Rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières en copropriété : modèle, obligations et conseils pratiques

Obligations légales;

Art.3.89. du code civil Syndic § 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :

12° de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;

Pour une bonne gestion, cette obligation va de paire avec ceux là :

16° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir

et surtout de mise en concurrence et pluralité de devis (obligations du syndic) : 13° de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;

== la négociation des contrats peut faire de réelles économies 25% en moyenne

Doctrine et travaux parlementaires: « Le syndic est tenu de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures habituelles. L’objectif consiste à permettre aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause les contrats de fournitures, sur base d’un rapport d’évaluation » (Doc. Parl. Chambre, N° 1334/001, 2007-2008, p.20.)." Il veillera dès lors à recueillir et à transmettre toutes les informations nécessaires (prestations, coutés, date d’échéance et modalités de renom,…) pour permettre aux copropriétaires de faire un choix en connaissance de cause et de l’inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale au cours duquel le rapport d’évaluation sera présenté, le changement éventuel des fournisseurs. » (Corinne MOSTIN, le syndic de copropriété, Wolters Kuwer, 2020, p.162).

Le contrat du syndic est conclu pour une durée maximale de 3 ans, renouvelable. Cependant, cette durée n’exonère en rien l’obligation de mise en concurrence et de pluralité de devis, telles que prévues par le Code civil et validées par une décision de l’assemblée générale.

Quelles conséquences en cas de non-respect ?

Ne pas respecter ces principes constitue une violation du cadre légal et nuit à l’efficacité de la gestion financière de la copropriété. L’évaluation régulière des contrats est non seulement une obligation légale, mais aussi contractuelle. Le syndic, tenu à une obligation de moyens et de résultats, est rémunéré pour réaliser cette mission. Le non-respect de cette disposition ne peut être corrigé que par une modification législative, qui demeure du ressort exclusif du pouvoir législatif, lequel a clairement affirmé la nécessité de cette évaluation et mise en concurrence.

Le refus ou l’oubli de cette démarche démontre un manquement à l’obligation de bonne gestion, ainsi qu’à l’application effective de la volonté de la loi.

Modèle de rapport annuel d’évaluation des contrats de fournitures régulières en copropriété

Nous mettons à votre disposition un modèle complet de rapport annuel d’évaluation des contrats de fourniture régulière. Ce document rassemble toutes les informations essentielles que chaque copropriétaire doit connaître : sa contribution financière, les contrats en vigueur, et leur adéquation avec la situation actuelle. Ces contrats peuvent ne plus être adaptés, d’où l’importance d’une évaluation rigoureuse et transparente.

Ce texte met en avant les obligations légales et contractuelles, souligne les enjeux financiers et juridiques, et présente clairement l’intérêt du rapport d’évaluation dans la gestion financière de base d'une copropriété.

Pour faciliter le travail, le voici téléchargeable: https://bb16fbe8-f504-49a1-9803-4ec91c81142e.usrfiles.com/ugd/bb16fb_1c45a9db71354fcca503e9e762672cff.pdf

Copropriété en Belgique a la volonté d'aider les copropriétaires et les syndics à avoir une gestion davantage professionnelle: de vrais gestionnaires au service efficace d'une copropriété.

Exemples

Le rapport est incomplet, ne répond pas à l'objectif du législateur, et n'est pas gage d'un rapport complet d'un gage d'un grand professionnalisme et efficacité. Voici ce qu'un syndic nomme comme rapport d'évaluation:

shttps://inside-properties.be/wp/wp-content/uploads/2019/09/Forum-2-AGO.pdf

Voici le rapport d'un syndic judiciaire qui doit reprendre une CP en difficulé repris dans un PV non signé, convocation sans aucune annexe et consultation de documents préalables

Concernant cette société, il apparaît clairement que les deux rapports d’évaluation des contrats de fournitures régulières se limitent à une simple formalité administrative. Ces documents sont dépourvus des informations essentielles nécessaires à une véritable analyse et évaluation des contrats concernés.

La société semble se contenter d’accomplir son obligation de manière superficielle, sans rigueur ni fond, et sans répondre aux exigences minimales de gestion attendues dans ce cadre. En pratique, elle se limite au strict minimum en termes de prestation, tout en facturant des honoraires élevés, au prix d’un service prétendument « professionnel », sans en garantir ni la qualité ni la démarche attendue.

Or, l’objectif fondamental de ce rapport est d’évaluer la qualité et le coût des prestations des fournisseurs, afin de vérifier leur adéquation aux besoins actuels et futurs de la copropriété. Le syndic est tenu de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures habituelles, permettant aux copropriétaires de remettre régulièrement en cause ces contrats sur la base d’une analyse complète (Doc. Parl. Chambre, N° 1334/001, 2007-2008, p.20)

Ce rapport doit comporter toutes les informations nécessaires : nature des prestations, coûts, date d’échéance, modalités de renouvellement, afin que les copropriétaires puissent faire un choix éclairé et inscrire à l’ordre du jour de l’assemblée générale le changement éventuel des fournisseurs (Corinne Mostin, Le syndic de copropriété, Wolters Kluwer, 2020, p.162).

Si cette exigence légale paraît séduisante en théorie, elle est souvent difficile à mettre en œuvre en pratique. Pourtant, son intérêt réside précisément dans la mise en lumière des avantages et inconvénients des contrats actuels, ainsi que dans la réalisation d’une étude de marché pour évaluer l’intérêt d’un changement éventuel de fournisseurs.

En résumé, un rapport d’évaluation incomplet ou purement formel ne répond ni à l’esprit ni à la lettre de la loi. Il compromet la transparence et la bonne gestion financière de la copropriété, privant les copropriétaires des éléments indispensables à une prise de décision informée.