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Accès aux factures, devis, comptabilité et documents de la copropriété en Belgique : vos droits de copropriétaire à la transparence en 2025
- Syndic
- 29 mars
- 5 min de lecture
Dernière mise à jour : 18 avr.
Beaucoup de syndic ne jouent pas toute la transparence sur leur gestion et la comptabilité.
Les modalités d'accès est un droit et la consultation est gratuite.
Pour rappel: la loi est précise
article 3.89 § 2 9°. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :
11° de permettre aux copropriétaires d'avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété, de toutes les manières définies dans le [5 règlement d'ordre intérieur]5 ou par l'assemblée générale [2 ...]2;
Art. 3.93 § 4. Les décisions de l'assemblée générale sont consignées dans un registre déposé au siège de l'association des copropriétaires. Ce registre peut être consulté sur place et sans frais par tout intéressé.
article 3.87 par 3. La convocation indique les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits à l'ordre du jour.
Malheureusement, de nombreux syndics ne donnent pas accès aux documents de la copropriété et abusent de leur position.
Article du SNPC L’accès aux documents de la copropriété : quelles obligations pour le syndic ?
En vertu de l’article 577-8, § 4, 11° du Code civil, le syndic doit permettre aux copropriétaires d’avoir accès à tous les documents ou informations à caractère non privé relatifs à la copropriété.
La manière d’avoir accès à ces documents est définie soit dans le règlement de copropriété, soit par l’assemblée générale.
Le syndic doit également permettre de consulter les documents relatifs aux points qui sont inscrits à l’ordre du jour d’une assemblée générale suivant les modalités prévues dans la convocation.
A ce titre, il peut soit annexer une copie des documents lors de l’envoi de la convocation, soit indiquer dans la convocation la manière de les consulter.
Protection de la vie privée
Toutefois, l’accès aux documents de la copropriété est limité pour les copropriétaires ne faisant pas partie du Conseil de copropriété à ceux à caractère non-privé, le but étant de respecter la vie privée.
Ainsi, certains auteurs avaient dans un premier temps soulevé que la communication de certaines pièces telle que l’existence d’une procédure de recouvrement contre un copropriétaire ou d’une convention de médiation de dettes risquait d’y porter atteinte. La Commission de la vie privée a toutefois estimé que chaque copropriétaire était en droit de connaître la situation financière des autres copropriétaires à l’égard de l’immeuble. De plus, le syndic a l’obligation d’informer les copropriétaires des actions introduites par l’association des copropriétaires, en ce compris de celles qui concernent le recouvrement des dettes de certains copropriétaires.
De même, il peut être inopportun qu’un copropriétaire puisse consulter la correspondance échangée entre le syndic et l’avocat de la copropriété en ce qui concerne la procédure qui l’oppose à l’association des copropriétaires.
Dès lors, la frontière entre les documents ou informations à caractère privé ou non-privé n’est pas toujours aisée à déterminer.
Par contre, nous estimons qu’un copropriétaire faisant partie du Conseil de copropriété doit avoir accès à tous les documents de la copropriété vu qu’ils doivent contrôler la gestion du syndic. Dès lors, la réserve de consultation des documents à caractère non-privé ne les concerne pas.
Ou et quand les consulter;?
La consultation des documents doit pouvoir s’exercer dans des conditions normales. Ainsi le contrôle doit pouvoir être exercé durant des heures normales et le syndic doit laisser au copropriétaire un temps raisonnable pour consulter les documents.
La question qui se pose également est de savoir si le syndic doit donner accès aux documents par le biais d’un site internet. La loi du 2 juin 2010 faisait référence à ce site internet mais la modification législative du 15 mai 2012 a supprimé cette mention de manière à ce que l’utilisation d’un site internet ne soit pas obligatoire.
Article de la DH Plus de transparence dans la gestion des syndics
Publié le 10-04-18 à 10h57 - Mis à jour le 10-04-18 à 10h57
Les syndics ont mauvaise presse. Et pour cause : le manque de communication avec les membres de la copropriété, le flou dans les contrats établis avec les fournisseurs, la négligence des délais légaux… font bien souvent partie des reproches que les particuliers leur adressent. Souhaitant revaloriser l’activité de syndic, les groupes immobiliers investissent crescendo dans des outils performants et transparents. Explications. A un syndic flou et opaque, nul n’est tenu ! C’est, en substance, le message véhiculé par de plus en plus d’agences immobilières spécialisées, entre autres, dans le syndic. Suite à certains faits de mauvaise gestion liés aux syndics, cette nouvelle génération de syndics de copropriétés se veut plus transparente, plus éthique, davantage efficace et plus à même d’offrir des services à la pointe de la technologie. Par l’intermédiaire de plateformes web dédiées spécifiquement aux copropriétés, les conseils de copropriété ou commissaires aux comptes peuvent de ce fait suivre en quelques clics où en est la comptabilité ainsi que la gestion de leur immeuble. Grâce à une plateforme comptable online, ils peuvent désormais avoir facilement accès aux factures scannées, aux mouvements bancaires, aux contrats fournisseurs (assurance, concierge, énergie, ascenseur, services de nettoyage…), aux PV des Assemblées Générales qui concernent leur immeuble. De sorte que les possibilités proposées via le web sont aujourd’hui nombreuses ! Outre de pouvoir consulter une série de documents clés en ligne, tels que les contrats assurance et fournisseurs, l’acte de base, le(s) règlement(s) d’ordre intérieur, les modes d’emploi… le copropriétaire peut également suivre au jour le jour les tâches ou les travaux dont doit faire l’objet son immeuble (décisions d’Assemblée Générale, préparation de dossier, sinistre…). Fini les frustrations liées au manque de communication ou à la langue de bois ! Niveau éthique, de plus en plus d’agences immobilières mettent aujourd’hui en avant le fait de ne toucher aucune commission de la part des fournisseurs, voire de faire profiter les immeubles qu’elles gèrent de tarifs avantageux, comme, par exemple, des contrats cadre avec des sociétés d’énergie. Une participation 2.0 Et pour favoriser la démocratie participative, certaines agences proposent même un système de votes électroniques lors des Assemblées Générales. Les votes étant réalisés à l’aide de télécommandes, les résultats sont instantanés et communiqués séance tenante. Pour informer au mieux le grand public sur le métier de syndic d’immeubles, le réseau d’agences immobilières Cap Sud a récemment mis sur pied « I love syndic », un site web destiné aux copropriétaires. « L’idée avec ce projet est d’essayer de les aider et de répondre aux questions qu’ils peuvent se poser sur l’activité de syndic », développe Alain Braem, directeur Cap Sud Bruxelles. « En répondant à leurs interrogations et en leur fournissant les informations qu’ils demandent, ce sont beaucoup d’incertitudes et de zones d’ombre qui disparaissent ». En phase avec notre époque contemporaine, la nouvelle génération de syndics a également à cœur de suivre l’apparition de nouvelles tendances sur le marché et d’offrir toujours plus de services aux membres des copropriétés, telles que l’installation de panneaux solaires (photovoltaïques) ou le placement d’une chaudière à cogénération. Loin des syndics qui pouvaient par le passé gérer une cinquantaine d’immeubles, l’activité de syndic mise désormais sur un parc raisonnable de copropriétés (une dizaine par gestionnaire), de manière à privilégier la dimension humaine. Des ingrédients indispensables pour garantir un service de qualité et une relation de confiance entre les différentes parties.
