Convocation d’assemblée générale de copropriété et son ordre du jour en Belgique : modèle, délai, conseils 2025

La convocation à l’assemblée générale de copropriété, accompagnée de son ordre du jour, est une étape cruciale pour garantir la transparence, la légalité et une gestion efficace de votre immeuble en Belgique. Encadrée par le Code civil belge, cette convocation doit impérativement mentionner le lieu, la date, l’heure de la réunion ainsi que l’ordre du jour détaillé. Elle doit aussi permettre à chaque copropriétaire de consulter les documents nécessaires pour prendre des décisions éclairées.

Le respect du délai légal de convocation — au minimum 15 jours avant la tenue de l’assemblée, voire 21 jours pour une meilleure préparation — est essentiel. Ce délai favorise la participation active des copropriétaires et garantit la qualité des débats, conditions indispensables pour une prise de décision collective sereine et conforme à la loi.

Bases légales de la convocation d’assemblée générale ordinaire (Code civil belge)

• Article 3.87, §2 : Le syndic convoque l’assemblée générale dans la période fixée par le règlement d’ordre intérieur ou en cas d’urgence pour protéger l’intérêt de la copropriété.

• Article 3.87, §3 :

  • La convocation doit indiquer clairement le lieu, la date et l’heure de l’assemblée, ainsi que l’ordre du jour avec le détail des points à discuter.

  • Le syndic est tenu d’inscrire à l’ordre du jour les propositions écrites des copropriétaires ou du conseil de copropriété, à condition qu’elles lui parviennent au moins trois semaines avant le début de la période fixée pour l’assemblée.

  • La convocation précise également les modalités de consultation des documents relatifs aux points inscrits.

  • Elle est envoyée par courrier recommandé, sauf si les destinataires ont accepté par écrit un autre mode de communication.

  • Les convocations envoyées à la dernière adresse connue du syndic sont réputées régulières.

  • Les frais administratifs liés à la convocation sont à la charge de l’association des copropriétaires.

  • Sauf urgence, la convocation doit être communiquée au moins quinze jours avant la date de l’assemblée.

• Article 3.87, §4 : À tout moment, un ou plusieurs copropriétaires ou le conseil de copropriété peuvent demander au syndic l’inscription de points à l’ordre du jour. Si ces points ne peuvent être inscrits à l’ordre du jour de l’assemblée en cours, ils doivent l’être à celui de l’assemblée suivante.

Propositions d’amélioration portées par CopropriétéBelgique

Afin de renforcer la transparence, l’efficacité et la participation des copropriétaires, CopropriétéBelgique recommande les évolutions suivantes :

1. Un délai de convocation porté à 21 jours

Pour garantir une plus grande participation, une meilleure préparation et une consultation approfondie des dossiers, le délai de convocation devrait être de 21 jours minimum. Ce délai doit devenir une véritable condition de validité, dont le non-respect entraînerait l’annulation automatique de l’assemblée par le juge de paix, sauf en cas d’urgence avérée. Il s’agit d’éviter toute ambiguïté ou tergiversation lors des contestations.

2. Une liste exhaustive de documents obligatoires à annexer

La convocation devrait obligatoirement contenir ou annexer :

• Les comptes annuels,

• Les budgets prévisionnels du fonds de roulement,

• Le budget prévisionnel pluriannuel du fonds de réserve,

• Le rapport annuel de gestion du syndic,

• Le rapport du commissaire aux comptes,

• Le rapport annuel d’évaluation des contrats,

• Et tout autre document ou élément utile à la prise de décision.

Une telle liste, clairement prévue par la loi, garantirait une information complète et transparente pour tous les copropriétaires.

3. Une première préparation des délibérations

Pour que chaque copropriétaire puisse comprendre clairement les enjeux, la portée de son vote et sa responsabilité, la convocation devrait inclure une présentation synthétique et intelligible des points à délibérer. Cette préparation favoriserait des débats plus efficaces et une prise de décision plus éclairée lors de l’assemblée.

Modèle de convocation d’assemblée générale ordinaire de copropriété

Ce modèle respecte toutes les obligations légales belges en vigueur et intègre les meilleures pratiques pour une convocation claire, complète et conforme. Il inclut notamment :

• Les mentions obligatoires (lieu, date, heure, ordre du jour détaillé)

• Les modalités de consultation des documents

• Les instructions pour la participation et le vote

• Les informations sur la possibilité de donner procuration

En conclusion

Une convocation bien préparée, complète et envoyée dans les délais est la garantie d’une assemblée générale efficace, transparente et légale. En intégrant les propositions d’amélioration de CopropriétéBelgique, chaque copropriétaire pourra s’informer, participer activement et contribuer à la bonne gestion et à la valorisation de son immeuble.

Téléchargez dès maintenant notre modèle de convocation conforme au Code civil belge et facilitez la tenue de votre prochaine assemblée générale !.

modèle de convocation d'assemblée générale de copropriété ordinaire copropriété Belgique.p

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Propositions pour une amélioration des droits des copropriétaires en Belgique

L’association Copropriété Belgique souhaiterait que la législation belge renforce certains droits des copropriétaires, inspirés notamment des pratiques en vigueur dans d’autres pays, tels que la France.

1. Un délai de convocation plus réaliste pour l’Assemblée Générale. Actuellement, la loi belge impose un délai minimum de 15 jours pour la convocation des assemblées générales. Ce délai est clairement insuffisant pour permettre aux copropriétaires :

   
   

   • de réceptionner le courrier recommandé,

   • de prendre connaissance des documents,

   • de consulter les budgets, comptes et dossiers,

   • de solliciter des conseils juridiques ou comptables, ou divers

   • et d’organiser leur agenda (prise de rendez-vous, congé, etc.).

Un délai porté à 21 jours — ce que rien n’interdit — permettrait une meilleure préparation, une participation plus large et des votes plus éclairés. Ce serait aussi une réponse aux syndics qui déplorent l’absentéisme des copropriétaires, car il est difficile, voire impossible, pour beaucoup de s’organiser en si peu de temps. De plus, certains juges n’appliquent pas systématiquement le respect strict du délai de 15 jours, privant ainsi les copropriétaires d’un droit pourtant impératif d'être présent, de débattre et d'émettre sa voix en pleine connaissance de cause. Et à contrario, les syndics se plaignent aussi d'un absentéisme et d'un manque d'implication de certains copropriétaires. Ce délai serait certainement bénéfique pour tous (sauf les cas d'urgence déjà prévus par la loi).

2. Communication complète des documents avant l’assemblée

   Aujourd’hui, la loi belge impose uniquement la transmission des budgets prévisionnels et des comptes avec la convocation. Nous proposons d’élargir cette obligation, en y ajoutant :

   1. le rapport de gestion du syndic,

   2. l’avis de la commissaire aux comptes,

   3. le rapport du conseil de copropriété,

   4. et les comptes complets, entre autres.

Avec la généralisation des outils numériques (emails, plateformes sécurisées...), cette transparence est à la fois simple à mettre en œuvre et essentielle pour une gestion saine, claire et impliquée des copropriétés. D’autres législations, comme en France, vont déjà dans ce sens et offrent une information complète aux copropriétaires, ce qui renforce la confiance et la qualité des décisions.

3. Des résolutions claires et précises à l’ordre du jour

Il est courant de voir des ordres du jour formulés de manière vague, des points ajoutés en dernière minute, ou encore des résolutions mal rédigées, ce qui nuit à la compréhension et à la qualité des décisions. Nous demandons que le texte des résolutions soit rédigé clairement et annexé à la convocation, permettant ainsi :

• une meilleure préparation de la part des copropriétaires,

• une compréhension limpide, même pour les absents, des propositions soumises au vote,

• et une amélioration notable de la rédaction des procès-verbaux (cela faciliterait la rédaction des PV même)

L’assemblée générale resterait bien entendu souveraine pour modifier ou ajuster les résolutions lors de la réunion. Toutefois, une proposition claire dès la convocation serait un signe évident de sérieux et de professionnalisme de la part du syndic, et garantirait une meilleure transparence pour tous.

   Convocation à l’assemblée générale de la copropriété

                                    Par lettre recommandée (sauf dispense                                      expresse et écrite par le copropriétaire)

Objet Résidence X BCE 0819.847.760 – convocation à l’assemblée générale des copropriétaires le XXXX mois à

Madame, Monsieur,

Par la présente, en application de l’article 3.87 paragraphe 2 du nouveau code civil, nous vous le plaisir de vous convier à l’assemblée générale de notre copropriété le 25 octobre xxx à 19 heures 30 á rue de Limal 11 à Wavre.

L’ordre du jour est fixé de la manière suivante :

1. Vérification du quorum et validité des procurations – vote

La majorité des copropriétaires ou représentés dûment par procuration est atteinte. L’assemblée générale peut se tenir.

2. Election du Président, du Secrétaire, des scrutateurs de la séance

1)     Désigner Mr/ Mme …… en qualité de président(e) de l’assemblée générale du jour

2)     Désigner Mr/ Mme …… en qualité de Secrétaire de l’assemblée générale du jour

3)     Désigner Mr/ Mme …… en qualité de scrutateur de l’assemblée générale du jour

3. Rapport de gestion de la copropriété par le syndic (annexe 1) - vote

Résolution ; approuver le rapport de de gestion du xxxx 2023 au xxx 2023 de Monsieur Erick S ( de l’agence X) sur l’accomplissement des missions légales, contractuelles et de l’assemblée générale, tel qu’annexé ( annexe 1)

4. Rapport annuel du conseil de copropriété (annexe 2) - vote

Approuver le rapport annuel du conseil de copropriété tel qu’annexé

5. Présentation de la situation comptable, du compte, des décomptes individuels par le syndic

Le syndic fera une présentation de la comptabilité et comparaison avec le budget.

6. Approbation de l’avis du commissaire aux comptes et sur la comptabilité 2021 (annexe 3) – vote

Résolution : approuver le rapport de l’avis du commissaire au compte sur le compte annuel de l’année (rapport en annexe 2)

7. Approbation du compte 2021 (avec recettes et les dépenses, avec ma situation de la trésorerie, Les mouvements des dispositions en espèce et en compte, Le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve, es créances et les dettes des copropriétaires, le bilan avec charges et recette (annexe 4) - vote

Résolution ; Sous le présentation des comptes par le syndic, approuver les comptes de l’exercice 2021, tels qu’annexes au PV avec avis du syndic et commissaire aux comptes, avec une situation de trésorerie suivante

o   Fonds de roulement au 1er janvier 2021 ;

o   Fonds de roulement au 31 décembre 2021 ;

o   Fonds de réserve au 1er janvier 2021 ;

o   Fonds de réserve au 31 décembre 2021 ;

o   Le bilan présente au 31/12/2021 avec un bénéfice/malus

8.  Approbation des décomptes individuels trimestriels et annuels de 2021 conformément à l’acte de base et de la législation applicable– vote

1)     Approbation des décomptes individuels trimestriels et annuels de 2021 de chacun des copropriétaires, tel qu’annexés au PV.

2)     Charger le syndic de procéder au recouvrement amiable et judiciaire le cas échéant avec les copropriétaires avec des arriérés comme :

9. Décharge du commissaire aux comptes pour l’exercice x – vote

1) Approuver la décharge du commissaire aux comptes sur base de son rapport annexé pour l’exercice

10. Décharge du conseil de copropriété pour l’exercice x – vote

Approuver la décharge du conseil de copropriété sur base de son rapport annexé pour l’exercice

11.        Décharge du syndic pour l’exécution de ses missions lors de l’année – vote

Approuver la décharge du syndic sur base de son rapport annexé pour l’exercice

12. Détermination des seuls de mise en concurrence

1)     Sur base de proposition du syndic, fixer le montant du seuil de mise en concurrences des contrats sans cahier des charges au montant de  ou toute somme supérieure à 15 pour cent du budget prévisionnel du fonds de roulement

2)     Sur base de proposition du syndic, fixer le montant du seuil de mise en concurrences des contrats avec cahier des charges au montant de  ou toute somme supérieure à 30 pour cent du budget prévisionnel du fonds de réserve

13. Evaluation des contrats de fourniture et prestataires de services de la copropriété (annexe) - vote

4)     Résolution ; approuver le rapport d’évaluation annexé des contrats de fourniture et prestaires de services de la copropriété

5)     Résolution :

•     Approuver la reconduction des contrats suivants et dans les conditions fixées des fournisseurs et des prestataires de service suivants

•     Réévaluation des contrats suivants lors de la prochaine assemblée générale                         avec                                        3                                devis :

14. Adoption du budget prévisionnel du fonds de roulement 2022 pour assurer le bon fonctionnement et entretien de la copropriété (annexe ) pour l’exercice 2022 – vote

Approuver le budget prévisionnel annuel du fonds de roulement, tel qu’annexé, et pour un montant total pour l’exercice 2022

15.  Mise en conformité de la copropriété aux normes techniques et de sécurité incendie de base – état des lieux et propositions du syndic – voteRésolution :approuver le rapport du syndic sur l’état des lieux des mises aux normes techniques et de sécurité incendie de base de la copropriété

16.  Adoption du budget prévisionnel pluriannuel 2022 – 2025 du fonds de réserve (annexe) – vote

Approuver le budget prévisionnel pluriannuel 2022 – 2025 du fonds de réserve, tel qu’annexé, et pour un montant total pour l’exercice 2022

17. Travaux (intitulé des travaux) -approbation du budget et du prestataire – financement – vote

Approuver la réfection de l’entrée et désigner la société X pour effectuer les travaux conformément à son devis référencé XXXX, tel qu’annexé, pour un montant total de XXXX eur TVAC et financer par le fonds de réserve

18.  Litiges éventuels – vote

Information concernant les procédures en cours

Autorisation éventuelle d’introduire une procédure pour X et désigner l’avocat Me , sur base de sa proposition d’honoraires, et informer régulièrement le syndic et la copropriété du bon avancement des procédures

Ratification de décision prise par le syndic d’introduire une procédure

19.  Conseil de copropriété pour l’année 2022 – vote

Approuver la désignation de Mme …. , M X comme membres du conseil de copropriété

20.  Désignation du commissaire aux comptes – vote

Approuver la désignation de Mme ou M. XXXX comme commissaire aux comptes pour accomplir les missions définies par le règlement d’ordre intérieur et par décision d’assemblée générale du XXXXX

21.  Désignation du syndic – vote

Désigner la société XXXX comme syndic de la copropriété, pour un mandat débutant le XXXXX et se terminant le XXX (maximum 3 ans,) aux conditions de son offre ici annexée, pour un montant annuel de base fixé à

En cas d’absence à l’assemblée générale, auriez-vous l’amabilité de prévenir et de faire parvenir la procuration ici jointe dument complétée et remise à la personne vous représentant lors de cette assemblée générale.

Les dossiers sont consultables du 12 octobre au 20 octobre de 10 heures à 12 heures au sein de nos bureaux situés ….. Nous vous serions reconnaissants de nous informer au préalable.

Si vous avez des questions précises à formuler sur les points ici, nous vous serions reconnaissants de nous en faire part pour bien préparer les réponses et avoir une assemblée générale efficace.

Tout copropriétaire peut se faire assister d'une personne à la condition d'en avertir le syndic, par envoi recommandé, au moins quatre jours ouvrables avant le jour de l'assemblée générale.

Au plaisir de vous recevoir, je vous prie d’agréer, Madame, Monsieur, l’expression de notre considération distinguée.

Annexes :

-      Rapport de gestion du syndic

-      Rapport du conseil de copropriété

-      Rapport du commissaire aux comptes

-      Comptes, bilans, et décomptes individuels de charges

-      Tableau d’évaluation des contrats de fourniture de la copropriété

-      Budget annuel du fonds de roulement

-      Budget prévisionnel pluriannuel 2022-2025 du fonds de réserve

-      Devis et propositions de contrat de syndic

-      Devis et contrats d’honoraires de 3 avocats

-      Devis des travaux

Procuration assemblée générale de la Résidence Thomas du 25 octobre 2020 a rue

Le(s) soussignes, Monsieur et/ou Madame   ……………………………………………………………………….. (nom, prénom)domicilie a …………………………………………………………..…………………………………(adresse)numéro de registre national + état civil……………………………………………………………………Copropriétaire de l’immeuble sis à :………………………………………………………………………..pour la quotité : ……………………………/10000….

Octroie par la présente mandat a ;……………………………………………………………… (nom, prénom)Domicilie a  …………………………………………………………………………………………..(adresse)

Dans le but

o   D’assister à l’assemblée générale des copropriétaires de l’immeuble indique ci avant,  dont la date est fixée au…..

o   De le/la représenter et y exercer tous les droits qu’il/elle pourrait exercer

o   De participer en son nom, a toutes les délibérations, décisions ainsi qu’aux scrutins

o   De signer tout document nécessaire pour la gestion

Je souhaite voter de la façon suivante (supprimer les mentions inutiles)

·        Concernant le point ………………… de l’ordre du jour : pour contre abstention

·        Concernant le point ………………… de l’ordre du jour : pour contre abstention

·        Concernant le point ………………… de l’ordre du jour : pour contre abstention

·        Concernant le point ………………… de l’ordre du jour : pour contre abstention

·        Concernant le point ………………… de l’ordre du jour : pour contre abstention

·        Concernant le point ………………… de l’ordre du jour : pour contre abstention

·        Concernant le point ………………… de l’ordre du jour : pour contre abstention

Fait a ……………………………………………………………………….. le ……………………. (*)

Signature

(*) Date, signature et formule manuscrite ‘bon pour mandat’

Conformément à l’article 3.73 par & du code civil ne peut accepter plus de trois mandats. Toutefois un mandataire ne recevoir plus de trois procurations de vote si le total des voix dont il dispose lui-même et de celles e ses mandats n’excède pas10% du total des voix affectées a l’ensemble de la copropriete.

Le syndic ne peut accepter aucun pouvoir.