une personne disposant de compétences nécessaires. Dans les petites copropriétés, la fonction pourra être efficacement remplie par un copropriétaire.2. D’autre part, quelle que soit l’importance de la copropriété, il est essentiel que la mission exacte du commissaire aux comptes soit définie, c’est-à-dire que la nature et l’étendue du contrôle qu'il va devoir opérer soient déterminées. Et c’est à l’assemblée générale qu'il revient de faire cela. »E. Ricquier, La copropriété – Les droits et devoirs du copropriétaire, du syndic et de la copropriété, Wolters Kluwer, 2019
3. Pourquoi un commissaire compétent est-il indispensable ?
3.1. Garantir un contrôle approfondi et objectif
Un commissaire compétent, doté de solides connaissances en comptabilité et en droit de la copropriété, joue un rôle de contre-pouvoir face au syndic. Il :
Vérifie la régularité des comptes et la conformité des opérations
Détecte les erreurs, les anomalies, les fraudes potentielles ou les manquements
S’assure que les dépenses correspondent aux décisions de l’assemblée générale
Protège les copropriétaires contre les risques de mauvaise gestion
3.2. Renforcer la confiance et la transparence
La présence d’un commissaire compétent rassure l’ensemble des copropriétaires et favorise la confiance dans la gestion du syndic. Il contribue à la prévention des conflits et à la bonne gouvernance de l’immeuble.
3.3. Adapter le contrôle à la réalité de chaque copropriété
Dans une petite copropriété, un copropriétaire rigoureux et formé peut suffire. Dans une grande copropriété, il est vivement conseillé de recourir à un professionnel (expert-comptable, réviseur), capable de traiter la complexité des flux financiers, des répartitions et des obligations légales.
4. Étendue de la mission et rapport à l’assemblée
Nous rejoignons la définition suivante :
« La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :À la réalisation des différents paiements qui incombent à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturationÀ la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les facturesAu report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globauxLe commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée. »SyndicYourself.be
5. Recommandations pratiques pour un contrôle efficace
Copropriété Belgique recommande d’intégrer dans la mission du commissaire aux comptes les points suivants :
Confirmation de la réception de tous les documents : pièces justificatives, extraits de compte, contrats, etc.
Analyse de la situation initiale de l’exercice comptable :
Montant du fonds de réserve
Montant du fonds de roulement
Trésorerie
Placements divers
Vérification du budget initial et comparaison avec le réalisé, avec explication des écarts
Liste des dépenses non prévues au budget avec justification
Liste des nouveaux contrats et renouvellements
Analyse de la situation des copropriétaires débiteurs
Présentation de la situation finale de l’exercice :
Montant du fonds de réserve
Montant du fonds de roulement
Trésorerie
Placements divers
Formulation de recommandations et conseils pour améliorer la gestion ou prévenir les risques futurs
Ces recommandations permettent d’aller bien au-delà d’un simple contrôle formel, pour garantir une véritable analyse de fond, utile à l’assemblée générale.
6. Responsabilité, indépendance et limites
Le commissaire aux comptes doit agir avec rigueur, indépendance et honnêteté.
Il n’engage sa responsabilité personnelle qu’en cas de négligence grave ou de complicité de fraude.
Son rapport annuel éclaire l’assemblée générale et permet une prise de décision en toute connaissance de cause.
Il décharge le syndic de toute responsabilité en cas de gestion régulière, sauf fraude avérée.
7. Conseils pour la désignation et la mission
Définir clairement la mission dans le règlement d’ordre intérieur ou par décision de l’assemblée générale
Privilégier la compétence : choisir un professionnel pour les grandes copropriétés, un copropriétaire formé pour les petites
Favoriser la transparence : exiger la communication de tous les documents nécessaires à la vérification
Encourager la formation des commissaires bénévoles (formations, webinaires, documentation spécialisée)
Prévoir la possibilité de recourir à un collège de commissaires pour les grandes copropriétés ou les situations complexes
8. Conclusion : un pilier de la gouvernance moderne
La désignation d’un commissaire aux comptes compétent, doté de solides compétences en comptabilité et en droit de la copropriété, est aujourd’hui un pilier de la bonne gouvernance. Sa mission de contrôle, de transparence et de conseil est indispensable pour garantir la fiabilité des comptes, la sécurité financière de l’immeuble et la confiance entre copropriétaires et syndic.
Comme le rappellent les experts, il appartient à chaque assemblée générale de définir précisément l’étendue de la mission et de choisir la personne la plus qualifiée pour la remplir, afin d’assurer un contrôle réellement efficace et protecteur de l’intérêt collectif.
Article Copropriété : un commissaire aux comptes compétent
Mis en ligne le 7/04/2011 à 00:00 par Eric Riquier
Le nouvel article 577-8/2 du Code civil dispose que « l’assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, dont les obligations et les compétences sont déterminées par le règlement de copropriété ». La mission de commissaire aux comptes est de vérifier les comptes du syndic et de dresser ensuite un rapport de cette vérification sur la base duquel les copropriétaires appelés à se prononcer en assemblée générale pourront approuver les comptes de l’exercice écoulé ou, au contraire, les refuser et inviter le syndic à revoir sa copie.
L’Institut des experts-comptables et des conseils fiscaux, l’Institut des réviseurs d’entreprises et plusieurs experts-comptables externes et réviseurs d’entreprises ont récemment introduit un recours en annulation contre cette disposition qu’ils jugent contraire à leur monopole tel qu’il est organisé par la loi du 22 avril 1999 relative aux professions comptables et fiscales.
Sans préjudice du sort qui sera réservé à cette requête, déposée fin décembre 2010 au greffe de la Cour constitutionnelle, elle suscite les observations suivantes.
A vrai dire, la loi de 2010 sur la copropriété n’innove pas vraiment puisque la pratique de la vérification des comptes par une personne mandatée à cette fin par l’assemblée est déjà bien ancrée dans les usages.
Dans les grandes copropriétés, il est par ailleurs souvent fait appel à un réviseur ou un comptable professionnel non pas en raison de quelque égard pour le monopole des professions comptables, mais parce que la vérification des comptes exige des compétences qu’ils sont généralement les seuls à posséder. Au reste, cette habitude ne risque pas de changer puisque, depuis le 1er septembre 2010, les copropriétés d’au moins vingt lots sont tenues de dresser une comptabilité semblable à celle des sociétés commerciales, selon un
plan comptable minimum normalisé qui doit encore être établi par arrêté royal. Il y a donc lieu de penser que, loin d’entamer le monopole des professions comptables, les dispositions de la nouvelle loi sur la copropriété, en particulier l’article 577-8 §4, 17º qui impose au syndic de tenir une comptabilité normalisée combiné à l’article 577-8/2 qui impose la nomination d’un commissaire aux comptes, constituent dès à présent une nouvelle source d’affaires pour les réviseurs et autres experts comptables.
Par ailleurs, l’on peut se demander en quoi la disposition attaquée constituerait une violation du monopole dès lors que les deux lois peuvent parfaitement coexister. Le fait d’imposer à la copropriété de se choisir un commissaire aux comptes n’exclut en effet pas qu’elle soit tenue, s’il y a lieu, de choisir un professionnel. Enfin, l’article 37 de la loi du 22 avril 1999 énonce que seuls les experts comptables et conseillers fiscaux sont autorisés à exercer ou offrir d’exercer habituellement les activités qu’il énumère. Partant, il nous semble que l’assemblée générale reste libre de choisir une un commissaire aux comptes compétent - Le Soir
https://www.lesoir.be/art/copropriete-un-commissaire-aux-comptes-competent_t-20110407-01CAKH.html 2/2
personne qui n’est pas inscrite au tableau des experts comptables et conseillers fiscaux si
cette personne n’est appelée à vérifier que les comptes de la copropriété.
Exemple de demande d'avis de clarification sur les comptes et décomptes de charges aux commissaires aux compte et au syndic ;
Monsieur le Commissaire aux comptes
,Monsieur le Syndic,
Pour la prochaine assemblée générale, pourrions-nous déjà disposer d’un avis circonstancié et complet sur les comptes de la copropriété pour les exercices 2020, 2021 et 2022, qui n’ont pas encore fait l’objet d’un avis du commissaire aux comptes, du syndic, ainsi que d’une approbation par assemblée générale ?
Pourrions-nous avoir votre avis complet et circonstancié afin de délibérer rapidement et valablement, en conformité avec le Code civil et l’acte de base de la copropriété ?
Un peu de doctrine sur la responsabilité juridique du commissaire aux comptes :« La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :
· À la réalisation des différents paiements qui incombent à la copropriété dans les délais impartis, conformément aux conditions de facturation ;· À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures ;· Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux.
Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout, il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée. »
Pourriez-vous fournir les éléments suivants relatifs à votre vérification de la régularité et de la légalité des comptes de la copropriété :
Sur les comptes 2020 non approuvés par AG en date du 5 octobre 2020 :
Fonds de roulement au 1er janvier 2020 ;
Fonds de roulement au 31 décembre 2020 ;
Fonds de réserve au 1er janvier 2020 ;
Fonds de réserve au 31 décembre 2020 ;
Le bilan présenté au 31/12/2020 avec votre signature.
Sur les comptes 2021 non approuvés par AG en date du 5 octobre 2020 :
Fonds de roulement au 1er janvier 2021 ;
Fonds de roulement au 31 décembre 2021 ;
Fonds de réserve au 1er janvier 2021 ;
Fonds de réserve au 31 décembre 2021 ;
Le bilan présenté au 31/12/2021 avec votre signature.
Sur les comptes 2022 non approuvés par AG en date du 5 octobre 2020 :
Fonds de roulement au 1er janvier 2022 ;
Fonds de roulement au 31 décembre 2022 ;
Fonds de réserve au 1er janvier 2022 ;
Fonds de réserve au 31 décembre 2022 ;
Le bilan présenté au 31/12/2022 avec votre signature.
Pourriez-vous donner les montants des décomptes individuels des copropriétaires pour chaque exercice 2020, 2021, 2022 ?
Toutes les dépenses des comptes ont-elles fait l’objet d’une mise en concurrence et d’une décision expresse d’assemblée générale fixant les conditions financières et administratives, et conformes aux budgets prévisionnels ?
Quelle est la liste des dépenses n’ayant pas fait l’objet d’une décision générale expresse fixant les conditions financières du marché au préalable, comme sollicité par la juge de paix dans son jugement du 14 mars 2023 désignant un syndic pour la copropriété ?
Pourriez-vous confirmer que la société Couet & Associés a prélevé sur le compte, jusqu’au 1er avril 2021, les montants fixés par résolution d’assemblée générale et par le contrat du 22 juillet 2020 ?
Quels sont les frais de retard des factures depuis 2020 ? En 2021, j’ai dû payer l’assurance car le syndic Couet ne l’avait pas réalisée en mars 2021. Est-ce que tous les paiements incombant à la copropriété ont été effectués dans les délais impartis, conformément aux conditions de facturation ? Quel est le montant total des retards de paiement aux fournisseurs depuis 2020 ? Qui a pris en charge les frais de retard et pour quels montants ?
Quels sont les montants exacts et totaux prélevés par Couet et Associés hors mandat in temporis, donc après le 1er avril 2021, date confirmée par la juge de paix le 14 mars 2023 ?
Quels sont les montants prélevés par Me Didier Persyn dans le cadre du jugement du 21 janvier 2021 RG 19A247 (défaut de désignation régulière d’avocat par AG) et votre avis sur la répercussion des factures aux copropriétaires ayant mandaté Me Persyn pour les représenter, étant donné l’irrégularité ? Quelles sont les conditions contractuelles, financières, et avec quelle signature et délibération expresses ?
Quels sont les montants prélevés par Me Persyn dans le cadre du jugement du 25 novembre 2020 20A270R (défaut de désignation régulière d’avocat par AG avec mise en concurrence) et votre avis sur la répercussion des factures aux copropriétaires ayant mandaté Me Persyn pour les représenter ou pour réclamer la somme, car irrégulière ? Quelles sont les conditions contractuelles, financières, et avec quelle signature et délibérations expresses ?
Quels sont les montants prélevés par Me Didier Persyn dans le cadre du jugement du 5 novembre 2022 21/739/A (défaut de désignation régulière d’avocat par AG avec mise en concurrence et l’ACP n’était plus représentée juridiquement, confirmé par jugement du 14/3/2024) et votre avis sur la répercussion des factures aux copropriétaires ayant mandaté Me Persyn pour les représenter ou pour réclamer la somme, car irrégulière ? Quelles sont les conditions contractuelles, financières, et avec quelle signature et délibération expresses ?
Quel est votre avis sur le paiement de l’assurance incendie alors qu’elle n’a aucun objet (confirmé par la société elle-même), si la copropriété n’est pas aux normes techniques et incendies, en plus du mauvais entretien constaté par l’assurance en janvier 2017 ? L’ACP et Me Persyn le savent pertinemment depuis 2017. Depuis quand la police n’a-t-elle pas été réévaluée ?
Quels sont les montants prévus avec devis pour les différentes mises en conformité aux normes techniques, de sécurité et de bonne gestion après 4 dégâts des eaux, ainsi que le constat de Nicolai, géomètre expert, délivré par moi-même à Couet et Me Persyn ?
Je vous remercie pour votre travail.
Votre avis, avec les réponses aux questions susmentionnées, sera annexé au procès-verbal et par constat d’huissier. Je demanderai également l’avis de mon avocat pénaliste et du SNPC.
Nous notons toujours, notamment, la non-suite donnée par le syndic passé et actuel, et donc au nom de la copropriété :
Obtenir l’enveloppe de convocation avec toutes les annexes, conformément à l’acte de base et au PV de l’assemblée générale du 30 juin, demandé par le requérant et refusé par le syndic ;
Avoir consultation conformément à l’article 3.89 §5 du Code civil, comme demandé depuis 2020 auprès du syndic judiciaire, en présence d’un huissier aux frais du requérant, des factures d’entretien du décanteur en 2019, 2020, 2021, 2022 ;
Les factures des exercices comptables 2019, 2020, 2021, 2022, 2023 ;
Les livres comptables ;
Les extraits de compte des exercices 2019 à 2022 ;
Le dossier complet instruit à l’assurance pour le dégât des eaux du 22 février, instruit avant le 22/07/2020 ; l’assureur a infirmé le contraire du PV d’AG qui a pourtant force probante ;
Les factures des syndics depuis 2020 ;
Les factures de Me Didier Persyn avec les justificatifs.
En vous remerciant de faire parvenir votre rapport de commissaire aux comptes et syndic complet dans les délais légaux, civils et conformément à l’acte de base, je vous prie d’agréer, Monsieur, l’expression de ma considération distinguée.
