Modèle de demande de clarification comptable - avis du commissaire aux comptes/ syndic de la part d’un copropriétaire/occupant - assemblée générale de copropriété

Modèle de demande de clarification comptable au commissaire aux comptes/ syndic de la part d’un copropriétaires/occupant au sein d'une copropriété

Voici un exemple demande pour une toute petit copropriete: 

Rue de Genval 11

Objet; demande de clarifications comptables au syndic et au commissaire aux comptes sur les exercices financiers 2020 a 2023, comptes et décomptes non approuvés et sans présentation des pièces justificatives des opérations comptables

Monsieur le Commissaire aux comptes, Monsieur le Syndic,

Pour la prochaine assemble générale, pourrions-nous avoir votre avis complet circonstancie afin de délibérer rapidement et valablement en conformité du code civil et l’acte de base de la copropriete ?

Un peu de doctrine sur la responsabilite juridique du commissaire aux comptes ‘ La principale fonction du commissaire aux comptes consiste à vérifier les comptes de la copropriété et à en faire le rapport lors de l’assemblée générale annuelle. Il s’intéresse par exemple :

·       À la réalisation des différents paiements qui incombe à la copropriété dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation

·       À la conformité des devis signés avec les factures reçues et des paiements avec les factures

·       Au report de ces mêmes paiements dans les comptes annuels globaux

Le commissaire aux comptes valide ainsi le travail de gestion financière du syndic, à la manière d’un contre-pouvoir, et surtout il le décharge de toute responsabilité en cas de faute, sauf s’il s’agit d’une action frauduleuse avérée.’

Pourriez-vous donner les éléments suivants relatifs à votre vérification de la régularité et la légalité des comptes de la copropriete

1.    Sur les comptes 2020 non approuves par AG en date du 5 octobre 2023

o    Fonds de roulement au 1er janvier 2020 ;

o    Fonds de roulement au 31 décembre 2020 ;

o    Fonds de réserve au 1er janvier 2020;

o    Fonds de réserve au 31 décembre 2020 ;

o    Le bilan présente au 31/12/2020 avec votre signature

-          Sur les comptes 2021 non approuves par AG en date du 5 octobre 2023

o    Fonds de roulement au 1er janvier 2021 ;

o    Fonds de roulement au 31 décembre 2021 ;

o    Fonds de réserve au 1er janvier 2021;

o    Fonds de réserve au 31 décembre 2021 ;

o    Le bilan présente au 31/12/2021 avec votre signature

-          Sur les comptes 2022 non approuves par AG en date du 5 octobre 2023

o    Fonds de roulement au 1er janvier 2022 ;

o    Fonds de roulement au 31 décembre 2022 ;

o    Fonds de réserve au 1er janvier 2022;

o    Fonds de réserve au 31 décembre 2022 ;

o    Le bilan présente au 31/12/2022 avec votre signature

2. Quels sont les postes de l'exercice ayant depasse le budget previsionnel du syndic du fonds de roulement, de réserve et quelles sont les raisons de tels depassements?

2. Quelles sont les dépenses et recettes a optimaliser?

2. Pourriez-vous donner les montants des décomptes individuels des copropriétaires entrants et sortants pour chaque exercice en 2020, 2021, 2022 ? Le syndic a t il réalisé les recouvrements de charges copropriété de en bonne et due forme?

3. Quelle est la liste des dépenses n’ayant pas fait l’objet d’une décision générale expresse fixant les conditions financières du marché au préalable comme sollicite par la juge de paix dans son jugement du 15 mars 2023 désignant un syndic provisoire judiciaire pour la copropriete ?

4. Pourriez-vous confirmer que la société Coet A a prélevé sur le compte jusqu’au 1er avril 2021 les montants fixes par résolution d’assemblée générale et du contrat du 22 juillet 2020 – les montants ne semblent pas correspondre ?

5. Quels sont les frais de retard des factures de factures? Est-ce que tous les paiements incombant a la copropriete dans les délais impartis conformément aux conditions de facturation, et quel est le montant total des retards de paiement a des fournisseurs? Qui a pris en charge les frais de retard de fournisseurs et pour quels montants et quelles en sont les raisons ?

6.    Quels sont les montants exacts et totaux prélevés de l’ancien syndic, ayant démissionné après du 1er avril 2021 qui a été confirmé par la Juge de paix le 15 mars 2023 ?

7.    Quels sont les montants prélevés par Me Peryn dans le cadre du jugement du 14 octobre 2021 RG 20A537 (défaut de désignation régulière d’avocat par AG) et votre avis sur la répercussion des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Persyn de les représenter?

8.    Quels sont les montants prélevés par Me Peryn dans le cadre du jugement du 21 janvier 2021 RG 19a247 (défaut de désignation régulière d’avocat par AG) et votre avis sur la répercussion des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Persyn de les représenter car irrégulière? Quelles sont les conditions contractuelles, financières et avec quelle signature et délibération expresses?

9.    Quels sont les montants prélevés par Me Peryn dans le cadre du jugement du 25 novembre 2020 20a270R (défaut de désignation régulière d’avocat par AG avec mise en concurrence) et votre avis sur la répercussion des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Peryn de les représenter ou de réclamer la somme car irrégulière? Quelles sont les conditions contractuelles, financières et avec quelle signature et délibérations expresses?

10.  Quels sont les montants prélevés par Me Peryn dans le cadre du jugement du 5 novembre 2022 21/739/a (défaut de désignation régulière d’avocat par AG avec mise en concurrence et l’acp n’était plus représentée juridiquement confirme par jugement du 14/3/2024) et votre avis sur la répercussion des factures aux copropriétaires ayant mandate Me Peryn de les représenter ou de réclamer la somme car irrégulière? Quelles sont les conditions contractuelles, financières et avec quelle signature et délibération expresses?

11.  A défaut d’avoir eu aucun justificatif dans les dossiers aux greffes et par l’ACP, quelles sont les raisons de 2 provisions différentes en 1019 avec des numéros de dossiers différents de Me Ethique de l’avocat d’un syndic judiciaire du 1er septembre 2018 au 31 aout 2019, ayant qualité en plus de syndic judiciaire géomètre expert qui aurait pu prévenir les degats des eaux subis et prévenir dans son rapport la non mise aux normes incendies et de sécurité technique de base produit au juge de paix ?

12.  Quel est votre avis sur le paiement de l’assurance incendie alors qu’elle n’a aucun objet (confirme par la société elle-même) si la copropriete n’est pas aux normes techniques et incendies , en plus du mauvais entretien constate par l’assurance en janvier 2017, l’ACP et Me Peryn le savent pertinemment depuis 2017 ? Depuis quand la police n’a pas été réévaluée et est-elle encore valable eu egard du rapport incendie qui constate le manque d’entretien et de non mise en conformité, déjà rapporte par l’assurance depuis 2016 aux divers degats des eaux

13.  Les dépenses des comptes ont-ils fait l’objet d’une mise en concurrence et d’une décision expresse d’assemblée générale fixant les conditions financières et administratives ?

Je vous remercie pour votre travail.

En application de l’article qui permet a tout copropriétaire d’avoir accès aux factures, comptes, extraits de compte et tout document de la copropriete, nous souhaiterions convenir d’un rendez-vous avec le syndic afin de consulter les documents suivants ;

Conformément a l’article 3.89 par 5 9’ du code civil, de l’acte de base, et de tout droit accorde au consommateur, nous souhaiterions consulter les documents suivants ;

—       les factures d’entretien ordinaire et extraordinaire du bâtiment ;

—       tout les factures de l’exercices 2022 avec leurs pièces justificatives ;

—       les livres comptables

—       Les extraits de compte de l’exercice 2019 a 2022

—       Les dossiers sinistres de l’année 2017 2020

—       Les factures du syndic sortant

—       Les factures du syndic actuel

—       Les factures de l’avocat de l’ancien syndic judiciaire imputées a la copropriete sans décision préalable, avec mise en concurrence en +, et sans fixation des conditions financières et administratives dans la moindre convocation et assemblée générale maintenant depuis décembre 2018.

Nous souhaiterions avoir consultation des justificatifs aussi pour justifier les dépenses de la copropriete par le syndic a mes locataires pour enfin établir un décompte en bonne et due forme, régulière et sans abus ?

En vous remerciant de faire parvenir votre rapport de commissaire aux comptes et syndics complets dans les délais légaux civils et l’acte de base, je vous prie d’agréer, Monsieur , Monsieur s, l’expression de ma considération distinguée.