Économies et gestion du budget en copropriété : rôle du syndic, obligations et conseils pratiques

Le rôle du syndic dans la gestion financière de la copropriété

Le syndic est le gestionnaire central de la copropriété, responsable de la bonne tenue des finances et de la transparence des comptes. Ses missions principales incluent :

• Établir un budget prévisionnel détaillé Le syndic prépare chaque année un budget qui anticipe toutes les dépenses : entretien courant, travaux à venir, assurances, énergie, etc. Par exemple, il doit prévoir le remplacement de la chaudière ou la réfection de la toiture à moyen terme et répartir ces coûts sur plusieurs exercices pour éviter des appels de fonds soudains.

• Tenir une comptabilité claire et précise Toutes les recettes et dépenses doivent être enregistrées de manière transparente. Les copropriétaires peuvent ainsi consulter les relevés de compte, les factures et les soldes du fonds de réserve.

• Gérer les fonds de l’association des copropriétaires Cela inclut la collecte des charges, le paiement des fournisseurs, la gestion des provisions et du fonds de réserve.

• Optimiser les dépenses Le syndic doit rechercher des économies, par exemple en renégociant les contrats de nettoyage, en lançant des appels d’offres pour les travaux ou en groupant les achats d’énergie.

• Gérer le rapport annuel d'évaluation des contrats de fourniture régulière.

  Chaque année, le syndic est tenu de soumettre à l’assemblée générale ordinaire un rapport d’évaluation des contrats de fournitures régulières (énergie, nettoyage, entretien des ascenseurs, assurances, etc.).Ce rapport a pour objectif :

  • D’informer les copropriétaires sur la qualité, le coût, la durée, les modalités de résiliation et les échéances des contrats en cours.

  • De permettre une remise en question régulière de ces contrats et, si nécessaire, d’envisager une mise en concurrence ou un changement de fournisseur.

  • D’assurer la transparence et la bonne gestion financière de la copropriété, en évitant les renouvellements automatiques ou les contrats désavantageux.

Exemple pratique :Dans une copropriété de 5 lots, le syndic a mis en concurrence plusieurs entreprises pour le contrat d’entretien de l’ascenseur. Résultat : une économie de 20 % sur le contrat annuel, soit plus de 700 € économisés pour la copropriété.

2. Obligations légales du syndic (Code civil belge)

Le Code civil belge encadre strictement la gestion du syndic :

• Préparer chaque année un budget prévisionnel pour les dépenses courantes et extraordinaires.

• Présenter plusieurs devis pour tout gros travaux ou contrat important (ex : ravalement de façade, rénovation des communs).

• Évaluer régulièrement les contrats de fournitures (nettoyage, chauffage, assurances…).

• Tenir une comptabilité claire, précise et détaillée, accessible à tous les copropriétaires.

• Informer et consulter l’assemblée générale pour toute décision financière majeure.

3. Le rôle du commissaire aux comptes

Le commissaire aux comptes (souvent un copropriétaire élu lors de l’assemblée générale) joue un rôle clé dans le contrôle de la gestion financière du syndic :

• Vérification des comptes : Il contrôle la régularité et la sincérité des comptes présentés par le syndic, vérifie les factures, les relevés bancaires et s’assure que les dépenses correspondent aux décisions de l’assemblée générale.

• Rapport annuel : Il présente un rapport à l’assemblée générale, signalant toute anomalie ou point d’attention.

• Rôle de vigilance : Il sert de relais entre les copropriétaires et le syndic pour garantir la transparence et limiter les risques d’erreurs ou d’abus.

Exemple concret :Le commissaire aux comptes a détecté une double facturation pour un contrat de nettoyage. Grâce à son intervention, la copropriété a pu obtenir un remboursement immédiat.

4. Le conseil de copropriété : un organe de suivi et de conseil

Le conseil de copropriété (ou conseil syndical) est composé de copropriétaires élus, qui assistent et contrôlent le syndic dans sa gestion :

• Suivi régulier : Il rencontre le syndic pour faire le point sur les finances, les contrats et les travaux en cours.

• Consultation sur les choix importants : Il donne son avis sur la sélection des prestataires, la renégociation des contrats ou la planification des travaux.

• Lien entre copropriétaires et syndic : Il relaie les questions, inquiétudes ou suggestions des copropriétaires auprès du syndic.

Exemple pratique :Le conseil de copropriété a initié un audit énergétique, permettant d’identifier des pistes d’économies sur le chauffage collectif et de négocier un nouveau contrat de fourniture plus avantageux.

5. Recommandations pratiques pour les copropriétaires

Pour garantir une gestion financière saine, les copropriétaires doivent être proactifs :

• Demandez au syndic un budget détaillé chaque année et exigez des explications claires sur chaque poste de dépense.

• Pour chaque dépense importante :

  • Validez un cahier des charges précis en assemblée générale.

  • Demandez au moins trois devis et un tableau comparatif des offres.

• Vérifiez les factures, décomptes et dates de paiement : comparez les montants facturés avec les consommations réelles.

• Examinez les contrats du syndic et des fournisseurs : posez des questions sur les tarifs, les clauses et la durée des engagements.

• Participez à la vie de la copropriété : proposez votre candidature comme commissaire aux comptes ou membre du conseil de copropriété pour renforcer le contrôle.

6. Exemple d’économie réalisable

Cas pratique :Un copropriétaire, membre du conseil, a sollicité plusieurs courtiers pour l’assurance incendie : la mise en concurrence a permis de réduire la prime annuelle de 30 %, soit plus de 2 000 € d’économies pour l’immeuble de 5 appartement. Cette démarche, validée par le commissaire aux comptes, a été présentée en assemblée générale et adoptée à l’unanimité.

7. Le syndic coopératif : une alternative économique

Le syndic coopératif, géré par les copropriétaires eux-mêmes, présente plusieurs avantages :

• Réduction des charges de gestion (jusqu’à 30 %)

• Meilleure maîtrise du budget : chaque dépense est décidée collectivement.

• Contrôle direct sur les prestataires

• Transparence accrue : tous les copropriétaires ont accès aux comptes et aux documents.

• Personnalisation des services selon les besoins réels de la copropriété.

Exemple :Dans une petite copropriété, le passage au syndic coopératif a permis de diviser par deux les honoraires de gestion et d’investir les économies dans des travaux d’amélioration.

Le syndic et l’ACP : gestionnaires et investisseurs pour la valorisation du patrimoine

Au-delà de la gestion quotidienne des dépenses et de la comptabilité, il est essentiel de rappeler que le rôle du syndic et de l’association des copropriétaires (ACP) ne se limite pas à l’administration courante : ils sont également responsables de la valorisation du bien immobilier collectif.

Une copropriété bien gérée n’est pas seulement une copropriété où l’on fait des économies : c’est aussi un investissement collectif dont la valeur doit être préservée et, si possible, augmentée. Cela implique :

• D’anticiper les travaux d’entretien et de rénovation pour éviter la dégradation du bâtiment et la perte de valeur.

• D’investir dans des améliorations (isolation, économie d’énergie, sécurité, modernisation des équipements, embellissement des parties communes, etc.) qui rendent la copropriété plus attractive sur le marché immobilier et permettent de réduire durablement les charges.

• D’adopter une vision à long terme, en planifiant les investissements nécessaires sur plusieurs années, sur la base d’audits techniques et financiers sérieux.

• De rechercher la meilleure valorisation du patrimoine pour tous les copropriétaires, en tenant compte à la fois des économies à court terme et de la plus-value potentielle à long terme.

Le syndic et l’ACP doivent donc agir en véritables gestionnaires : optimiser les charges, mais aussi investir intelligemment pour assurer la pérennité et la valorisation de l’immeuble. Cette approche proactive et professionnelle, intégrant la performance énergétique et la modernisation, est la clé d’une copropriété saine, attractive et durable.

Conclusion

Une gestion financière efficace de la copropriété repose sur une collaboration active entre le syndic, le conseil de copropriété, le commissaire aux comptes et l’ensemble des copropriétaires.

Le syndic doit remplir pleinement ses obligations légales et rechercher des économies pour la copropriété .Le conseil de copropriété et le commissaire aux comptes jouent un rôle de contrôle et de conseil essentiels pour garantir la transparence et la bonne utilisation des fonds. Les copropriétaires doivent rester vigilants, s’impliquer dans la vie de l’immeuble et ne pas hésiter à demander des comptes ou à proposer des améliorations.

Un bon syndic ne se contente pas de gérer les dépenses : il sait aussi investir intelligemment pour valoriser la copropriété, planifier les travaux nécessaires, anticiper les besoins futurs et adopter une gestion financière proactive et professionnelle. Grâce à cette approche, il contribue à la pérennité du patrimoine, à la maîtrise des charges et à la sérénité de tous les copropriétaires.

C’est cette vigilance collective et cette gestion experte qui permettent d’optimiser les dépenses, de valoriser le patrimoine et d’assurer la sérénité de tous.

Base légale et obligations du syndic au niveau de la comptabilité et des économies:

§ 4. Quels que soient les pouvoirs qui lui sont conférés par le règlement de copropriété, le syndic est chargé :

-    18° de préparer le budget prévisionnel pour faire face aux dépenses courantes de maintenance, de fonctionnement et d'administration des parties communes et équipements communs de l'immeuble, ainsi qu'un budget prévisionnel pour les frais extraordinaires prévisibles; ces budgets prévisionnels sont soumis, chaque année, au vote de l'association des copropriétaires; ils sont joints à l'ordre du jour de l'assemblée générale appelée à voter sur ces budgets. [5 Le cas échéant, le syndic inscrit à l'ordre du jour de l'assemblée générale la question des travaux extraordinaires à prévoir pour les années à venir.]5]1

==> il indique bien que le syndic doit prévoir toutes les dépenses courantes de maintenance pour fonds de roulement mais aussi celui du fonds de réserve pour les grands travaux à prévoir sur plusieurs années.

==> une vision de gestion est demandée donc sur plusieurs années avec une démarche scientifique

==> pour un fonds de réserve, il est impératif d'avoir un audit technique par une personne compétente, prévoyant les travaux d'entretien ou d'investissement nécessaires sur plusieurs années.

- 13° de présenter, pour la mise en concurrence visée à l'article 577-7, § 1er, 1°, d) une pluralité de devis établis sur la base d'un cahier des charges préalablement élaboré;

==> toute dépense doit être prévue budgétairement ==> une pluralité de devis doit être effectuée (le jurisprudence établit 3 consultations minimum) - devis sont des offres

=> un cahier des charges est prévu préalablement adopté par l'assemblée générale fixant les critères et les conditions du marché

-   14° de soumettre à l'assemblée générale ordinaire un rapport d'évaluation des contrats de fournitures régulières;

==> pour tout contrat récurrent, un rapport d'évaluation doit être fourni pour chaque contrat

==> le syndic doit évaluer tous les contrats, et remettre à concurrence, tous les contrats de la copropriété annuellement

5° [5 d'administrer les fonds de l'association des copropriétaires conformément à l'article 577-5, § 3;]5

17° de tenir les comptes de l'association des copropriétaires de manière claire, précise et détaillée suivant le plan comptable minimum normalisé à établir par le Roi. Toute copropriété de moins de vingt lots à l'exclusion des caves, des garages et parkings est autorisée à tenir une comptabilité simplifiée reflétant au minimum les recettes et les dépenses, la situation de trésorerie ainsi que les mouvements des disponibilités en espèces et en compte, le montant du fonds de roulement et du fonds de réserve visés à l'article 577-11, § 5, alinéas 2 et 3, les créances et les dettes des copropriétaires;

==> le syndic est clairement responsable de la comptabilité et du respect des règles du droit civil, fiscal et pénal

==> vous avez un devoir de contrôle de sa gestion, de voir toutes les factures, offres et contrats

==> seules les dépenses légales peuvent être imputées donc pourvues d'une base contractuelle décidée par les assemblées générales (sauf urgence pour une dépense qui demande ratification).

Nous vous recommandons de bien vérifier les factures, les décomptes et les dates de paiement des factures de vos syndics, c’est votre droit et de la bonne gestion. Comme le relève l’excellent ouvrage français ‘les abus des syndics en copropriete’ par l’association des responsables de copropriete, ils traitent de l’abus 39 ‘des facturations au temps passe non conforme a la réalité’ avec un extrait ‘ le contrat type définit de manière exhaustive les prestations supplémentaires ou complémentaires tout en laissant aux parties la liberté de définir les modalités de tarification. (…) D’ailleurs, il est intéressant de constater que dans la plupart des contrats de syndic les prestation qui en réalité ne prennent pas beaucoup de temps sont facturées a un cout fixe que celles qui présentent un temps variable, difficilement contrôlable, sont facturées a la vacation.’ Nous vous avons toujours conseillé de vérifier les contrats des syndics, les factures, les comptes et décomptes, vous pourriez trouver des petits trésors a votre détriment.

----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Exemple concret:

Suite a la demande d'un copropriétaire, l'assurance incendie a été revue donc - 30% annuel

Voici sa consultation