Décharge au syndic et commissaire aux comptes en copropriété en Belgique devons nous l’accorder?

Préambule;

L’Article 3.91 du Code civil instaure un commissaire aux comptes.  ‘L'assemblée générale désigne annuellement un commissaire aux comptes ou un collège de commissaires aux comptes, copropriétaires ou non, qui contrôlent les comptes de l'association des copropriétaires, dont les compétences et obligations sont déterminées par le règlement d'ordre intérieur.’

Quant a savoir si la loi permet d’avoir plusieurs commissaires aux comptes, la loi ne l’interdit pas et pourrait aussi être une démarche d’une meilleure efficience et transparence. Le législateur  (‘expose des motifs’, Doc. Parl, Chambre 2017-2018, Doc 54-2919/001) a voulu garder la souplesse car chaque copropriete est différente et demande des approches différentes. 2 commissaires aux comptes peut être inadéquate dans une ACP de 6 lots, mais peut être la bienvenue pour une ACP de 30 lots par exemple.

Quant a la mission, elle est aussi peu définie hélas, ce qui laisse comme tout le droit de la copropriete une liberté d’appréciation pour chaque copropriete par nature différente, mais, des lors, elle peut être interprétée de la manière la plus minime possible. ‘’ Toutefois, comme le fait observer la doctrine, le ‘contrôle des comptes’ peut se concevoir de de 2 manières. Elle peut porter sur la régularité formelle des comptes, notamment si la vérification est effectuée par un professionnel. Mais elle peut également consister à contrôler la concordance entre les dépenses, les initiatives du syndic et les décisions de l’assemblée.’ M. Wahl, le Droit de la copropriete, le Droit Notarial, Wolters Kluwer, 2019, p. 193

Nous voyons encore les différences même par Me Ricquier ;

De ces considérations, deux conclusions s’imposent

''1.      D’une part, la fonction de commissaire aux comptes doit être attribuée a une personne qui possède des compétences requises et ces compétences dépendront évidemment de la nature et de l’ampleur du compte a vérifier, Dans les grosses copropriétés, il parait essentiel que la mission soit confiée par un professionnel de la comptabilité ou, a tout le moins, a une personne disposant de compétences nécessaires. Dans les petites copropriétés, la fonction pourra être efficacement remplie par un copropriétaire

2.      D’autre part, quelle que soit l’importance de la copropriete, il est essentiel que la mission exacte du commissaire aux comptes soit définie, c’est-à-dire que la nature et l’entendue du contrôle, qu'íl va devoir opérer soient déterminé. Et c’est a l’assemblée générale qu'íl revient de faire cela.' E. Ricquier, la copropriete - les droits et devoirs du copropriétaire du syndic et de la copropropriété, Wolters Kluwer, 2019 p.

Nous espérions et nous rejoignons cette définition ; ‘ La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :

· À la réalisation des différents paiements qui incombe à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation

· À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures

· Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux

Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée.’ https://blog.syndicyourself.be/fr/actualites/commissaire-aux-comptes-copropriete/

La loi ne mentionne pas les mentions, ni l’étendue des missions, ni les compétences requises pour répondre a cette obligation et surtout garantir de manière certaine une qualité de contrôle des comptes par le commissaire aux comptes.

'' La vérification de la comptabilité

La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :

• À la réalisation des différents paiements qui incombe à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation

• À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures

• Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux

Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée.

Ce travail doit être réalisé impérativement avant la tenue de l’assemblée générale annuelle, puisque les comptes devront y être approuvés. Ce sujet sera mis à l’ordre du jour.

Pour rappel, le commissaire aux comptes a un droit de regard sur l’ensemble des documents comptables et financiers de la copropriété, au même titre que n’importe quel autre copropriétaire.

La rédaction du rapport annuel

Après analyse des documents comptables et financiers, le commissaire aux comptes est également chargé de l’établissement du rapport annuel lors de l’assemblée générale. Celui-ci permettra de décharger le syndic de toute responsabilité en cas d’erreur involontaire. ' https://blog.syndicyourself.be/fr/actualites/commissaire-aux-comptes-copropriete/

Article Qu'est-ce: voter pour donner décharge?

10 - 02 - 2017Pendant chaque assemblée générale annuaire ce terme est utilisé. L'assemblée donne le commissaire aux comptes et le syndic "décharge". Cela signifie que l’Assemblée Générale, tous les propriétaires présents et les procurations, décide si le syndic et le commissaire aux comptes reçoivent l'approbation pour leur travail de l’année passée. Cette approbation permette le syndic et le commissaire aux comptes d’être dispensés de leur responsabilité de l’ensemble de leurs tâches: le syndic et le commissaire aux comptes ont achevé une année correcte sans erreurs. Si on découvre par la suite qu’il y a eu fraude, cette approbation n’aura pas d’influence. Le syndic et/ou le commissaire aux comptes restent responsables. Quand il n’y a pas d’approbation, le syndic n’est pas licencié automatiquement. En réalité, c’est souvent le cas et le syndic abandonne sa position.

Accordons-nous la décharge au syndic ou pas ?

https://www.monastucesetconseils.be/2015-03/le-reglement-d-ordre-interieur-contraignant-WAPMPMAR_EU12111001

Durant l’assemblée statutaire annuelle, les copropriétaires accordent en général la décharge au syndic sans trop y penser. Quelles en sont donc les conséquences juridiques ? Et si vous y étiez opposé ?

Le syndic est tenu, comme mandataire de l’association des copropriétaires (ACP), de justifier chaque année la politique qu’il a menée. En pra­tique, on voit que les copropriétaires accordent en général (un peu) trop facilement la décharge au syndic pour son action de l’année antérieure. Sans en mesurer l’impact, ce point est trop souvent évacué à la va-vite. Or, accorder ainsi la décharge au syndic, cela peut être lourd de conséquences…

La décharge

Une fois l’an, durant l’assemblée générale statutaire, le syndic demande aux copropriétaires de lui accorder une décharge pour son action de l’année écoulée. En général, cela se passe après la discussion du volet financier.

Conseil. S’il reste à discuter ou expliquer en cours de réunion des points exécutés durant l’exercice écoulé, ou qui restent à exécuter, attendez que se soit déroulée la discussion à leur propos. Postposez le point de l’ordre du jour relatif à la décharge à la fin de l’assemblée.

Qu’implique cette décharge ?

Le principe. Quand l’ACP accorde la décharge au syndic, elle renonce en fait formellement à lui intenter une action en responsabilité. Elle marque donc son accord à l’action menée et le confirme en accordant cette décharge. Cela donne au syndic une certaine sécurité juridique. En effet, si l’ACP soutenait par la suite, au cours d’un litige, que le syndic a quand même commis une faute, contrairement à ce qu’elle avait prétendu antérieurement, elle pourrait bien faire chou blanc. Le syndic se raccrochera en effet au procès-verbal de l’assemblée générale pour démontrer que l’ACP lui a accordé sa décharge.

Conseil. Alors même qu’il a obtenu cette décharge, celle-ci n’aura toutefois guère de valeur juridique s’il a commis un dol, une fraude, etc., mais ce sont là déjà des cas extrêmes bien sûr…

Vous ne voulez pas l’accorder

Plusieurs fois déjà, vous n’étiez pas d’accord pour accorder cette décharge. Vous n’avez toutefois pu rien faire, car la majorité l’a fait à chaque fois. De fait, la décision sur cette décharge se prend à la majorité simple. On voit en général aussi souvent que les propriétaires qui contestent l’action du syndic pour l’un ou l’autre motif finissent par se dire qu’ils “doivent” se rallier à la majorité et la suivre.

Conseil. Non, ne le faites pas ! Si vous estimez que des fautes ont été commises ou si vous pouvez démontrer qu’une mauvaise action ou une action insuffisante du syndic vous cause ou vous a causé un préjudice personnel, vous avez le droit de ne pas lui accorder la décharge. Vous pouvez même exiger qu’il le consigne dans le procès-verbal de l’assemblée. L’avantage, c’est qu’en cas de litige ultérieur, cela vous permettra de sauvegarder vos droits, tant en votre nom personnel que vis-à-vis de l’ACP.

Exemple. L’ACP décide p.ex. d’entamer une procédure à l’égard du syndic en raison de négligences de sa part, et précisément celles qui vous avaient conduit à ne pas lui accorder sa décharge. Si le litige tournait finalement mal pour l’ACP, vous pourrez sans doute obtenir, eu égard à votre voix “contre” à l’assemblée, de ne pas intervenir dans les frais, honoraires, …

Voyez dans cette décharge plus qu’une simple formalité. En accordant la décharge au syndic, l’ACP renonce en effet formellement à lui intenter une action au sujet de points de la politique qu’il a menée l’année précédente, sauf en cas de dol, fraude, …

Conseil de copropriété-belgique Pour être constructif et favoriser une bonne collaboration avec le syndic, vous pouvez demander à ce que soit inscrit au procès-verbal que vous accordez votre confiance au syndic, ce qui justifie le renouvellement de son mandat. Cette confiance porte sur les éléments que vous pouvez contrôler et vérifier en tant que copropriétaire. En revanche, vous ne pouvez pas assumer la responsabilité de la gestion du syndic, qui lui est dévolue conformément à l’article 3.89, paragraphe 6, ni des actes dont vous n’auriez pas connaissance ou dont vous ne mesureriez pas pleinement la portée. Par conséquent, il est pertinent de voter contre une simple décharge. Cette démarche visant à limiter la portée de la décharge accordée au syndic et au commissaire aux comptes peut contribuer de manière constructive à instaurer une collaboration saine et efficace avec le syndic.