Commissaire aux comptes de copropriété: quelle mission? quelle est sa responsabilité à l'égard de la copropriété, du syndic et des copropriétaires?

Copropriété Belgique propose la définition de la mission du commissaire aux comptes telle que prévue par le code civl par les dispositions suivantes à intégrer au règlement d'ordre intérieur de la copropriété

Commissaire aux comptes

L'assemblée générale désigne annuellement, à la majorité absolue des voix, un commissaire aux comptes, copropriétaire ou non, chargé de contrôler les comptes de l’association des copropriétaires tenus par le syndic.  Il devra établir ses connaissances des règles de la comptabilité et exécutera sa mission en toute indépendance et avec honnêteté.

Le commissaire aux comptes devra, en particulier, vérifier :

1. que les règles de la comptabilité et que le plan comptable sont appliqués selon les prescriptions de l’Arrêté Royal du 12 juillet 2012 fixant un plan comptable minimum normalisé pour les associations de copropriétaires ;

2. que les comptes ont été ouverts en conformité avec le bilan de l'exercice précédent 3. que les dépenses sont conformes aux décisions de l'assemblée générale et ont été acquittées dans le délai imparti;4. que les comptes correspondent aux pièces contenues dans les facturiers des entrées, dans les facturiers des sorties, dans les journaux financiers et des opérations diverses, et extraits de compte ouverts au nom de l’ACP ;5. que la répartition des charges et l'imputation des produits sont conformes à la loi, notamment à la bonne affectation au fonds de roulement et au fonds de réserve, et aux statuts et décisions d’assemblée générale ;

6. que les mesures nécessaires ont été prise avec diligence à l’égard des copropriétaires débiteurs.

Le commissaire établit un rapport écrit sur son contrôle effectif et l’accomplissement de sa mission qui est joint à la convocation de l’assemblée générale ordinaire approuvant les comptes de l’exercice précédent. Il détaille la manière dont il a effectué son travail et s'il a obtenu les informations qu'il a demandées ; il certifie (ou refuse de certifier) que la comptabilité et les comptes de la copropriété ont été établis  avec exactitude et qu'ils donnent la situation réelle du patrimoine, de la situation financière et des résultats du bilan financier.

La présence du commissaire aux comptes est requise à l'assemblée qui débattra de son rapport; il y répondra aux questions des copropriétaires.

Article

Votre responsabilité risque-t-elle d’être engagée lorsque vous vous faites désigner commissaire aux comptes ou membre du conseil de copropriété lors de l’assemblée générale des copropriétaires ? Quels risques courez-vous exactement ? Pouvez-vous vous assurer contre ces risques ? Qui paiera alors les primes ? Pourquoi est-il important de veiller à ce que l’assemblée générale vous accorde une décharge pour l’exercice de votre mandat ?

Obligation. Dans tout immeuble à appartements, il y a lieu de désigner un ou plusieurs commissaire(s) aux comptes. La loi requiert en outre la constitution d’un conseil de copropriété dans chaque immeuble ou groupe d’immeubles d’au moins 20 lots, hormis les caves, les garages et les emplacements de stationnement. Dans les plus petits immeubles, c’est aussi possible, mais pas obligatoire. Lors de l’assemblée générale annuelle, vous êtes libre de vous porter candidat. Personne ne peut donc vous y contraindre.

Mission légale. Les tâches sont définies dans la loi. Le conseil de copropriété est chargé de veiller à la bonne exécution des missions du syndic. Il peut également recevoir d’autres missions ou délégations de compétences, dans la mesure où cette décision est prise par l’assemblée générale à une majorité des deux tiers. Lors de l’assemblée générale annuelle, le conseil doit également fournir aux copropriétaires un rapport annuel circonstancié sur l’exercice de sa mission. Le commissaire aux comptes est quant à lui chargé de contrôler les comptes de l’association des copropriétaires. Sa mission précise est inscrite dans le règlement d’ordre intérieur.

Responsabilité. Même si vous n’êtes sans doute pas rémunéré pour exercer la fonction de commissaire aux comptes ou de membre du conseil de copropriété, votre responsabilité peut être engagée si vous n’exécutez pas correctement votre mission et si l’association des copropriétaires ou un copropriétaire subit un préjudice de ce fait. Il suffit de songer à une situation dans laquelle vous n’avez pas remarqué la mauvaise gestion financière du syndic, alors que vous auriez en fait dû vous en rendre compte. Sachez toutefois que votre responsabilité sera certainement vue d’un œil plus clément si votre fonction n’est pas rémunérée. Ne posez donc votre candidature à cette fonction que si vous possédez l’expérience nécessaire et êtes suffisamment au courant de la tenue d’une comptabilité. Demandez-vous aussi au préalable si vous disposez de suffisamment de temps libre pour assurer cette mission.

Dédommagement. Si l’association des copropriétaires (ou un copropriétaire) met votre responsabilité en cause parce que vous avez (prétendument) mal exécuté votre fonction, vous risquez de devoir payer un dédommagement. Celui-ci peut être considérable. Vous risquez en effet de devoir supporter tous les dommages subis à la suite de ce manquement dans l’exercice de votre fonction. La loi ne fixe pas de plafond. Celui qui invoque votre responsabilité devra prouver qu’il a subi un dommage, son ampleur et le lien de causalité avec votre manquement.

Assurance. Vous pouvez toutefois assurer votre responsabilité en tant que commissaire aux comptes ou que membre du conseil de copropriété. Avant de le faire, mieux vaut d’abord vérifier si l’assurance du syndic ou de l’association des copropriétaires n’inclut pas une couverture de cette responsabilité, sans quoi vous risquez d’être doublement assuré. Vérifiez aussi l’étendue de la couverture et la franchise éventuelle. Sachez à cet égard qu’une assurance n’est pas l’autre. Il est dès lors important de comparer les conditions des différentes assurances et de ne pas opter d’office pour la moins chère.

Qui paie ? Il n’est pas inhabituel que l’association des copropriétaires paie les primes des assurances de responsabilité souscrites pour les membres du conseil de copropriété ou le commissaire aux comptes, assurément si cette fonction est exercée à titre gratuit. Si l’association ne paie pas encore la prime, vous pouvez soumettre cette proposition au vote à l’assemblée générale. Si l’association des copropriétaires ne veut pas payer la prime, vous pouvez décider de le faire vous-même. Tenez alors toutefois compte du fait que l’exercice de la fonction, pour laquelle vous n’êtes pas rémunéré, vous coûtera en fin de compte de l’argent.

Décharge. Vous avez aussi intérêt à obtenir la décharge pour l’exercice de votre mandat, lors de l’assemblée générale. Ce faisant, les copropriétaires confirment que vous avez correctement exercé votre fonction. Il sera alors encore difficile de mettre votre responsabilité en cause ultérieurement. Veillez dès lors à ce que la décharge au commissaire aux comptes et aux membres du conseil de copropriété soit inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale.

En tant que commissaire aux comptes ou membre du conseil de copropriété, vous avez une meilleure vue et plus d’influence sur la gestion de l’immeuble à appartements. Votre responsabilité peut toutefois être engagée si vous avez commis des erreurs dans l’exercice de votre fonction, même si vous l’exercez à titre gratuit. N’acceptez dès lors cette fonction que si vous disposez des connaissances et de l’expérience nécessaires. Demandez aussi à l’assemblée générale de souscrire une assurance de responsabilité aux frais de l’association des copropriétaires. Demandez en outre à ce que l’assemblée générale annuelle vous accorde la décharge.

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