Rapport de gestion du syndic : document obligatoire pour la décharge lors de l’assemblée générale de copropriété en Belgique

Le rapport de gestion du syndic de copropriété est un document juridique obligatoire qui constitue l’un des piliers fondamentaux du fonctionnement démocratique et transparent de la copropriété en droit belge. En effet, la loi impose au syndic, organe exécutif de l’association des copropriétaires, de rendre compte de sa gestion annuelle lors de chaque assemblée générale. Ce rapport n’est pas une simple formalité administrative : il est la base indispensable sur laquelle les copropriétaires peuvent exercer leur droit de contrôle, évaluer la qualité de la gestion, et décider en toute connaissance de cause d’accorder ou non la décharge au syndic.

Cette obligation découle directement des principes du droit des mandats et de la responsabilité civile et pénale qui pèsent sur le syndic. En sa qualité d’organe de l’association, le syndic agit au nom de la copropriété dans ses relations externes, sans nécessiter de mandat express, mais il demeure tenu de rendre des comptes à l’association, qui l’a mandaté pour gérer les parties communes et exécuter les décisions de l’assemblée générale.

Sur un plan scientifique et pratique, le rapport de gestion doit refléter une analyse complète et rigoureuse des actions menées, des résultats obtenus et des perspectives futures, tant sur les plans technique, comptable, juridique que financier. Il s’agit d’un outil de gouvernance essentiel qui permet d’assurer la transparence, la bonne administration des biens communs, et la prévention des conflits.

Ainsi, à chaque assemblée générale, le syndic doit présenter un rapport écrit détaillant les actes et obligations exécutés dans le cadre de son mandat, conformément aux prescriptions légales (notamment l’article 3.74 du Code civil belge). Ce rapport, de préférence annexé à la convocation, doit permettre aux copropriétaires de voter la décharge en pleine connaissance de cause, en disposant de toutes les informations nécessaires pour apprécier la gestion passée et anticiper les enjeux à venir.

1. Le syndic : organe, mandataire, garant de la copropriété

Le syndic n’est pas un simple exécutant. Il est à la fois organe de l’association des copropriétaires et mandataire de ces derniers. Cette double casquette lui confère une responsabilité lourde et des pouvoirs étendus.

a) Le syndic, organe de l’association

En tant qu’organe, le syndic incarne la copropriété dans tous ses rapports avec l’extérieur. Il agit au nom de l’association, signe les contrats, engage des dépenses, représente la copropriété en justice. Il n’a pas besoin d’un mandat exprès pour chaque acte : sa nomination par l’assemblée générale lui confère cette capacité. Selon la doctrine :

« En sa qualité d'organe de l'association, le syndic n'est pas qu'un simple mandataire, il s'identifie complètement à l'association dans tous ses rapports externes. Il ne doit donc présenter aucun mandat express. Cela a pour conséquence, que la faute de l'organe entraîne la faute de l'association. Le syndic représente donc valablement l'association, mais doit toutefois indiquer dans les actes qu'il signe, qu'il intervient pour le compte de l'association et cela en vertu de la décision de nomination de l'assemblée générale. À défaut, il court le risque de rester personnellement tenu en son nom personnel des dispositions qu'il a prises. »

b) Le syndic, mandataire des copropriétaires

À l’intérieur de la copropriété, le syndic est mandataire : il doit rendre compte de sa gestion à ceux qui l’ont mandaté, c’est-à-dire les copropriétaires. Il doit obtenir la « décharge », aussi appelée quitus, lors de l’assemblée générale. Sans cette décharge, sa responsabilité peut être engagée pour les actes accomplis durant son mandat.

Comme l’expliquent les auteurs :

« La convention de mandat est un contrat par lequel le mandant donne au mandataire la charge et le pouvoir de le représenter pour l’accomplissement d’un ou de plusieurs actes juridiques, le mandataire s’obligeant à remplir la mission qui lui est confiée et à rendre compte de sa gestion. Ne peut donc être qualifiée de convention de mandat qu’une relation contractuelle impliquant l’accomplissement d’un acte juridique et non d’un simple acte matériel. »Benoît KOHL, Marie LANSMANS, François ONCLIN, Le mandat, Kluwer, p. 19

2. Le rapport de gestion : une obligation légale, un outil de transparence

Le rapport de gestion n’est pas une faveur du syndic, mais une obligation légale. L’article 3.74 du Code civil impose au syndic de présenter, avant chaque assemblée générale, un rapport écrit, détaillé, sincère et complet.

a) Pourquoi ce rapport est-il si important ?

Ce rapport est le seul moyen pour les copropriétaires de contrôler la gestion du syndic. Il permet d’examiner en détail les actes accomplis, les dépenses engagées, les travaux réalisés ou à venir, les éventuels litiges, et de vérifier si le syndic a agi dans l’intérêt de la copropriété.

Ce rapport est aussi la condition de validité du vote de décharge. Sans rapport, ou avec un rapport incomplet, la décharge votée en assemblée générale est nulle. Cela protège les copropriétaires contre une gestion opaque ou défaillante.

Comme le rappelle la doctrine :

« Conformément aux règles de droit commun du mandat, le syndic doit, aux termes de son mandat, rendre compte de sa gestion afin que les copropriétaires puissent lui donner décharge, décision pour l’assemblée approuve la gestion passée et libère le syndic de toute responsabilité. »Corinne MOSTIN, Le Syndic de copropriété, Wolters Kluwer, 2020, p. 61

b) Que risque le syndic en cas de manquement ?

L’absence ou l’insuffisance du rapport expose le syndic à :

• La nullité du vote de décharge

• Une action en responsabilité civile, voire pénale (en cas de faute grave, de mise en danger, ou de détournement)

• Des sanctions disciplinaires, notamment s’il est professionnel (radiation de l’IPI, l’Institut professionnel des agents immobiliers)

3. Le contenu du rapport de gestion : plus qu’un simple bilan

Le rapport de gestion ne doit pas se limiter à un relevé de chiffres ou à une liste d’opérations. Il doit offrir une vue d’ensemble de la gestion passée et à venir.

« Le contenu ne doit pas se résumer au strict minimum avec juste les opérations de l'année, cela doit recouvrir certes la gestion menée mais aussi cela qui sera menée à l'avenir tant au niveau technique (entretien, planning, ...), comptable (optimalisation des dépenses, budget prévisionnel), juridique et globale... Le syndic doit prouver sa bonne gestion dans le cadre et les missions qui lui sont déléguées expressément par la loi et par décision d'assemblée générale. Sur certaines matières, il a un droit d'initiative qui lui appartient seul. »

a) Les grandes rubriques du rapport

• Technique : état des lieux des parties communes, travaux réalisés ou à prévoir, sécurité (incendie, ascenseurs, etc.), entretien courant, suivi des sinistres.

• Comptable : bilan des dépenses et recettes, état des comptes, recouvrement des charges, budget prévisionnel, optimisation des coûts.

• Juridique : contentieux en cours, contrats (assurance, fournisseurs), conformité réglementaire, modifications du règlement de copropriété.

• Administratif : gestion des assemblées générales, communication avec les copropriétaires, archivage des documents.

• Projets futurs : plan pluriannuel de travaux, adaptations législatives à prévoir, recommandations pour la gestion à venir.

b) La forme et la transmission

Le rapport doit être écrit, clair, argumenté, et transmis au moins 15 jours avant l’assemblée générale, en annexe à la convocation. Il doit permettre à chaque copropriétaire, même novice, de comprendre les enjeux et de se forger un avis éclairé.

4. La procédure de décharge : un vote, mais pas à l’aveugle

a) La décharge, qu’est-ce que c’est ?

La « décharge » est le vote par lequel l’assemblée générale approuve la gestion du syndic pour l’année écoulée et le libère de sa responsabilité pour les actes couverts par le rapport. Mais attention : la décharge n’est valable que si elle est donnée en connaissance de cause, c’est-à-dire sur la base d’un rapport complet et sincère.

b) Les étapes du processus

1. Remise du rapport : le syndic transmet le rapport avec la convocation à l’assemblée.

2. Examen en assemblée : les copropriétaires peuvent poser toutes les questions qu’ils souhaitent, demander des explications ou des pièces justificatives.

3. Vote : la décharge est votée à la majorité simple des copropriétaires présents ou représentés.

4. Effets : le syndic est libéré de sa responsabilité pour les actes couverts, mais reste responsable pour les fautes graves, les omissions ou les actes non mentionnés dans le rapport.

c) Que faire en cas de doute ou de désaccord ?

Si le rapport est incomplet, obscur, ou si des dépenses semblent injustifiées, il est conseillé :

• De refuser la décharge lors du vote

• De consigner son opposition dans le procès-verbal

• De saisir le juge de paix pour obtenir un rapport complémentaire ou faire annuler la décharge

5. Les responsabilités du syndic : civile, pénale, contractuelle

Le syndic doit répondre de ses actes sur plusieurs plans :

• Responsabilité civile : il doit réparer tout préjudice causé par une faute de gestion (ex : oubli de travaux urgents, mauvaise tenue de la comptabilité).

• Responsabilité pénale : il peut être poursuivi en cas de mise en danger d’autrui (ex : défaut de sécurité incendie), de détournement de fonds ou de fraude.

• Responsabilité contractuelle : il doit respecter les termes de son mandat et les décisions de l’assemblée générale.

« Les nouvelles dispositions confirment l’obligation de tous les syndics d’assurer leur responsabilité civile professionnelle (art.577-8, §4, 10°), concernant les bénévoles l’assurance souscrite sera à charge des copropriétaires. On appelle "les bénévoles", les personnes qui assument certaines charges au sein de l’association des copropriétaires, comme syndic ou membre du conseil de copropriété. »www.copropriete-ejuris.be

6. Conseils pratiques pour copropriétaires

• Lisez attentivement le rapport : ne vous contentez pas d’un résumé, demandez des explications en cas de doute.

• Vérifiez les justificatifs : factures, contrats, procès-verbaux doivent être accessibles sur demande.

• N’hésitez pas à poser des questions : le syndic a l’obligation de répondre.

• Refusez la décharge en cas de doute : mieux vaut différer le vote que de donner une confiance aveugle.

• Consultez un professionnel : avocat spécialisé, expert-comptable, en cas de gestion litigieuse.

7. Citations et références intégrales

« La convention de mandat est un contrat par lequel le mandant donne au mandataire la charge et le pouvoir de le représenter pour l’accomplissement d’un ou de plusieurs actes juridiques, le mandataire s’obligeant à remplir la mission qui lui est confiée et à rendre compte de sa gestion. Ne peut donc être qualifiée de convention de mandat qu’une relation contractuelle impliquant l’accomplissement d’un acte juridique et non d’un simple acte matériel. »Benoît KOHL, Marie LANSMANS, François ONCLIN, Le mandat, Kluwer, p. 19

« En sa qualité d'organe de l'association, le syndic n'est pas qu'un simple mandataire, il s'identifie complètement à l'association dans tous ses rapports externes. Il ne doit donc présenter aucun mandat express. Cela a pour conséquence, que la faute de l'organe entraîne la faute de l'association. Le syndic représente donc valablement l'association, mais doit toutefois indiquer dans les actes qu'il signe, qu'il intervient pour le compte de l'association et cela en vertu de la décision de nomination de l'assemblée générale. À défaut, il court le risque de rester personnellement tenu en son nom personnel des dispositions qu'il a prises. Par contre au sein de l'association, le syndic est un mandataire, il devra comme tout mandataire, obtenir sa décharge (le quitus) auprès de l'assemblée générale, quant à l'exécution de sa mission. »

« Conformément aux règles de droit commun du mandat, le syndic doit, aux termes de son mandat, rendre compte de sa gestion afin que les copropriétaires puissent lui donner décharge, décision pour l’assemblée approuve la gestion passée et libère le syndic de toute responsabilité » (Corinne MOSTIN, Le Syndic de copropriété, Wolters Kluwer, 2020, p.61 ; J.P. Ostende, 9 mars 2000, T. App. 2002/3, p.25 ; Civ. Bruxelles, 21 février 2011, RCDI, 2012/1.870).

« Rappelons que le syndic est tantôt qualifié d'organe de l’association des copropriétaires et tantôt de mandataire, notamment dans ses rapports internes avec la copropriété (décharge), qu’il peut être professionnel ou bénévole. Toutefois, s’il exerce son activité à titre professionnel, il sera soumis à l’arrêté royal du 6 septembre 1993 protégeant le titre professionnel et l’exercice de la profession d’agent immobilier. Il devra également être soumis à la déontologie des agents immobiliers. Rappelons que les avocats, les architectes peuvent être syndic professionnel, et seront redevables devant leur ordre respectif. Les nouvelles dispositions confirment l’obligation de tous les syndics d’assurer leur responsabilité civile professionnelle (art.577-8, §4, 10°), concernant les bénévoles l’assurance souscrite sera à charge des copropriétaires. On appelle "les bénévoles", les personnes qui assument certaines charges au sein de l’association des copropriétaires, comme syndic ou membre du conseil de copropriété. »www.copropriete-ejuris.be

« Il faut également rappeler qu’à la fin de son mandat, le syndic n’est pas pour autant libéré de certaines de ses obligations vis-à-vis de l’association qui l’a mandaté, même s'il a obtenu une décharge. »www.copropriete-ejuris.be

Conclusion

Le rapport de gestion est bien plus qu’une obligation administrative : c’est le pilier de la transparence, de la confiance et de la bonne gestion en copropriété. Il permet à chaque copropriétaire, quel que soit son niveau de connaissance, de contrôler l’action du syndic, de protéger ses droits et de participer activement à la vie de l’immeuble. En cas de doute, n’hésitez jamais à demander conseil à un professionnel du droit immobilier.