Contester les décomptes de charges et les documents du syndic lors d’une vente en copropriété en Belgique : droits, rôle du notaire et recours possibles

La vente d’un appartement en copropriété en Belgique s’accompagne souvent de questions sur la régularité des charges et la conformité des documents transmis par le syndic au notaire. Que faire si le vendeur ou l’acheteur conteste le montant des charges ou l’exhaustivité des documents ? Quels sont les droits de chacun et les étapes à respecter ? Voici un guide pratique, basé sur la législation belge et les retours d’expérience du terrain.

1. Les obligations du syndic et du notaire lors d’une vente

Lors de la vente d’un lot en copropriété, le notaire doit obtenir du syndic :

• Le montant exact des arriérés de charges dus par le vendeur,

• Les fonds de réserve et de roulement,

• Les procès-verbaux d’assemblée générale des trois dernières années,

• Les décomptes individuels des deux dernières années,

• Le dernier bilan approuvé par l’AG.

Le syndic doit fournir ces documents dans un délai de 15 jours sur simple demande. Si ces informations sont incomplètes ou contestées, cela peut bloquer la transaction ou entraîner des litiges ultérieurs.

2. Que faire en cas de contestation des décomptes ou documents ?

a) Contestation des charges ou arriérés

Si le vendeur conteste le montant des arriérés de charges réclamé par le syndic (par exemple, absence de justificatifs, erreurs de calcul, charges non approuvées par l’AG), le notaire a l’obligation de :

• Séquestrer (bloquer) la somme litigieuse sur le prix de vente, au lieu de la verser immédiatement au syndic.

• Informer formellement le syndic dans les trois jours ouvrables suivant l’acte authentique que le montant est contesté et bloqué.

Le syndic dispose alors d’un délai légal (généralement 20 jours) pour agir : il peut pratiquer une saisie ou entamer une procédure pour récupérer la créance contestée.

b) Contestation de la qualité ou de la complétude des documents

Il arrive que les documents transmis soient incomplets (comptes annuels absents, procès-verbaux non signés, annexes manquantes). Dans ce cas :

• Le notaire et l’avocat du vendeur ou de l’acheteur doivent exiger du syndic la transmission des documents probants et complets.

• En l’absence de réponse ou en cas de documents manifestement irréguliers, il est possible de demander au notaire de retarder la vente ou de consigner une partie du prix en attendant la régularisation.

3. Conseils pratiques pour vérifier et contester les charges

• Rassemblez tous les justificatifs : décisions d’AG, contrats, factures, règlements de copropriété.

• Comparez les décomptes avec les décisions d’AG et les factures réelles. Refusez toute charge non approuvée ou non justifiée.

• Demandez les justificatifs par écrit au syndic (recommandé), en citant l’article 577-9 du Code civil pour obtenir les documents originaux.

• N’approuvez pas les comptes à l’AG tant que les problèmes ne sont pas résolus : votez contre la décharge du syndic et du commissaire aux comptes si nécessaire.

• Proposez la désignation d’un commissaire aux comptes indépendant lors de l’AG pour renforcer le contrôle.

• En cas de refus du syndic, saisissez le juge de paix dans les 4 mois (art. 734 du Code judiciaire) pour demander la communication forcée des documents ou la rectification du décompte.

4. Le rôle du notaire en cas de litige

Le notaire joue un rôle de médiateur et de garant du respect des droits de chaque partie :

• Il doit s’assurer de la régularité des documents transmis par le syndic.

• En cas de contestation, il bloque les sommes litigieuses et informe le syndic.

• Il veille à la bonne exécution des obligations légales et peut conseiller les parties sur les démarches à suivre.

5. Recours et solutions en cas de blocage

• Médiation ou conciliation : Avant toute procédure judiciaire, tentez de résoudre le litige à l’amiable avec le syndic ou via une médiation.

• Action en justice : Si aucun accord n’est trouvé, le juge de paix est compétent pour trancher les litiges relatifs aux charges ou à la transmission des documents.

• Assistance juridique : N’hésitez pas à consulter un avocat spécialisé ou à faire appel à une association de copropriétaires pour vous accompagner dans vos démarches.

6. Prévenir les litiges : vigilance et anticipation

• Avant la vente : exigez du syndic tous les documents et décomptes nécessaires, vérifiez la régularité des comptes et la répartition des charges entre vendeur et acquéreur.

• Après la vente : le syndic doit répartir certaines charges selon la nature des dépenses (ordinaires, exceptionnelles, extraordinaires).

À retenir

• La contestation des charges ou des documents du syndic lors d’une vente en copropriété est un droit, mais elle doit être justifiée et documentée.

• Le notaire a un rôle clé : il bloque les sommes contestées et informe le syndic, qui dispose de 20 jours pour agir.

• La vigilance, la transparence et la communication entre copropriétaires, syndic et notaire sont essentielles pour prévenir et résoudre les litiges.

• En cas de blocage, des recours existent : médiation, juge de paix, assistance juridique.

En attendant la publication de notre article, voici déjà un e-mail qui vous donne quelques en cas de non-transmission de documents probants ou de contestation des charges lors d’une vente d'un appartement dans une copropriété devant notaire.

À : cecile.lelnot.be <cecile.liert@belnot.be>; Mirkul (Etude des notairemerhiert) <m@euronot.be>; Pierre-Y<pierre-baut@avocat.be>; coproprietebelgique@gmail.com <coproprietebelgique@gmail.com>; jurid@snpc-nems.be <jurid@snpc-nems.be>; ordre@barreaudebruxelles.be <ordre@barreaudebruxelles.be>; secret3@meri3@ritius.be>; presidente@uniondessyndics.be <presidente@uniondessyndics.be>

Maitres,

J'ai déjà eu des avis sur la transaction de vente. 

Il était acquis que je contestais les décomptes de charge dont Me hubx était chargé de régulariser selon ses engagements écrits et surtout que le compte 2021 était inexistant. 

Comme mis dans l'acte de vente dont c est moi a l'initiative en absence de proposition ou avançée reelles nous n'avons pas eu les documents probants. est-ce ce que vous les avez redemandé au syndic d'avoir les documents dument signes et complets? pourrais-je  avoir la preuve? les comptes 2021 sont absents aussi? des pv non-signés et sans annexes?

Par ailleurs, même si je connaissais les dispositions. pourquoi mon notaire et mon avocat n'ont pas procédé de la sorte ou conseillé?

• Si le vendeur conteste le montant des arriérés de charges réclamé par le syndic, le notaire bloque (séquestre) la somme litigieuse sur le prix de vente, au lieu de la verser immédiatement au syndic.

• Le notaire en avise formellement le syndic dans les trois jours ouvrables suivant l’acte authentique.

• Le syndic dispose alors d’un délai (généralement 20 jours) pour agir, notamment en pratiquant une saisie ou en entamant une procédure pour récupérer la créance contestée.

• Durant ce temps, la somme reste bloquée jusqu’à ce qu’un accord soit trouvé entre les parties ou qu’une décision judiciaire intervienne.

Je n ai pas eu cette information de votre part, dont j'avais connaissance et pas de certitude, me fiant sur le travail de 3 hommes de droit avises et consciencieux. Je n'ai pas du toute la même expertise et habilité, expliquant vos missions respectives soi disant nécessaires.Quel a été le suivi et le travail de collaboration approfondis de Me Hubaut car il parle de recours au tribunal de première instance dont je n'ai pas connaissance.

Ce présent sera publié pour avertir le public concerné car je ne dois pas être seul.

Je vous en remercie.

Je vous en remercie d’avance. 

Je vous souhaite une belle

Pour rappel, voici un courrier adressé par Me Pierre YVes Hubt resté sans suite et sans réponse apparemment de la copropriété