Contrats-cadre en copropriété : attention aux abus, conflits d’intérêts et manque de transparence des syndics

Certains syndics, comme Couet & Associés (Parte Syndic), proposent à leurs copropriétés de souscrire des contrats-cadres. Ce principe peut sembler avantageux, car le syndic mutualise les offres et cherche à négocier les meilleures conditions auprès des fournisseurs pour l’ensemble de ses copropriétés. Cela peut générer des économies d’échelle, mais ce bénéfice n’est en aucun cas garanti.

En examinant de près un dossier de contrat-cadre soumis par la syndic Mathilde Guns, on constate une absence totale d’éléments concrets, juridiques ou financiers, permettant aux copropriétaires de prendre une décision éclairée et souveraine.

Cette opacité soulève plusieurs questions essentielles : quels sont précisément les objets des contrats ? Quelle est leur durée et leur montant maximal ? Quelles garanties de qualité, de service et de transparence sont offertes ? Comment la mise en concurrence est-elle assurée pour éviter tout conflit d’intérêts ou commissionnement caché au détriment de la copropriété ?

I"nscription contrat cadres - mandat au syndic

Le syndic explique le principe du contrat cadre. Certains fournisseurs souhaitent proposer des contrats intéressant pour un grand nombre de clients. Pour avoir le meilleur prix, le Syndic doit pouvoir chiffrer à l'avance combien d'immeubles souhaitent participer à un contrat cadre. En fonction du nombre qui est des lors fixé, le fournisseur peut remettre un prix plus attractif. En acceptant cette inscrit, la copropriété donne mandat au Syndic pour signer un contrat cadre pour des fournitures régulières (énergie, ascenseur, extincteurs,...). Il est certain que le Syndic n'acceptera que la convention groupée si elle est plus intéressantes pour toutes les copropriétés. "

Face à l’absence d’éléments concrets et chiffrés, il a été demandé au syndic de fournir des exemples précis concernant les contrats-cadres proposés. Elle n'a pu le faire, renforçant le manque de préparation des dossiers de l'ensemble des points soumis à l'assemblée générale, ne permettant pas de prendre des décisions efficaces et sécures. Cette opacité, renforcée par une délibération imprécise et incomplète, prive les copropriétaires d’une information essentielle et soulève de sérieux doutes quant à la transparence de la gestion.

Quels sont les dangers concrets de souscrire à un contrat cadre sans contrôle ?

• Un blanc-seing donné au syndic : L’assemblée générale ne décide plus des contrats, de leurs montants, ni de leurs clauses. Le syndic s’arroge ainsi un pouvoir qui appartient légalement à l’assemblée générale.

• Absence de définition claire des contrats : Quels sont les objets exacts ? Quelle est leur durée ? Quel est le préavis ? Quel montant maximal peut être engagé ?

• Manque de garanties sur la qualité des services : Quels sont les critères de sélection des prestataires ? Quelles garanties de service ou de produits sont offertes ?

• Risque de conflits d’intérêts : Comment assurer une mise en concurrence transparente ? Comment éviter que le syndic privilégie ses propres intérêts ou ceux de certains fournisseurs au détriment de la copropriété ?

  
  

Une phrase révélatrice illustre ce risque : « Il est certain que le syndic n’acceptera la convention groupée que si elle est plus intéressante pour toutes ses copropriétés. » Cela signifie que l’intérêt global du syndic prime, et non celui spécifique de votre copropriété.

Rappel juridique essentiel

• Le syndic ne peut souscrire un contrat exhaustif sans décision préalable et chiffrée de l’assemblée générale. Toute conclusion de contrat doit être décidée collectivement, avec un budget clairement défini.

• Obligation d’évaluation et de mise en concurrence : Le syndic doit soumettre à l’assemblée générale un rapport d’évaluation des contrats en cours et présenter plusieurs devis issus d’une mise en concurrence basée sur un cahier des charges précis (article 577-7, §1er, 1°, d).

• Respect des compétences de l’assemblée générale : La décision de conclure chaque contrat, avec ses clauses techniques, administratives et financières, appartient à l’assemblée générale, qui doit voter à la majorité.

Pourquoi refuser un contrat-cadre sans garanties ?

Les contrats-cadres tels qu’ils sont parfois proposés constituent un véritable chèque en blanc, sans limites claires sur les types de contrats ni sur les montants engagés. Ils privent les copropriétaires de tout contrôle, d’information et de décision réelle. Comment alors garantir l’impartialité, la transparence et l’absence de conflits d’intérêts du syndic avec ses prestataires, si la copropriété ne fait que constater a posteriori ?

Un juge qui validerait un tel contrat sans définition précise de ses objets, de sa durée ou de ses prix ne pourrait garantir l’absence d’abus ou de commissions occultes.

Notre conseil

N'acceptez jamais un contrat-cadre proposé par un syndic sans obtenir au préalable :

• Une démonstration chiffrée claire et complète

• Une définition précise des prestations et des services inclus

• Des garanties contractuelles sur la qualité et la transparence

• Une validation explicite et budgétisée par l’assemblée générale

Conclusion

Pour protéger votre patrimoine et assurer une gestion saine de votre copropriété, exigez toujours la transparence et le contrôle démocratique des contrats. Refusez les contrats-cadres opaques qui dépossèdent l’assemblée générale de ses prérogatives légales.

Cette approche vous permettra de mieux comprendre les enjeux, d’éviter les abus et de garantir une gestion conforme au droit et aux intérêts de votre copropriété.

Quelle solution pratique et efficace et qui offrirait des garanties à toutes les copropriétés de décider librement des contrats souscrits.? Un syndic a généralement X clients. Rien ne lui empêche de négocier préalablement, comme les centrales d'achats, avec plusieurs fournisseurs, leur demander un prix sur une base estimée de copropriétés qui souscriraient à cette offre. Cette démarche se réalise dans les marchés publics avec centrale d'achats . Donc en gros, le syndic viendrait à son assemblée générale en disant que sa société a pu négocier des offres pour ses copropriétés: - avec la société X, pour un montant de X, suivant les conditions contractuelles suivantes,.... pour une période d'un mais sous la conditions suspensive que X copropriétés souscrivent à cette offre avant le X. Bien entendu, pour démontrer son impartialité et sa transparence, il devra démontrer d'avoir négocier avec plusieurs fournisseurs.

Au moins à l'assemblée générale, le copropriétaire peut gérer en bon père de famille sa copropriété et en pleine connaissance de cause les contrats qu'il considère judicieux de souscrire et de leurs montants.

Articles intéressants La fin des commissions occultes des syndics de copropriété?

Pendant des années, le métier de syndic, chargé de la gestion de copropriété a souffert d'une très mauvaise réputation, à cause, notamment, des commissions occultes versées au syndic. Concrètement, ce dernier touche une commission -à l'insu des copropriétaires- de la part d'un fournisseur de mazout, d'un entrepreneur, d'un expert… Et plus généralement de n'importe quel fournisseur de services. Une pratique de pillage des copropriétaires, qui fausse le marché des honoraires des syndics.

Pourr afficher des tarifs moins élevés

Parce que toucher des commissions occultes, consiste à se rémunérer de manière déguisée. Ce qui permet d'afficher des tarifs officiels plus attractifs. Yves Van Ermen, ancien président de l'institut professionnel des agents immobiliers, institut chargé du respect de la déontologie dans le métier, reconnaît la réalité du problème : "Ce genre de personnage qui touche des commissions, peut ainsi présenter des honoraires plus réduits et encourager les propriétaires à le choisir plutôt qu’un autre. Cela ne signifie pas que tous ceux qui travaillent avec des bas prix prennent des commissions, mais il faut être réaliste, et se rendre compte que le syndic doit vivre de ses honoraires, et que pour des honoraires vraiment très bas, il faut être attentif."

Il y a eu, depuis 2015, un grand nettoyage dans la profession. Les poursuites aux pénal ont été étendues et toutes les personnes poursuivies ont été radiées. De même que les fournisseurs de mazout ou les entrepreneurs concernés pour corruption privée.

Mais les commissions occultes n’ont pas disparu pour autant. Des dossiers sont toujours en cour commente Yves Van Ermen : "Ces pratiques sont en train de disparaître, mais elles existent toujours, il ne faut pas être naïf, car sinon, elles vont revenir tout aussi vite. Il faut donc continuer les contrôles".

Une nouvelle loi avant la fin de l’année

Des contrôles qui restent compliqués, puisque ces commissions se font sous le manteau et que prouver un fait de corruption devant un tribunal est souvent difficile. Raison pour laquelle une nouvelle loi sur la copropriété est en cours de gestation. Elle devrait entrer en vigueur à la fin de l'année. Le texte va dans le sens de la transparence des honoraires. Tout devra être fixé, défini dans un contrat, et toutes les commissions supplémentaires devront faire l'objet d'un accord. Le reste sera, automatiquement considéré comme commission occulte. Cette transparence ira aussi dans le sens d'une meilleure lisibilité des honoraires pour les copropriétaires. Ce qui ne pourrait pas faire de tort.

Arficle Syndics et commissions occultes: pan !

Publié par Erik Deckers, le 3 juin 2015 - Blog, Infos immobilières, IPI

https://www.pim.be/syndics-et-commissions-occultes-pan/

L’article 76 du code de déontologie IPI prévoit: « L’agent immobilier administrateur de biens ne peut passer commande de fournitures ou de services avec des personnes avec lesquelles il a un lien familial ou juridique, sauf autorisation ou ratification du commettant dûment informé de ce lien. » Apparemment, certains syndics professionnels agréés, pourtant tenus de respecter cette règle-là aussi, n’ont pas reçu les explications requises… L’IPI leur tape, enfin, sur les doigts et rappelle l’évidente obligation existante. L’IPI a informé la presse « de l’adoption, par le Conseil national de l’Institut, d’une mesure de principe en vue d’optimiser la transparence au sein de la relation liant le copropriétaire, le syndic et le fournisseur de biens et de services. A la suite de 3 dossiers concrets, le Conseil national de l’IPI a en effet décidé de poursuivre tant sur le plan disciplinaire que sur le plan pénal les syndics et les fournisseurs qui lient des commissions à des contrats. Les Chambres disciplinaires de l’Institut ont récemment traité 3 dossiers relatifs aux commissions occultes, dont un dossier déjà conclu en première instance, et ont fermement condamné cette pratique. Non seulement les syndics peuvent donc être sanctionnés par les instances disciplinaires, mais l’IPI a en outre pris la décision de poursuivre sur le plan pénal les syndics et les fournisseurs qui s’adonnent à ces pratiques. Les commissions occultes constituent en effet une forme de concurrence déloyale à l’égard des syndics qui exercent le métier en suivant les règles du jeu. Les règles relatives aux commissions sont pourtant claires. Le syndic ne peut recevoir une commission que si celle-ci est approuvée par l’assemblée générale des copropriétaires (AG) ou prévue contractuellement. Le contrat ayant été lui-même approuvé par l’AG lors de la nomination du syndic. Il est par conséquent important de toujours préciser de façon claire et transparente les honoraires de base ainsi que les éventuels honoraires complémentaires du syndic au sein du contrat de gestion. » (source IpiMail 112 du 3/6/15)

Il faut dire aussi que l’IPI s’était vu reprocher, notamment par le SNPC, une certaine inaction, ou en tout cas une lenteur controversée, face à ces agissements répréhensibles. Il était donc temps de réagir, non seulement sur le plan disciplinaire, mais aussi – et c’est ce qui explique sans doute le passage par le Conseil National – sur le plan pénal, en y incluant des fournisseurs concernés… (dont, apparemment, quelques firmes connues). La profession ne s’en portera que mieux. Et les consommateurs aussi. A force de nettoyer, on aura peut-être bientôt, en copropriétés, des assemblées générales moins désertées (cfr l’illustration de ce billet)…