Assemblée générale en Copropriété : comment l’heure et la préparation par le syndic déterminent sa qualité de gestion et de service – analyse, paradoxes et solutions

Nous allons analyser cet article et développer nos arguments sur l'article de Property Today.

AG en journée ou en soirée ? Un débat révélateur des enjeux de la copropriété moderne

1. Le paradoxe du métier de syndic : service ou confort personnel ?

L’article de l’UDS met en avant la pénibilité des AG en soirée pour les syndics, soulignant la difficulté à recruter et la surcharge de travail. Mais ce discours suscite une incompréhension légitime chez de nombreux copropriétaires.

Pourquoi ?

• Les syndics demandent plus d’assiduité et de participation, mais souhaitent organiser les AG à des horaires qui conviennent à leur emploi du temps, souvent en journée, alors que la majorité des copropriétaires travaillent.

• Cela questionne la notion même de « métier de service » : un syndic n’est-il pas au service du collectif, comme d’autres métiers (soignants, policiers, commerçants…) qui acceptent des horaires atypiques pour répondre aux besoins de la société ?

Valeur CopropriétéBelgique :Nous défendons un métier de syndic à forte valeur ajoutée humaine, technique et éthique, mais qui reste avant tout un métier de service, au service du collectif.

2. Une image à redorer : le risque de la banalisation du métier

Les arguments avancés (« AG sandwich à midi », « soirée Netflix pour les copropriétaires », « préserver la vie de famille du syndic ») peuvent prêter à sourire, voire à décrédibiliser la profession.

• Beaucoup de copropriétaires ont le sentiment que leur syndic se limite à de l’administratif (PV, convocations, secrétariat).

• Si la gestion se résume à cela, pourquoi ne pas confier ces tâches à un employé administratif, un logiciel, voire à l’intelligence artificielle ?

Le vrai enjeu :Le syndic doit prouver sa plus-value :

• Préparation sérieuse des AG (projets de résolutions clairs, dossiers complets, visites de l’immeuble, anticipation des travaux et des budgets).

• Capacité à animer, à arbitrer, à conseiller, à prévenir les risques (sécurité, sinistres, incendies, conformité…).

Valeur CopropriétéBelgique :Nous défendons un syndic professionnel, formé, impliqué, qui va bien au-delà du simple secrétariat et qui s’investit dans la valorisation du patrimoine collectif.

3. Le vrai problème : l’organisation et la préparation des AG

Le débat sur l’horaire masque souvent le vrai problème :

• Une AG mal préparée (ordre du jour flou, dossiers incomplets, syndic peu informé) s’éternisera, quel que soit l’horaire.

• Une AG bien préparée (documents envoyés à l’avance, résolutions précises, gestion du temps, animation structurée) sera efficace et respectera le temps de chacun.

Exemple vécu :Une AG de 4 personnes à 14h qui dure plus de 4 heures, faute de préparation, montre que le souci n’est pas l’horaire, mais la compétence et l’organisation. Cela devient une kermesse et non une AG préparée par une syndic professionnelle vraiment:

Valeur CopropriétéBelgique :La préparation, la transparence et l’efficacité sont les piliers d’une bonne gouvernance en copropriété.

4. Horaires : la nécessité d’un compromis et d’une concertation

Imposer un horaire unique (journée ou soirée) n’est pas la solution.

• Les copropriétaires actifs ont besoin de flexibilité ; les syndics aussi.

• Le choix de l’horaire doit être le fruit d’une concertation : sondage des disponibilités, alternance des horaires, AG hybrides (présentiel + visioconférence), organisation le samedi matin, etc.

La réussite d’une AG repose sur :

• Un horaire négocié et annoncé suffisamment à l’avance.

• La prise en compte des contraintes de tous (emploi du temps, délais de convocation, nécessité de poser un congé…).

Valeur CopropriétéBelgique :Nous prônons la gouvernance partagée, la concertation et le respect mutuel entre syndic et copropriétaires.

5. Moderniser la gestion : digitalisation, hybridation, procédures écrites

Face à la pénurie de syndics et à l’évolution des attentes, il est temps d’innover :

• Développer les AG hybrides et le vote électronique pour maximiser la participation sans alourdir la charge du syndic.

• Utiliser la procédure écrite pour les points simples, tout en maintenant une AG physique annuelle pour les décisions majeures.

• Former syndics et copropriétaires aux outils numériques et à la gouvernance moderne.

Attention :À force de réduire le métier à de l’administratif et de privilégier le confort horaire, le risque est de voir l’IA et les syndics digitaux remplacer peu à peu l’humain.

Valeur CopropriétéBelgique :La digitalisation doit être un outil au service de la qualité de gestion, pas un prétexte pour déshumaniser ou appauvrir le métier.

6. Appel à une réflexion de fond et à la modernisation du secteur

Nous rejoignons l’appel de l’UDS et de nombreux acteurs à :

• Comparer les pratiques avec les pays voisins.

• Moderniser la législation pour plus de flexibilité, de transparence et d’efficacité.

• Mettre en place des formations continues et des standards de qualité pour les syndics.

• Prendre en compte les enjeux concrets (sécurité, sinistres, rénovation, transition énergétique…).

Synthèse et solutions pratiques

Ce que CopropriétéBelgique propose :

1. Sonder les copropriétaires pour déterminer le meilleur créneau d’AG, en alternant si nécessaire.

2. Favoriser les AG hybrides (présentiel + visioconférence) pour permettre une participation maximale.

3. Préparer rigoureusement les AG : dossiers, résolutions, visites de l’immeuble, documents transmis à l’avance.

4. Mettre en place le vote électronique et la procédure écrite pour les points simples.

5. Valoriser le métier de syndic par la formation, la spécialisation et la reconnaissance de la plus-value humaine et technique.

6. Impliquer le conseil de copropriété pour partager la charge et la responsabilité de la gouvernance.

7. Engager une réflexion nationale sur la modernisation et la sécurisation de la gestion des copropriétés.

Conclusion

L’AG ne doit pas devenir un moment de tension ou d’opposition entre copropriétaires et syndic, ni un simple exercice administratif.Elle doit redevenir un espace de gouvernance partagée, de dialogue, de décision et de progrès, où chacun – syndic comme copropriétaire – s’engage pour la valorisation du patrimoine commun.

CopropriétéBelgique s’engage pour une gestion moderne, humaine, transparente et efficace, dans l’intérêt collectif.

La modernisation du métier de syndic passe par la qualité, la concertation, l’innovation et le respect mutuel, pas par la recherche du confort personnel au détriment du service.

À méditer :Le métier de syndic survivra et se valorisera s’il prouve chaque jour sa plus-value, son engagement et sa capacité à s’adapter aux défis de la copropriété du XXIe siècle.

-----------------------

Article

15 bonnes raisons de ne plus organiser des AG en soirée !

file:///C:/Users/Christophe/Downloads/Property%20Today%20FR%202023%20Edition%2012%20(1).pdf

Le consensus est général au sein de la profession, pour admettre que l'organisation d'assemblées générales en soirée constitue non seulement une charge de travail supplémentaire mais surtout un mode de travail inadéquat et dépassé. En effet, après sa lourde journée de travail au bureau, le gestionnaire doit encore, en soirée, passer des heures en assemblée générale.

En tant que syndic, non seulement vous avez beaucoup de difficulté à trouver un employé qui est encore disposé et capable de tenir une AG, mais s'il doit en plus travailler le soir ou en week-end, c’est mission impossible ! Comme nous la savons tous, le métier de syndic est depuis quelques années un métier en pénurie; principalement en raison des longues journées et du travail en soirée.

Ces heures de travail en soirée représentent une lourde charge de travail supplémentaire pour le gestionnaire immobilier et/ou ses employés. Pour les copropriétaires, bien sûr, cela n'arrive qu'une fois par an, et ils considèrent cela presque normal. Ils s'installent confortablement, prennent généralement un verre dans la salle du café-restaurant et discutent avec les autres copropriétaires. Pour eux c’est agréable.

Souvent, leur partenaire les accompagne et cela devient une soirée conviviale entre copropriétaires. Bien sûr, les choses peuvent aussi se passer différemment... les discussions s’accumulant, le ton monte parfois, et les personnes frustrées veulent avoir raison... et finalement, l'assemblée générale se prolonge dans la soirée, parfois dans la nuit, au risque de démotiver les copropriétaires à assister aux 20 Edition janvier - février AG, ce qui a pour conséquence que les quorums de présence ne sont plus atteints…

Le syndic qui doit en faire l'expérience au quotidien finit sa journée de travail épuisé. Il lui reste encore à établir le procès-verbal sur place et à le faire signer. Certaines personnes veulent poser une question personnelle au syndic et cela prend encore plus de temps. Et il y a pire encore. A la côte, presque toutes les réunions se tiennent du vendredi soir au dimanche soir ! Anno 2023 ceci n’est plus normal !

Pour les copropriétaires à la côte, assister à une AG le samedi ou le dimanche, relève apparemment d'une activité de weekend, alors que les mêmes copropriétaires ayant un appartement à l’intérieur du pays, trouvent tout à fait normal d’assister à leur AG en semaine. Pour les collaborateurs salariés du syndic, il existe toujours la possibilité de récupérer ces heures, mais ce travail en soirée reste très fatigant. Le syndic professionnel, lui, ne récupérera sans doute pas ses heures supplémentaires, ce que le plus souvent est considéré comme normal… Il y a pourtant de nombreux avantages pour tous les participants, à organiser l‘AG pendant la journée.

Ci-dessous nous avons répertorié 15 raisons et remarques pour tenir l'AG pendant la journée et ce faisant ménager votre syndic :

1. Pour le copropriétaire lambda il n'y a qu'une AG par an, pour le syndic et son bureau c'est presque tous les soirs

2. Lorsqu’on propose une AG pendant les heures de bureau, les gens disent parfois « A cette heure-là ? Mais je travaille ! » Réponse : « Mais moi aussi Madame, mais tous les soirs je dois en plus tenir des AG »

3. La mairie, la poste, le dentiste, la pharmacie, la banque ou le notaire (ainsi que toutes les entreprises de services en général) ferment après 18h, pourquoi le syndic y fait-il exception?

4. Se libérer 2-3 heures dans la journée pour gérer votre patrimoine que par ailleurs vous remboursez pendant 25 ans, ça vaut quand même la peine ? ou est-ce trop demander ?

5. L'école vous informe que votre enfant est malade et que vous devez immédiatement venir le chercher, vous trouverez toujours une solution ; même en pleine journée en sans préavis.

6. Prendre une demi-journée de congé, c'est aussi l'occasion de faire d'autres activités ou de régler finalement des démarches administratives qui ne peuvent se faire que dans la journée.

7. Quitter le travail une heure plus tôt et rattraper cette heure le lendemain est toujours possible, n'est-ce pas ? De nos jours, des formules de travail flexibles existent et il y a toujours moyen de s’arranger.

8. Il est plus sage de décider d'une nouvelle installation de chauffage à 160.000 € à 17h qu'à 21h45. Le cerveau fonctionnera plus efficacement.

9. Une AG pendant la pause déjeuner avec un sandwich ! Pourquoi pas ?

10. Une réunion pendant les heures de bureau ou en fin d'après-midi sera certainement plus courte et plus dynamique.

11. Les rencontres durant les heures de bureau donnent au syndic l'occasion de contacter son bureau au besoin pour obtenir des éclaircissements sur certains points de discussion s'il y a lieu.

12. Lorsqu’une AG débute à 19h, les copropriétaires sont souvent en pleine digestion. L'énergie disponible se concentre sur l'estomac et non sur le cerveau. A contrario, s’ils n’ont pas encore mangé, la faim les poussent à accélérer les débats, car ils veulent rentrer chez eux. 13. Les jeunes copropriétaires peuvent avoir un problème de garde d'enfants le soir.

14. Après une AG l’après-midi, les copropriétaires ont toute la soirée pour eux , pour regarder Netflix ou aller au restaurant ! 15. Last but not least : votre syndic préféré préserve sa vie de famille en soirée. Tout au long de l'année il est donc plus performant car il est plus heureux ! A bon entendeur ! Le métier de syndic est un métier en pénurie; principalement en raison des longues journées et du travail en soirée. “ info PROPERTYTODAY