Le syndic, simple exécutant de l’assemblée générale de la copropriété? Non, découvrez la richesse d’un métier multiple.

Quand on pense à la vie en copropriété, on imagine souvent les assemblées générales, les discussions animées et les décisions à prendre ensemble. Mais derrière tout cela, il y a une personne-clé : le syndic. Trop souvent perçu comme un simple exécutant, le syndic est en réalité un véritable chef d’orchestre, un gestionnaire polyvalent et un partenaire indispensable au bon fonctionnement de l’immeuble.

Pourquoi le syndic est-il si important ?

Le syndic, c’est un peu le « super-héros » de la copropriété : il veille à la sécurité, à la bonne gestion et à la valorisation de votre bien commun. Sa mission ? Faire tourner la copropriété comme une horloge, dans le respect du cadre légal (articles 3.86 à 3.94 du Code civil belge), tout en gardant le sourire et en restant à l’écoute de chacun.

1. Exécution diligente des décisions de l’AG et responsabilité du syndic

Le syndic doit exécuter les décisions de l’AG dans un délai raisonnable (art. 3.89 §5,1° CC). Sa responsabilité personnelle peut être engagée en cas de retard injustifié, surtout si ce retard cause un dommage (par exemple, une toiture non réparée à temps provoquant un sinistre).

Pratique : Il est conseillé de rédiger des procès-verbaux d’AG précis, de fixer des délais d’exécution, et d’informer les copropriétaires en cas de retard, en justifiant par écrit les raisons.

2. Actes conservatoires et d’administration provisoire

Juridique : L’article 3.89, §5, 2° CC autorise le syndic à accomplir tous actes conservatoires et d’administration provisoire sans feu vert préalable de l’AG.

Pratique :

• Urgence : En cas de fuite, sinistre, panne critique, le syndic doit organiser immédiatement les réparations pour préserver l’immeuble et la sécurité des occupants.

• Exemple : Si l’étanchéité de la toiture est compromise, il peut commander une réparation immédiate, voire une intervention plus large si la situation l’impose, en concertation avec le conseil de copropriété si possible.

• Action judiciaire en référé : Il peut, seul, saisir un juge pour préserver un droit ou obtenir une expertise urgente contre un entrepreneur défaillant, sans attendre l’AG.

• Prudence : Pour des travaux importants, il est recommandé de solliciter plusieurs devis et de consulter le conseil de copropriété.

3. Administration rigoureuse des fonds

Juridique : Le syndic doit veiller à la séparation stricte des fonds de roulement et de réserve, chacun sur un compte distinct (art. 3.86 §3 CC).

• Le fonds de réserve ne peut être utilisé pour des dépenses courantes et doit atteindre au moins 5 % des charges annuelles, sauf décision contraire à 4/5èmes.

• Pratique : Il doit établir ce cloisonnement et contrôler l’utilisation correcte des fonds.

4. Gestion des impayés et actions judiciaires

Juridique : Le syndic peut, sans décision préalable de l’AG, engager toutes les démarches nécessaires pour le recouvrement des charges (relances, mises en demeure, saisies, citation en justice).

Pratique : Il agit rapidement pour préserver la trésorerie et éviter que les autres copropriétaires ne supportent les dettes d’un tiers.

5. Représentation de l’ACP en justice et gestion des affaires communes

Juridique : Le syndic représente l’ACP en justice pour les actes conservatoires et d’administration provisoire. Pour les actions au fond (hors urgence), l’accord de l’AG est requis1.Pratique :

• Il ne doit pas prendre parti dans les conflits entre copropriétaires, sauf si les parties communes sont concernées.

• Il agit en référé pour préserver les droits de la copropriété.

6. Communication avec les notaires lors de la vente d’un lot

Juridique : Le syndic doit transmettre au notaire, lors d’une vente, le relevé des dettes et créances du lot concerné, ainsi que toutes les informations financières et administratives nécessaires.

Pratique : L’absence de syndic peut bloquer la vente.

7. Convocation des occupants non-copropriétaires

Juridique : Le syndic doit informer non seulement les copropriétaires, mais aussi les locataires ou occupants de la tenue des AG, afin qu’ils puissent formuler des observations sur les parties communes.

Pratique : L’omission de cette convocation peut entraîner la nullité de l’AG si un droit a été lésé.

8. Transmission du dossier de gestion en fin de mandat

Juridique : À la fin de son mandat, le syndic doit transmettre l’intégralité du dossier de gestion à son successeur ou au président de la dernière AG, avec inventaire détaillé des pièces (art. 85 du Code de déontologie).

Pratique : Le syndic sortant ne peut retenir les documents pour exiger le paiement de ses honoraires.

9. Souscription et preuve de l’assurance responsabilité civile

Juridique : Le syndic est tenu de souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle et d’en fournir la preuve aux copropriétaires.

Pratique : En cas de faute, il peut être poursuivi par l’ACP ou les copropriétaires.

10. Accès aux documents et respect de la vie privée

Juridique : Le syndic doit garantir l’accès de tous les copropriétaires aux documents non privés (comptes, contrats, PV, etc.), dans des conditions pratiques définies par le règlement d’ordre intérieur.

Pratique : Il doit veiller au respect de la vie privée, notamment pour les comptes individuels.

11. Conservation du dossier d’intervention ultérieure

Juridique : Pour les immeubles récents (après 2001), le syndic doit conserver et mettre à jour le dossier d’intervention ultérieure, essentiel pour la sécurité et la gestion technique du bâtiment.

12. Présentation d’une pluralité de devis et mise en concurrence

Juridique : Lorsque la mise en concurrence est obligatoire (seuil fixé par l’AG), le syndic doit préparer un cahier des charges précis, solliciter plusieurs devis et présenter une analyse comparative à l’AG (art. 3.88, §1er, 1°, c)1.

Pratique : Il doit justifier le choix du prestataire, pas uniquement sur le prix mais aussi sur la qualité/réputation.

13. Rapport annuel sur les contrats récurrents

Juridique : Le syndic doit soumettre à l’AG un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (énergie, entretien, etc.), permettant à l’AG de choisir ou de renégocier les contrats.

14. Transparence sur les contrats avec des proches

Juridique : Tout contrat entre l’ACP et le syndic, ses proches ou une société liée doit être soumis à l’autorisation préalable de l’AG pour garantir la transparence et éviter les conflits d’intérêts1.

15. Mise à jour et transmission des listes de copropriétaires

Juridique : Le syndic doit tenir à jour et transmettre, sur demande, la liste des copropriétaires, leurs coordonnées et les références des lots, facilitant la préparation des AG et la communication1.

16. Comptabilité détaillée et préparation du budget prévisionnel

Juridique : Le syndic doit tenir une comptabilité détaillée, claire et conforme au plan comptable légal, et préparer chaque année le budget prévisionnel pour les dépenses courantes et extraordinaires, à soumettre à l’AG (art. 3.89 §5)

Pratique : Il doit aussi inscrire à l’ordre du jour les travaux extraordinaires à prévoir (isolation, bornes électriques, etc.), démontrant ainsi son rôle prospectif et non seulement exécutif.

17. Anticipation et force de proposition

Juridique et pratique : Le syndic doit être force de proposition : il lui revient de suggérer à l’AG les travaux nécessaires, les mises en conformité, les innovations techniques ou énergétiques, et de commander les études préalables pour éclairer les décisions de l’AG.

Exemple : Proposer l’isolation thermique des communs, l’installation de bornes de recharge électrique, ou la rénovation énergétique, même sans demande préalable de l’AG.

Plus qu’un gestionnaire : un animateur de la vie collective

Au-delà des textes de loi, le syndic doit faire preuve de pédagogie pour expliquer les enjeux, de diplomatie pour résoudre les conflits, et de dynamisme pour anticiper les besoins de la copropriété. Il doit aussi savoir utiliser les outils numériques, organiser la communication, et proposer des solutions innovantes pour améliorer la vie dans l’immeuble.

Exemples :

• Proposer l’installation de bornes de recharge pour voitures électriques.

• Organiser une réunion d’information sur la rénovation énergétique.

• Mettre en place un espace en ligne pour faciliter les échanges entre copropriétaires.

Conclusion : Le syndic, un partenaire de confiance et un acteur clé de la valorisation du patrimoine

Être syndic, c’est bien plus qu’un métier : c’est une aventure humaine, riche en défis et en expériences. C’est savoir jongler entre les obligations légales, la gestion quotidienne, la pédagogie et la conciliation, pour garantir la sérénité, la sécurité et la valorisation du bien commun. Un bon syndic, c’est celui qui sait anticiper, expliquer, fédérer et agir avec dynamisme, au service de tous les copropriétaires.

Pour en savoir plus, consultez les articles 3.86 à 3.94 du Code civil belge, ou rapprochez-vous d’un syndic professionnel qui saura vous accompagner dans la gestion de votre copropriété !