Syndic de copropriété : rapport de gestion écrit obligatoire avant toute décharge lors de l’assemblée générale en Belgique

Rapport écrit de gestion du syndic, document obligatoire de convocation d'assemblée générale de copropriété. Cet article sera complété ultérieurement mais la matière est assez complexe, le syndic a un mission dont des missions sont dévolues exclusivement par la loi, dont il ne peut déléguer, et il est aussi la personne qui exécute les décisions de l'assemblée générale de la copropriété. Il est aussi organe de l'association de copropriétaires et il a un devoir d'initiative, d'obligation et de résultat dans l'exercice de ses missions. Il a une double responsabilité civile, pénale et contractuelle.

"La convention de mandat est un contrat par lequel le mandant donne au mandataire la charge et le pouvoir de le représenter pour l’accomplissement d’un ou de plusieurs actes juridiques, le mandataire s’obligeant à remplir la mission qui lui est confiée et à rendre compte de sa gestion. Ne peut donc être qualifiée de convention de mandat qu’une relation contractuelle impliquant l’accomplissement d’un acte juridique et non d’un simple acte matériel." Benoît KOHL Marie LANSMANS François ONCLIN1, le mandat, Kluwer, page 19

"En sa qualité d'organe de l'association, le syndic n'est pas qu'un simple mandataire, il s'identifie complètement à l'association dans tous ses rapports externes. Il ne doit donc présenter aucun mandat express. Cela a pour conséquence, que la faute de l'organe entraîne la faute de l'association. Le syndic représente donc valablement l'association, mais doit toutefois indiquer dans les actes qu'il signe, qu'il intervient pour le compte de l'association et cela en vertu de la décision de nomination de l'assemblée générale. A défaut, il court le risque de rester personnellement tenu en son nom personnel des dispositions qu'il a prises.

Par contre au sein de l'association, le syndic est un mandataire, il devra comme tout mandataire, obtenir sa décharge (le quitus) auprès de l'assemblée générale, quant à l'exécution de sa mission.

« Conformément aux règles de droit commun du mandat, le syndic doit, aux termes de son mandat, rendre compte de sa gestion afin que les copropriétaires puissent lui donner décharge, décision pour l’assemblée approuve la gestion passée et libère le syndic de toute responsabilité » (Corinne MOSTIN, le Syndic de copropriété, Wolters Kluwer, 2020, p.61 ; J.P. Ostende, 9 mars 2000, T. App. 2002/3, p.25 ; Civ. Bruxelles, 21 février 2011, RCDI, 2012/1.870)."

"Rappelons que le syndic est tantôt qualifié d'organe de l’association des copropriétaires et tantôt de mandataire, notamment dans ses rapports internes avec la copropriété (décharge), qu’il peut être professionnel ou bénévole. Toutefois, s’il exerce son activité à titre professionnel, il sera soumis à l’arrêté royal du 6 septembre 1993 protégeant le titre professionnel et l’exercice de la profession d’agent immobilier. Il devra également être soumis à la déontologie des agents immobiliers. Rappelons que les avocats, les architectes peuvent être syndic professionnel, et seront redevables devant leur ordre respectif.

Les nouvelles dispositions confirment l’obligation de tous les syndics d’assurer leur responsabilité civile professionnelle (art.577-8, §4, 10°), concernant les bénévoles l’assurance souscrite sera à charge des copropriétaires. On appelle "les bénévoles", les personnes qui assument certaines charges au sein de l’association des copropriétaires, comme syndic ou membre du conseil de copropriété. " http://www.copropriete-ejuris.be/syndic-de-copropriete.shtml

"Il faut également rappeler qu’à la fin de son mandat, le syndic n’est pas pour autant libéré de certaines de ses obligations vis-à-vis de l’association qui l’a mandaté, même s'il a obtenu une décharge." http://www.copropriete-ejuris.be/syndic-de-copropriete.shtml

Le contenu ne doit pas se résumer au strict minimum avec juste les opérations de l'année, cela doit recouvrir certes la gestion menée mais aussi cela qui sera menée à l'avenir tant au niveau technique (entretien, planning, ...), comptable ( optimalisation des dépenses, budget prévisionnel), juridique et globale... Le syndic doit prouver sa bonne gestion dans le cadre et les missions qui lui sont déléguées expressément par la loi et par décision d'assemblée générale. Sur certaines matières, il a un droit d'initiative qui lui appartient seul.

En conséquence, à chaque assemblée générale, le syndic doit préparer un rapport de gestion sur les actes et les obligations qu'il a exécutés au cours de son mandat, tant au niveau technique, comptable, juridique, financier,.... Le syndic doit préparer donc les éléments pour prouver le bon exercice de son métier, et du mandat confié par les copropriétaires,.... Ce document complet doit être de préférence annexé à la convocation ou à la consultation des copropriétaires, et à lui-seul, doit permettre aux copropriétaires de pouvoir voter en pleine connaissance de cause et conscience la décharge du syndic ou non.